Kategoria: PL_ProduktFunkcje

Funkcjonalność Purchase order (zamówienia), jako dodatkowa funkcjonalność do elektronicznego obiegu i akceptacji dokumentów zakupu, umożliwia użytkownikom m.in. szybką kreację zamówień (Purchase Orders), dodawanie dowolnej ilości i formatu dokumentów do zamówienia, przypisywanie zamówienia do określonej kategorii kosztowej oraz budżetu, automatyczne alerty emailowe do osób, które znajdują się w ścieżce akceptacji zamówień (np. per dział, cost category, limit finansowy), która, na marginesie może być dowolnie sparametryzowana, błyskawiczny podgląd pełnej historii akceptacji każdego zamówienia. Natomiast po akceptacji zamówienia, system sam powiąże zamówienie z fakturą (-ami) zakupu, z automatycznym sprawdzaniem kategorii kosztowej, kwoty (na jaką zostało zaakceptowane zamówienie), wykorzystania budżetu (także z dodaniem ewidencjonowanej faktury do salda) z automatycznym „przekazaniem” do dodatkowej akceptacji w przypadku przekroczeń/niezgodności. Użytkownicy mają także możliwość korzystania z rozbudowanego rejestru zamówień, z możliwością analizowania danych za pomocą wielu filtrów oraz błyskawicznym eksportem zestawień do formatu .xls

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Property Management

Moduł archiwizacji dokumentów pozwala nie tylko na przechowywanie wszystkich typów elektronicznych wersji dokumentacji (skany, PDF-y, zdjęcia itp.) związanej z prowadzoną działalnością, ale także na inteligentne wyszukiwanie kontekstowe, np. poprzez wpisanie słowa „czynsz” system NOVO PM wylistuje wszystkie dokumenty, które zawierają to słowo albo w nazwie dokumentu, albo, korzystając z interface do systemu typu OCR, w jego zawartości.
System umożliwia także bardzo elastyczne parametryzowanie i korzystanie z „drzewka” dokumentów, a także, dzięki inteligentnemu połączeniu pomiędzy różnymi ekranami modułu, umożliwia bardzo efektywne przeglądanie wszystkich dokumentów, które zostały dodane do modułu na różnych ekranach, bezpośrednio na ekranie Archiwum

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Property Management

Najemcy w obiektach, które korzystają z NOVO PM, mają możliwość dostępu do wybranych danych i informacji z systemu poprzez tzw. Portal Najemcy, dostępny całkowicie on-line.
Portal najemcy dla modułu NOVO PM umożliwia najemcom szybki podgląd do swoich rozliczeń z tytułu wystawionych faktur za najem lokali (lub innych jednostek najmu) w obiekcie, możliwość ściągnięcia kopii faktur w formacie PDF oraz dodania do systemu danych o generowanych obrotach (wraz z możliwością ich podglądu, jak zmieniały się w czasie). A sam zarządca ma możliwość błyskawicznej publikacji w Portalu Najemcy ogłoszeń dotyczących działalności obiektu.
A wszystko to w nowoczesnej szacie graficznej, z możliwością wyeksponowania np. logo zarządcy

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Property Management

Wirtualna recepcja zapewnia, za pomocą ekranu dotykowego, szybką rejestrację w module NOVO PM gości odwiedzających najemców w obiekcie, praktycznie bez udziału pracownika recepcji. Dzięki temu zarządca obiektu w każdej chwili wie, ile osób z zewnątrz znajduje się w obiekcie, może prowadzić statystyki odwiedzalności, a także, dzięki możliwości integracji z kamerą termowizyjną (zdalne mierzenie temperatury), może zapewniać wyższe bezpieczeństwo osób pracujących w obiekcie. Niższe koszty, wyższa efektywność to kluczowe i pozytywny wpływ na wizerunek zarządcy / właściciela obiektu to kluczowe korzyści wynikające z wdrożenia tej funkcjonalności

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Property Management

W module NOVO PM jest dostępna funkcjonalność umożliwiająca property i asset managerom zarządzanie portfelem obiektów komercyjnych z perspektywy ESG dzięki możliwości np. opisywania i analizowania obiektów z perspektywy wymaganych i otrzymanych certyfikatów z obszaru ESG (z zaznaczaniem na mapie obiektów o różnych statusach np. zielony, żółty etc.), stosowanych polityk związanych ze zrównoważonym rozwojem, liczby i zakresu udogodnień w obiekcie dla najemców i odwiedzających, jakie znajdują się w obiekcie. Funkcjonalność ESG umożliwia także planowanie aktywności z obszaru zrównoważonego rozwoju organizowanych przez zarządców dla lokalnych społeczności w poszczególnych obiektach. Ponadto, można także monitorować zużycie zasobów – np. wszystkich mediów konsumowanych w obiekcie (np. energia elektryczna, woda itd.), co pozwoli w przyszłości oszacować tendencje zużycia poszczególnych zasobów i wprowadzić chociażby politykę stopniowego ograniczania

