Dzięki rozbudowanym raportom systemowym oraz integracji z narzędziem typu Business Intelligence (hurtownia danych), system NOVO PM umożliwia błyskawiczny dostęp do aktualnych danych dotyczących dowolnego obszaru zarządzania w obiekcie komercyjnym

Korzystając z najwyższej klasy centrów danych oraz dzięki wbudowanym odpowiednim zabezpieczeniom systemowym o jakości na poziomie systemów informatycznych wykorzystywanych przez instytucje finansowe, system NOVO PM zapewnia użytkownikom wysoki poziom komfortu w codziennej pracy

Wdrożenie systemu NOVO PM może być szybkie z uwagi na doskonałe dopasowanie systemu do potrzeb firm zarządzających obiektami komercyjnymi/rynku PRS lub ich właścicieli, sprawdzoną metodologię, zautomatyzowany proces importu danych do systemu, wbudowane w system mechanizmy sprawdzające integralność danych, jak również ugruntowaną wiedzę ekspercką o nieruchomościach zespołu wdrożeniowego NOVO.

Wszystkie dane w systemie NOVO PM aktualizują się w czasie rzeczywistym np. wprowadzenie do umowy najmu nowych parametrów w związku z podpisanym aneksem jest natychmiast widoczne w systemie dla innych użytkowników mających dostęp do tego typu informacji

NOVO PM jest w pełni dostępny przez zwykłą przeglądarkę internetową, dzięki czemu użytkownik może korzystać z systemu z dowolnego miejsca poprzez dowolne urządzenie podłączone do Internetu

System NOVO PM wspiera zarządzanie wszystkimi typami nieruchomości komercyjnych: obiektami handlowymi, biurowymi oraz magazynowo-logistycznymi, a także nieruchomościami z sektora PRS (długoterminowy wynajem mieszkań i apartamentów).
System doskonale sprawdza się także jako oprogramowanie wspierające wynajem powierzchni komercyjnej w innych obiektach użyteczności publicznej typu terminale lotnicze, dworce, stacje metra

Asset manager korzystający z modułu raportowego NOVO AM może tworzyć praktycznie dowolne raporty w oparciu o dane z systemu NOVO PM, lub innych systemów, które zostaną podłączone do modułu raportowego NOVO AM. Sam algorytm tworzenia raportów nie wymaga znajomości SQL - asset manager może sam po prostu "wyklikać" raport, używając do tego intuicyjnych funkcji tabel przestawnych znanych z programu Excel. Moduł raportowy NOVO AM oferuje bardzo szerokie możliwości prezentacji danych na praktycznie dowolnych wykresach, z możliwością zmiany typu wykresu w czasie rzeczywistym, a funkcja "drill down" umożliwia podgląd praktycznie każdego rodzaju danych, z których tworzy się raport

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Asset Management

Moduł raportowy NOVO AM pozwala na podłączenie dowolnej liczby różnych baz danych (nie tylko bazy modułu NOVO PM), umożliwiając błyskawiczne tworzenie przekrojowych raportów wykorzystujących dane np. z systemów finansowo-księgowych, liczenia klientów oraz NOVO PM

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Asset Management

Jedną z bardzo elastycznych funkcjonalności modułu raportowego NOVO AM jest możliwość błyskawicznego dzielenia się stworzonymi raportami np. poprzez email, publikację na dysku, publikację w internecie, eksportowanie w formacie pdf, csv, xls, html lub zdjęcie

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Asset Management

W ramach zakupionego pakietu asset manager może korzystać także z intuicyjnej aplikacji mobilnej, będącej uproszczoną wersją modułu raportowania NOVO AM, a umożliwiającej monitorowanie na bieżąco kluczowych wskaźników efektywności bezpośrednio na smartfonie

