Wzrost jakości i komfortu pracy dzięki dopasowaniu systemu informatycznego do oczekiwań Klienta

Innovative Facility Management Polska Sp. z o.o. (IFMPL) to polska firma z centralą spółki w Warszawie. Firma kieruje swoje usługi do właścicieli oraz zarządców nieruchomości na terenie całej Polski. Przedmiotem działalności IFMPL są usługi kompleksowego zarządzania nieruchomościami (Facility Management) czyli zarządzanie funkcjami technicznymi, infrastrukturalnymi i ekonomicznymi wszystkich rodzajów nieruchomości: przemysłowych, logistycznych, biurowych, handlowych, hotelowych, publicznych. Wśród oferowanych przez spółkę usług szczególne miejsce zajmują: zarządzanie funkcjami technicznymi nieruchomości, zarządzanie ekonomiczne nieruchomością, utrzymanie czystości wewnętrznych i zewnętrznych części nieruchomości, ochronę mienia, gospodarka odpadami oraz usługi biurowo administracyjne.

Właściwe zrozumienie potrzeb klienta jako fundament udanego projektu IT

„Kluczową dla nas kwestią był fakt, aby dostawca systemu do zarządzania obszarem FM dostosował system do specyfiki naszej działalności oraz naszych praktyk w obszarze FM. Nie interesowało nas rozwiązanie „z półki”, w którym to my musielibyśmy się dostosować do logiki czy funkcjonalności systemu informatycznego” - Paweł Rozpończyk, Wiceprezes Zarządu, IFMPL

Spółka IFMPL z uwagi na bardzo duże doświadczenie zespołu zarządzającego oraz współpracę w międzynarodowym zespole podeszła do wyboru dostawcy oprogramowania z obszaru FM w sposób bardzo dojrzały i zdecydowany – mając wizję swoich wymagań odnośnie oprogramowania i kryteriów jego wyboru. Dla sukcesu projektu wdrożeniowego kluczowym elementem była właściwa analiza przedwdrożeniowa oraz, w jej efekcie precyzyjne określenie wymagań wszystkich przyszłych użytkowników i kadry zarządzającej IFMPL. Na etapie analizy konsultant pełniący funkcję kierownika projektu po stronie NOVO Technologies spędził dwa dni z pracownikami technicznymi IFMPL obserwując ich pracę i komunikację ze zwierzchnikami. W trakcie tego etapu konsultant uzgodnił także zakres oczekiwań dotyczących planowanej efektywności korzystania z oprogramowania i zakresu raportowego. Finalnie został opracowany zbiór oczekiwanych funkcjonalności docelowego systemu wspierającego zarządzanie obszarem FM oraz tryb ich realizacji zgodnie z oczekiwaniami IFMPL.

Improvement of quality and comfort of work due to adjustment of the IT system to the Client’s expectations

Wdrożenie modułu NOVO Facility Management objęło przede wszystkim dwa kluczowe obszary tzn. rejestrację i obsługę zgłoszeń oraz planowanie i realizację czynności okresowych, w tym rejestr i kategoryzację urządzeń. Oba obszary dysponują zestawem raportów ustalonych w trakcie analizy przedwdrożeniowej i dostosowanych do oczekiwań i specyfiki IFMPL. W procesie przygotowań do wdrożenia dostawca oprogramowania – NOVO Technologies S.A. przygotował odpowiednie modyfikacje w systemie obejmując m. in. sposób wprowadzania zgłoszeń zgodnie z oczekiwaniem IFMPL. Modyfikacja mająca na celu zapewnienie maksymalnej prostoty i intuicyjności obsługi, a co za tym idzie najwyższej ergonomii pracy z systemem, objęła zaprojektowanie nowych formularzy oraz zbudowanie makr dla najczęściej występujących zgłoszeń, co istotnie skróciło czas ich wprowadzania do systemu przez użytkowników. Kolejnym oczekiwaniem IFMPL, które zostało uwzględnione w trakcie wdrożenia, była konieczność dostosowania funkcjonalności ewidencji czasu pracy, co było związane z potrzebą budowy bazy wiedzy o stopniu wykorzystania zasobów personalnych dedykowanych do obsługi obiektów oraz łatwiejszemu planowaniu takich zasobów w przyszłości. Analityka ewidencji czasu pracy dostarcza kadrze kierowniczej także informacji o ilości czasu poświęconego przez zespół lub pojedynczego pracownika na obsługę zgłoszeń i czynności okresowych. Moduł NOVO Facility Management został również dostosowany do potrzeby IFMPL w zakresie graficznego prezentowania danych. W procesie wdrożenia system został tak skonfigurowany, aby dostarczał użytkownikom prezentację mapy obiektu z zaznaczeniem na mapie lokalizacji urządzeń. Funkcjonalność ułatwia i skraca czas dotarcia pracownikom serwisu do miejsca lub urządzenia, w którym jest wymagana ich interwencja. Wdrożenie zakończyło się spełnieniem wszystkich oczekiwań klienta – moduł NOVO Facility Management został odpowiednio sparametryzowany i rozwinięty w warstwie funkcjonalnej i w warstwie sposobu prezentacji danych. Takie podejście umożliwiło szybkie wdrożenie pracowników IFMPL do pracy w systemie, ponieważ system w wielu aspektach wpisywał się w praktyki, do których użytkownicy byli przyzwyczajeni i które dobrze już znali.

„Charakter wykonywanych dla naszych Klientów usług zobowiązuje nas do prowadzenia pełnej kontroli prowadzonych procesów niezbędnych przy zintegrowanym zarządzaniu nieruchomości oraz odpowiedzialności za nie. Dobrze dopasowane do specyfiki naszego działania oprogramowanie pomaga nam te zadania realizować ” - Wiceprezes Zarządu, IFMPL