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Property Management

W module NOVO PM użytkownik może korzystać z dziesiątek dostępnych, standardowych raportów managerskich, poczynając od klasycznego Rent-rolla, przez rozbudowany raport NOI, raporty prezentujące status wynajęcia poszczególnych jednostek najmu, przekrojowe raporty przychodowe i kosztowe (prezentujące dane z różnych perspektyw), a także raporty związane z zarządzaniem należnościami, zabezpieczeniami umów najmu, budżetowaniem (przychodów i kosztów), oraz efektywnością np. obiektów handlowych. Raporty w NOVO PM oferują rozbudowane możliwości prezentowania danych dzięki rozbudowanym filtrom (w przypadku np. zestawień umów najmu lub dokumentów sprzedaży moduł oferuje zestaw ponad 20 różnych filtrów do analizy danych w poszczególnych zestawieniach). Ponadto, każdy z raportów oraz zestawień można przenieść do arkusza Excel za pomocą jednego kliknięcia, dzięki czemu praca z danymi może być jeszcze bardziej efektywna

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Property Management

Użytkownicy modułu NOVO Property CRM mają możliwość tworzenia i pracy na rozbudowanej bazie danych zawierającej kluczowe informacje o wszelkiego rodzaju kontrahentach, z którym współpracuje firma, w tym o potencjalnych najemcach, poszukujących lokali do wynajęcia. Rozbudowana kartoteka każdego kontrahenta (wraz z osobami go reprezentującymi, ze śledzeniem historii zatrudnienia, klasyfikacją kontrahentów), automatyczne uzupełnianie części pól w rejestrze kontrahenta bezpośrednio z bazy danych GUS, „scoring” kontrahentów – najemców, archiwizowanie korespondencji emailowej oraz innych dokumentów, to kluczowe możliwości oferowane przez rejestr kontrahentów w module NOVO Property CRM. Korzyści z jego wdrożenia odniosą przede wszystkim działy zajmujące się windykacją należności, współpracą z dostawcami, i przede wszystkim zespoły komercjalizujące obiekty, które, po kilkuletniej pracy z modułem NOVO PM, posiadają ogromną bazę wiedzy o potencjalnych najemcach na komercjalizowane w przyszłości obiekty

Moduł NOVO Property CRM oferuje użytkownikom dedykowaną dla sektora obiektów komercyjnych funkcjonalność CRM, dzięki której użytkownicy mogą m.in. błyskawicznie notować wykonane kontakty z kontrahentami, planować kontakty na przyszłość (które są widoczne nie tylko na Dashboardzie samego modułu, ale także na zintegrowanym z modułem zewnętrznym kalendarzu użytkownika prowadzonym np. w MS Outlook), ze szczególnym uwzględnieniem opisywania statusu negocjacji z potencjalnymi najemcami, także dla wielu powierzchni równocześnie. Moduł ma wbudowane funkcje wspomagające pracę użytkowników jak np. automatycznie podpowiadanie dat, sprawdzanie czy nie ma już zaplanowanych kontaktów z danym kontrahentem na przyszłość, prowadzenie archiwum korespondencji oraz dokumentów dla każdego kontaktu, podgląd historii wszystkich kontaktów, szybki podgląd na przeterminowane kontakty

Moduł NOVO Property CRM oferuje przekrojowe raportowanie dla osób zarządzających kontaktami z kontrahentami, w tym szefami działów komercjalizacji lub osobami zarządzającymi obszarem windykacji zarówno poprzez raporty dostępne bezpośrednio na dashboardzie managerskim modułu, jak i poprzez dedykowane raporty prezentujące przeterminowane kontakty, pełną historię kontaktów z kontrahentami, potencjał kontrahentów – najemców, a dostępny w module dedykowany raport „Status negocjacji z kontrahentami – najemcami” prezentuje w sposób przekrojowy status negocjacji z poszczególnymi najemcami na poszczególne, komercjalizowane powierzchnie / lokale

Szef działu komercjalizacji, dzięki dostępnym bezpośrednio z dashboardu managerskiego raportom, ma możliwość stałego, bezpośredniego monitoringu efektywności pracy podległych mu osób lub np. zewnętrznych agencji. Raporty takie jak np.: analiza per kontrahent, średnia ilość wykonanych kontaktów dziennie, analiza per wykonane kontakty czy raport prezentujący % podpisanych umów to świetne narzędzia prezentujące dane o pracy zespołu w czasie rzeczywistym