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Asset Management

Rozbudowane rejestry kluczowych danych umożliwiają sprawną pracę z modułem NOVO PM, dzięki czemu zarządzanie w obszar property management może być jeszcze bardziej efektywne. Dziesiątki pól opisujących poszczególne spółki celowe / właścicieli obiektów, same obiekty (w tym działki, lokalizacje GPS, dane kontaktowe / rejestrowe, KW, GLA itd.), najemców i dostawców (wraz z pełnymi danymi kontaktowymi osób kontaktowych u tych kontrahentów), jednostek najmu (wraz z możliwością ich lokalizacji na mapie piętra obiektu, prezentowaniem ich w sztukach lub m2, grupowaniem w grupy jednostek najmu, podpinaniem liczników zużycia mediów itd.), a także ponad 150 parametrów dla każdej umowy najmu, stanowią o efektywności modułu NOVO PM w codziennej pracy property managerów oraz osób odpowiedzialnych za finanse w organizacji

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Property Management

Moduł NOVO PM automatyzuje proces wystawiania dokumentów sprzedaży, w tym np. faktur sprzedaży dla setek najemców w bardzo krótkim czasie, także w wielu obiektach jednocześnie (dzięki funkcjonalności Portfolio invoicing), umożliwiając też wystawianie wielu innych typów dokumentów sprzedaży związanych z najmem, jak również dowolnych faktur dla kontrahentów w przypadku jednorazowych zdarzeń. System umożliwia także zbiorcze generowanie faktur korygujących, co jeszcze bardziej usprawnia proces zarządzania procesem dokumentowania sprzedaży, szczególnie w przypadku konieczności korygowania wielu faktur sprzedaży dla wielu kontrahentów-najemców. System pozwala także na w pełni automatyczne generowanie i wysłanie faktur elektronicznych do kontrahentów-najemców

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Property Management

System NOVO PM automatyzuje proces rozliczania zużycia wszystkich typów mediów i refakturowania najemców, także dla skomplikowanych parametrów umów najmu np. umożliwia rozliczanie mediów na podstawie powierzchni, odczytów liczników, ryczałtów, uwzględniając różnorodne struktury opomiarowania obiektu np. kilka poziomów liczników

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Property Management

System NOVO PM pozwala na w pełni automatyczne rozliczenie budżetu kosztów „service charge”, uwzględniając wszystkie parametry umów najmu – za pomocą jednej operacji w systemie użytkownik otrzymuje pełne rozliczenie opłat na każdego najemcę, z automatycznym wystawieniem np. dodatkowych faktur obciążeniowych wraz z wydrukiem szczegółowego wyliczenia poszczególnych kwot, jako informacji dodatkowej dla najemcy.
System umożliwia także bieżące monitorowanie wykorzystania budżetu kosztów eksploatacyjnych w różnych przekrojach rodzajowych i czasowych

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Property Management

Dzięki rozbudowanym raportom prezentującym dane w różnych przekrojach i zakresach, użytkownik w każdej chwili ma dostęp do bieżącej informacji dotyczącej np. poziomu należności we wszystkich zarządzanych obiektach, a dzięki funkcji „drill-down” można błyskawicznie uzyskać dostęp do szczegółowych informacji o poziomie i zakresie zadłużenia poszczególnych najemców. System NOVO PM umożliwia generowanie i monitorowanie korespondencji z najemcami dotyczącej spłat należności, a także wystawianie i wysyłanie not odsetkowych wraz z odpowiednim raportowaniem dla użytkownika. Ponadto, użytkownik może mieć możliwość korzystania z dodatkowej funkcjonalności Rozbudowanych, automatycznych alertów windykacyjnych dla kontrahentów - najemców (w formacie wiadomości emailowych), która umożliwia bardzo elastyczne definiowanie zarówno treści jak i częstotliwości wysyłanych przez system automatycznych alertów windykacyjnych, co z pewnością będzie miało pozytywny wpływ na efektywność sciągania należności od najemców

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Property Management

Dostępne w systemie NOVO PM przekrojowe raporty o zabezpieczeniach umożliwiają szybką analizę zabezpieczeń poszczególnych umów najmu wyliczając aktualny, wymagany poziom zabezpieczeń oraz terminy ich wygaśnięcia.
System proaktywnie umożliwia automatyczne drukowanie dowolnych wezwań do najemców dotyczących np. konieczności uzupełnienia zabezpieczeń.
System pozwala także na wysyłanie automatycznych alertów mailowych do użytkowników, informujących o wygasających lub zbyt niskich zabezpieczeniach

