Atvejo analizė

Įmonė Czerska 8/10 valdo „Agora Group“ būstinę ir atsako už kasdienę pastato administraciją, pritaikymą komandos poreikiams bei priežiūros kaštų kontrolę. Jos veikla apima patalpų nuomos priežiūrą, energijos suvartojimo kontrolę, įrenginių modernizaciją, taip pat bendradarbystės erdvės, valgyklos ir kavinės veiklos valdymą. Be to, ji administruoja kitose įmonės lokacijose esančius nekilnojamojo turto objektus.

Dėl „Agora Group“ veiklos plėtros naujai įsteigta įmonė Czerska 8/10 susidūrė su iššūkiais, susijusiais su efektyviu biuro ir bendradarbystės erdvės valdymu bei patalpų priežiūra grupės veiklos vietose. Pagrindiniai klausimai buvo šie:

Siekdama įveikti šiuos iššūkius, Czerska 8/10 nusprendė įdiegti NOVO Property Management (NOVO PM) sistemą, kurią Czerska vadovybei rekomendavo komercinio nekilnojamojo turto rinkos ekspertai kaip patikrintą ir lanksčią priemonę komercinio turto valdymui. Pagrindiniai įgyvendinimo etapai buvo šie:

• NOVO PM modulio pasirinkimas – atlikus reikalingų sistemos funkcionalumų analizę, NOVO PM modulis buvo pripažintas geriausiai tinkamu įrankiu biuro ir bendradarbystės erdvės valdymui, siūlančiu platų funkcijų spektrą, skirtą komerciniam nekilnojamajam turtui.
• Įdiegimas ir duomenų migracija – NOVO ekspertai atliko nuomos sutarčių ir deklaracijų auditą, parengė bei suvedė visus reikalingus duomenis į sistemą, nustatydami visus pagrindinius parametrus. Tai leido labai greitai pradėti operacinį darbą ir patikrinti skaičiavimų teisingumą.
• Sistemos integracija – NOVO PM buvo integruota su administraciniais procesais, leidžiant automatiškai apdoroti duomenis, supaprastinti sąskaitų išrašymą ir efektyviai stebėti mokėjimus.

Dėka NOVO PM sistemos įdiegimo, Czerska 8/10 pasiekė daug reikšmingų operacinių privalumų, įskaitant::

• Erdvės optimizavimą – sistema suteikė galimybę tiksliai stebėti ir optimizuoti biuro bei bendradarbystės erdvės panaudojimą, o tai pagerino nuomininkų darbo sąlygas ir padidino pastato pelningumą.
• Supaprastintus administracinius procesus – automatizuotas sąskaitų faktūrų išrašymas žymiai sutrumpino administraciniams darbams sugaištamą laiką ir sumažino klaidų riziką, leisdamas greičiau ir efektyviau vykdyti atsiskaitymus..
• Padidintą veiklos efektyvumą – NOVO PM suteikė visišką kontrolę nuomos sutarčių, mokėjimų grafikų ir turto valdymo srityse, leisdamas Czerska 8/10 koncentruotis į tolesnį nuomininkų portfelio optimizavimą pastate.