Autor: Małgorzata Młynarska

Funkcja OCR umożliwia automatyczne sczytywanie danych z dokumentów zakupu, przesłanych przez dostawcę na adres e-mail klienta lub odczytywanych z zeskanowanych przez recepcję faktur, umieszczonych na jakimś wewnętrznym serwerze typu ftp. Ponadto, OCR dodaje automatycznie scan dokumentu zakupowego do archiwum dokumentów powiązanych z ewidencjonowanym dokumentem zakupu

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Property Management

Funkcjonalność Purchase order (zamówienia), jako dodatkowa funkcjonalność do elektronicznego obiegu i akceptacji dokumentów zakupu, umożliwia użytkownikom m.in. szybką kreację zamówień (Purchase Orders), dodawanie dowolnej ilości i formatu dokumentów do zamówienia, przypisywanie zamówienia do określonej kategorii kosztowej oraz budżetu, automatyczne alerty emailowe do osób, które znajdują się w ścieżce akceptacji zamówień (np. per dział, cost category, limit finansowy), która, na marginesie może być dowolnie sparametryzowana, błyskawiczny podgląd pełnej historii akceptacji każdego zamówienia. Natomiast po akceptacji zamówienia, system sam powiąże zamówienie z fakturą (-ami) zakupu, z automatycznym sprawdzaniem kategorii kosztowej, kwoty (na jaką zostało zaakceptowane zamówienie), wykorzystania budżetu (także z dodaniem ewidencjonowanej faktury do salda) z automatycznym „przekazaniem” do dodatkowej akceptacji w przypadku przekroczeń/niezgodności. Użytkownicy mają także możliwość korzystania z rozbudowanego rejestru zamówień, z możliwością analizowania danych za pomocą wielu filtrów oraz błyskawicznym eksportem zestawień do formatu .xls

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Property Management

Wirtualna recepcja zapewnia, za pomocą ekranu dotykowego, szybką rejestrację w module NOVO PM gości odwiedzających najemców w obiekcie, praktycznie bez udziału pracownika recepcji. Dzięki temu zarządca obiektu w każdej chwili wie, ile osób z zewnątrz znajduje się w obiekcie, może prowadzić statystyki odwiedzalności, a także, dzięki możliwości integracji z kamerą termowizyjną (zdalne mierzenie temperatury), może zapewniać wyższe bezpieczeństwo osób pracujących w obiekcie. Niższe koszty, wyższa efektywność to kluczowe i pozytywny wpływ na wizerunek zarządcy / właściciela obiektu to kluczowe korzyści wynikające z wdrożenia tej funkcjonalności

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Property Management

Użytkownicy modułu NOVO Property CRM mają możliwość tworzenia i pracy na rozbudowanej bazie danych zawierającej kluczowe informacje o wszelkiego rodzaju kontrahentach, z którym współpracuje firma, w tym o potencjalnych najemcach, poszukujących lokali do wynajęcia. Rozbudowana kartoteka każdego kontrahenta (wraz z osobami go reprezentującymi, ze śledzeniem historii zatrudnienia, klasyfikacją kontrahentów), automatyczne uzupełnianie części pól w rejestrze kontrahenta bezpośrednio z bazy danych GUS, „scoring” kontrahentów – najemców, archiwizowanie korespondencji emailowej oraz innych dokumentów, to kluczowe możliwości oferowane przez rejestr kontrahentów w module NOVO Property CRM. Korzyści z jego wdrożenia odniosą przede wszystkim działy zajmujące się windykacją należności, współpracą z dostawcami, i przede wszystkim zespoły komercjalizujące obiekty, które, po kilkuletniej pracy z modułem NOVO PM, posiadają ogromną bazę wiedzy o potencjalnych najemcach na komercjalizowane w przyszłości obiekty

Moduł NOVO Property CRM oferuje użytkownikom dedykowaną dla sektora obiektów komercyjnych funkcjonalność CRM, dzięki której użytkownicy mogą m.in. błyskawicznie notować wykonane kontakty z kontrahentami, planować kontakty na przyszłość (które są widoczne nie tylko na Dashboardzie samego modułu, ale także na zintegrowanym z modułem zewnętrznym kalendarzu użytkownika prowadzonym np. w MS Outlook), ze szczególnym uwzględnieniem opisywania statusu negocjacji z potencjalnymi najemcami, także dla wielu powierzchni równocześnie. Moduł ma wbudowane funkcje wspomagające pracę użytkowników jak np. automatycznie podpowiadanie dat, sprawdzanie czy nie ma już zaplanowanych kontaktów z danym kontrahentem na przyszłość, prowadzenie archiwum korespondencji oraz dokumentów dla każdego kontaktu, podgląd historii wszystkich kontaktów, szybki podgląd na przeterminowane kontakty

Moduł NOVO Property CRM oferuje przekrojowe raportowanie dla osób zarządzających kontaktami z kontrahentami, w tym szefami działów komercjalizacji lub osobami zarządzającymi obszarem windykacji zarówno poprzez raporty dostępne bezpośrednio na dashboardzie managerskim modułu, jak i poprzez dedykowane raporty prezentujące przeterminowane kontakty, pełną historię kontaktów z kontrahentami, potencjał kontrahentów – najemców, a dostępny w module dedykowany raport „Status negocjacji z kontrahentami – najemcami” prezentuje w sposób przekrojowy status negocjacji z poszczególnymi najemcami na poszczególne, komercjalizowane powierzchnie / lokale

Szef działu komercjalizacji, dzięki dostępnym bezpośrednio z dashboardu managerskiego raportom, ma możliwość stałego, bezpośredniego monitoringu efektywności pracy podległych mu osób lub np. zewnętrznych agencji. Raporty takie jak np.: analiza per kontrahent, średnia ilość wykonanych kontaktów dziennie, analiza per wykonane kontakty czy raport prezentujący % podpisanych umów to świetne narzędzia prezentujące dane o pracy zespołu w czasie rzeczywistym