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Property Management

Indeksacja umów najmu jest w pełni automatyczna i intuicyjna.
Po zasileniu systemu NOVO PM opublikowanymi stawkami indeksacji, system automatycznie rozpocznie wystawianie faktur po nowych, zindeksowanych stawkach, dodając także odpowiednią pozycję wyrównującą do następnej faktury

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Property Management

System NOVO PM, dzięki rozbudowanej funkcjonalności zarządzania wzorami dokumentów, umożliwia automatyczne generowanie różnego rodzaju pism do najemców, w sposób proaktywny drukując pisma tylko dla tych najemców, których dotyczy dany temat, np. brak aktualnego zabezpieczenia.
Użytkownik może korzystać z dziesiątek wzorów dokumentów, które już znajdują się w systemie, lub tworzyć własne, uwzględniające specyfikę prowadzonej działalności

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Property Management

Elektroniczny obieg i akceptacja dokumentów zakupu jest autonomiczną częścią naszego głównego modułu NOVO Property Management. Korzystający z tej funkcjonalności użytkownicy mają dostęp do rozbudowanego rejestru kontrahentów / dostawców, z szybkim dodawaniem nowych kontrahentów do systemu za pomocą integracji z bazą danych GUS (NIP). System umożliwia archiwizację umów (oraz innych dokumentów) z dostawcami, błyskawiczne i intuicyjne dodawanie dokumentu zakupu do systemu z możliwością podejrzenia, na ekranie dodawania dokumentu zakupu, scanu dokumentu zakupowego celem np. weryfikacji danych z faktury. System może wysyłać automatyczne alerty (powiadomienia o oczekujących do akceptacji fakturach zakupu) emailowe do osób, które znajdują w ścieżce akceptacji dokumentów zakupu (per dział, cost category, limit finansowy), przy czym pozwala na odzwierciedlenie praktycznie każdej ścieżki akceptacji zgodnie z wewnętrznymi procedurami klienta. Błyskawiczny podgląd pełnej historii akceptacji dokumentu zakupu, przypisywanie dokumentu zakupu (pozycji faktury) do określonej kategorii kosztowej oraz budżetu, grupy jednostek najmu, a także możliwość integracji z systemem FK celem automatyzacji księgowań zaakceptowanych faktur to dodatkowe "smaczki", które z pewnością docenią użytkownicy modułu NOVO PM. Warto także dodać, że możliwe jest także sparametryzowanie i uruchomienie funkcjonalności Generowania paczek przelewów do banku za przekazane do płatności faktury zakupu, wraz ze sprawdzaniem „Białej listy” i mechanizmu podzielnej płatności, wraz z odpowiednim raportem, co praktycznie całkowicie zautomatyzuje proces zarządzania obiegiem faktur zakupu w organizacji

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Property Management

Funkcja OCR umożliwia automatyczne sczytywanie danych z dokumentów zakupu, przesłanych przez dostawcę na adres e-mail klienta lub odczytywanych z zeskanowanych przez recepcję faktur, umieszczonych na jakimś wewnętrznym serwerze typu ftp. Ponadto, OCR dodaje automatycznie scan dokumentu zakupowego do archiwum dokumentów powiązanych z ewidencjonowanym dokumentem zakupu

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Property Management

Funkcjonalność Purchase order (zamówienia), jako dodatkowa funkcjonalność do elektronicznego obiegu i akceptacji dokumentów zakupu, umożliwia użytkownikom m.in. szybką kreację zamówień (Purchase Orders), dodawanie dowolnej ilości i formatu dokumentów do zamówienia, przypisywanie zamówienia do określonej kategorii kosztowej oraz budżetu, automatyczne alerty emailowe do osób, które znajdują się w ścieżce akceptacji zamówień (np. per dział, cost category, limit finansowy), która, na marginesie może być dowolnie sparametryzowana, błyskawiczny podgląd pełnej historii akceptacji każdego zamówienia. Natomiast po akceptacji zamówienia, system sam powiąże zamówienie z fakturą (-ami) zakupu, z automatycznym sprawdzaniem kategorii kosztowej, kwoty (na jaką zostało zaakceptowane zamówienie), wykorzystania budżetu (także z dodaniem ewidencjonowanej faktury do salda) z automatycznym "przekazaniem" do dodatkowej akceptacji w przypadku przekroczeń/niezgodności. Użytkownicy mają także możliwość korzystania z rozbudowanego rejestru zamówień, z możliwością analizowania danych za pomocą wielu filtrów oraz błyskawicznym eksportem zestawień do formatu .xls

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Property Management

Moduł archiwizacji dokumentów pozwala nie tylko na przechowywanie wszystkich typów elektronicznych wersji dokumentacji (skany, PDF-y, zdjęcia itp.) związanej z prowadzoną działalnością, ale także na inteligentne wyszukiwanie kontekstowe, np. poprzez wpisanie słowa „czynsz” system NOVO PM wylistuje wszystkie dokumenty, które zawierają to słowo albo w nazwie dokumentu, albo, korzystając z interface do systemu typu OCR, w jego zawartości.
System umożliwia także bardzo elastyczne parametryzowanie i korzystanie z „drzewka” dokumentów, a także, dzięki inteligentnemu połączeniu pomiędzy różnymi ekranami modułu, umożliwia bardzo efektywne przeglądanie wszystkich dokumentów, które zostały dodane do modułu na różnych ekranach, bezpośrednio na ekranie Archiwum

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Property Management

Najemcy w obiektach, które korzystają z NOVO PM, mają możliwość dostępu do wybranych danych i informacji z systemu poprzez tzw. Portal Najemcy, dostępny całkowicie on-line.
Portal najemcy dla modułu NOVO PM umożliwia najemcom szybki podgląd do swoich rozliczeń z tytułu wystawionych faktur za najem lokali (lub innych jednostek najmu) w obiekcie, możliwość ściągnięcia kopii faktur w formacie PDF oraz dodania do systemu danych o generowanych obrotach (wraz z możliwością ich podglądu, jak zmieniały się w czasie). A sam zarządca ma możliwość błyskawicznej publikacji w Portalu Najemcy ogłoszeń dotyczących działalności obiektu.
A wszystko to w nowoczesnej szacie graficznej, z możliwością wyeksponowania np. logo zarządcy

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Property Management

Wirtualna recepcja zapewnia, za pomocą ekranu dotykowego, szybką rejestrację w module NOVO PM gości odwiedzających najemców w obiekcie, praktycznie bez udziału pracownika recepcji. Dzięki temu zarządca obiektu w każdej chwili wie, ile osób z zewnątrz znajduje się w obiekcie, może prowadzić statystyki odwiedzalności, a także, dzięki możliwości integracji z kamerą termowizyjną (zdalne mierzenie temperatury), może zapewniać wyższe bezpieczeństwo osób pracujących w obiekcie. Niższe koszty, wyższa efektywność to kluczowe i pozytywny wpływ na wizerunek zarządcy / właściciela obiektu to kluczowe korzyści wynikające z wdrożenia tej funkcjonalności

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Property Management

W module NOVO PM jest dostępna funkcjonalność umożliwiająca property i asset managerom zarządzanie portfelem obiektów komercyjnych z perspektywy ESG dzięki możliwości np. opisywania i analizowania obiektów z perspektywy wymaganych i otrzymanych certyfikatów z obszaru ESG (z zaznaczaniem na mapie obiektów o różnych statusach np. zielony, żółty etc.), stosowanych polityk związanych ze zrównoważonym rozwojem, liczby i zakresu udogodnień w obiekcie dla najemców i odwiedzających, jakie znajdują się w obiekcie. Funkcjonalność ESG umożliwia także planowanie aktywności z obszaru zrównoważonego rozwoju organizowanych przez zarządców dla lokalnych społeczności w poszczególnych obiektach. Ponadto, można także monitorować zużycie zasobów – np. wszystkich mediów konsumowanych w obiekcie (np. energia elektryczna, woda itd.), co pozwoli w przyszłości oszacować tendencje zużycia poszczególnych zasobów i wprowadzić chociażby politykę stopniowego ograniczania

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Property Management

W module NOVO PM użytkownik może korzystać z dziesiątek dostępnych, standardowych raportów managerskich, poczynając od klasycznego Rent-rolla, przez rozbudowany raport NOI, raporty prezentujące status wynajęcia poszczególnych jednostek najmu, przekrojowe raporty przychodowe i kosztowe (prezentujące dane z różnych perspektyw), a także raporty związane z zarządzaniem należnościami, zabezpieczeniami umów najmu, budżetowaniem (przychodów i kosztów), oraz efektywnością np. obiektów handlowych. Raporty w NOVO PM oferują rozbudowane możliwości prezentowania danych dzięki rozbudowanym filtrom (w przypadku np. zestawień umów najmu lub dokumentów sprzedaży moduł oferuje zestaw ponad 20 różnych filtrów do analizy danych w poszczególnych zestawieniach). Ponadto, każdy z raportów oraz zestawień można przenieść do arkusza Excel za pomocą jednego kliknięcia, dzięki czemu praca z danymi może być jeszcze bardziej efektywna

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Property Management

Użytkownicy modułu NOVO Property CRM mają możliwość tworzenia i pracy na rozbudowanej bazie danych zawierającej kluczowe informacje o wszelkiego rodzaju kontrahentach, z którym współpracuje firma, w tym o potencjalnych najemcach, poszukujących lokali do wynajęcia. Rozbudowana kartoteka każdego kontrahenta (wraz z osobami go reprezentującymi, ze śledzeniem historii zatrudnienia, klasyfikacją kontrahentów), automatyczne uzupełnianie części pól w rejestrze kontrahenta bezpośrednio z bazy danych GUS, "scoring" kontrahentów - najemców, archiwizowanie korespondencji emailowej oraz innych dokumentów, to kluczowe możliwości oferowane przez rejestr kontrahentów w module NOVO Property CRM. Korzyści z jego wdrożenia odniosą przede wszystkim działy zajmujące się windykacją należności, współpracą z dostawcami, i przede wszystkim zespoły komercjalizujące obiekty, które, po kilkuletniej pracy z modułem NOVO PM, posiadają ogromną bazę wiedzy o potencjalnych najemcach na komercjalizowane w przyszłości obiekty

Moduł NOVO Property CRM oferuje użytkownikom dedykowaną dla sektora obiektów komercyjnych funkcjonalność CRM, dzięki której użytkownicy mogą m.in. błyskawicznie notować wykonane kontakty z kontrahentami, planować kontakty na przyszłość (które są widoczne nie tylko na Dashboardzie samego modułu, ale także na zintegrowanym z modułem zewnętrznym kalendarzu użytkownika prowadzonym np. w MS Outlook), ze szczególnym uwzględnieniem opisywania statusu negocjacji z potencjalnymi najemcami, także dla wielu powierzchni równocześnie. Moduł ma wbudowane funkcje wspomagające pracę użytkowników jak np. automatycznie podpowiadanie dat, sprawdzanie czy nie ma już zaplanowanych kontaktów z danym kontrahentem na przyszłość, prowadzenie archiwum korespondencji oraz dokumentów dla każdego kontaktu, podgląd historii wszystkich kontaktów, szybki podgląd na przeterminowane kontakty

Moduł NOVO Property CRM oferuje przekrojowe raportowanie dla osób zarządzających kontaktami z kontrahentami, w tym szefami działów komercjalizacji lub osobami zarządzającymi obszarem windykacji zarówno poprzez raporty dostępne bezpośrednio na dashboardzie managerskim modułu, jak i poprzez dedykowane raporty prezentujące przeterminowane kontakty, pełną historię kontaktów z kontrahentami, potencjał kontrahentów - najemców, a dostępny w module dedykowany raport "Status negocjacji z kontrahentami - najemcami" prezentuje w sposób przekrojowy status negocjacji z poszczególnymi najemcami na poszczególne, komercjalizowane powierzchnie / lokale

Szef działu komercjalizacji, dzięki dostępnym bezpośrednio z dashboardu managerskiego raportom, ma możliwość stałego, bezpośredniego monitoringu efektywności pracy podległych mu osób lub np. zewnętrznych agencji. Raporty takie jak np.: analiza per kontrahent, średnia ilość wykonanych kontaktów dziennie, analiza per wykonane kontakty czy raport prezentujący % podpisanych umów to świetne narzędzia prezentujące dane o pracy zespołu w czasie rzeczywistym

Najemcy w obiektach, które korzystają z NOVO FM, mają możliwość dostępu do wybranych danych i informacji z systemu poprzez tzw. Portal Najemcy, dostępny całkowicie on-line.
Portal najemcy dla modułu NOVO FM umożliwia najemcom szybkie dodawanie do systemu zgłoszeń dotyczących infrastruktury technicznej (wraz z możliwością sprawdzania statusu ich realizacji), sprawdzenie danych kontaktowych do osób zarządzających (np. księgowość, płatności, kwestie techniczne itp.).
A wszystko to w nowoczesnej szacie graficznej, z możliwością wyeksponowania np. logo zarządcy

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Facility Management

Moduł archiwizacji dokumentów pozwala nie tylko na przechowywanie wszystkich typów elektronicznych wersji dokumentacji (skany, PDF-y, zdjęcia itp.) związanej z prowadzoną działalnością, ale także na inteligentne wyszukiwanie kontekstowe, np. poprzez wpisanie słowa „urządzenie” moduł NOVO FM wylistuje wszystkie dokumenty, które zawierają to słowo albo w nazwie dokumentu, albo, korzystając z interface do systemu typu OCR, w jego zawartości.
System umożliwia także bardzo elastyczne parametryzowanie i korzystanie z „drzewka” dokumentów

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Facility Management

Moduł NOVO FM jest w pełni responsywny co oznacza, że automatycznie dostosowuje się do wielkości ekranu urządzenia, z którego korzysta użytkownik (laptop, desktop, smartfon). Dzięki temu, praca z modułem NOVO FM np. techników lub ekip serwisujących jest znacznie bardziej efektywna

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Facility Management

W module NOVO FM zastosowano unikatowe podejście do pracy z harmonogramem czynności okresowych, który jest generowany automatycznie przez system w oparciu o dane z dokumentacji technicznej urządzenia lub założenia własne użytkowników. Nanoszenie zmian do planu czynności okresowych, po ich wykonaniu, jest równie intuicyjne i efektywne

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Facility Management

Jedną z ciekawych funkcjonalności modułu NOVO FM jest możliwość podpięcia każdego urządzenia (lub kategorii urządzeń) pod plan obiektu (np. w formacie .dwg), z wyświetleniem w dymku podstawowych informacji o danym urządzeniu. Systemowa funkcja lupy dodatkowo wspiera użytkownika w przypadku rozbudowanych planów pięter czy całych obiektów

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Facility Management

Moduł NOVO FM korzysta z rozbudowanej kategoryzacji urządzeń, w której zastosowano 5 poziomów kategoryzacji, a która została przygotowana przy współpracy z doświadczonymi FM managerami. Użytkownik może także korzystać z własnej kategoryzacji, którą łatwo wprowadzić do systemu za pomocą predefiniowanych arkuszy Excelowych. A samo urządzenie może być opisane kilkunastoma parametrami np. data zakupu, zalecane przeglądy, producent, marka, cykl życia etc.

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Facility Management

Procesowanie, monitorowanie oraz analiza zgłoszeń w module NOVO FM jest bardzo efektywna – łatwość dodawania zgłoszeń, także poprzez wysłanie do systemu emaila, odpowiednio zdefiniowane kolory, filtry czy też możliwość wyświetlenia trybu uproszczonego znakomicie ułatwiają monitorowanie oraz analizę rodzajów, kategorii oraz priorytetów zarejestrowanych zgłoszeń dotyczących infrastruktury technicznej

Poniżej przykłady ekranów z modułu NOVO Facility Management