Atvejo analizė

San Park – modernus, vidutinio dydžio mažmeninės prekybos parkas, įsikūręs sparčiai besivystančiame Varšuvos rajone. Objektas apima apie 50 nuomos sutarčių su įvairių sektorių nuomininkais.

Neseniai atidarytas San Park susidūrė su reikšmingais operaciniais iššūkiais:

• Automatizacijos trūkumas – sąskaitų faktūrų generavimas rankiniu būdu, turint apie 50 sutarčių, būtų pareikalavęs daug darbo ir laiko.
• Klaidų rizika – duomenų apdorojimas „Excel“ skaičiuoklėse didino tikimybę suklysti, o klaidos galėjo pakenkti objekto reputacijai jau pačioje veiklos pradžioje.
• Laiko spaudimas – iki objekto atidarymo ir sąskaitų faktūrų išrašymo pradžios buvo likusios vos kelios savaitės.

Didžiausias iššūkis buvo atlikti pirmąjį nuomininkų sąskaitų faktūrų išrašymą laiku ir be klaidų. San Park vadovybė suprato, kad bet kokios klaidos atsiskaitymuose galėtų neigiamai paveikti finansinį likvidumą ir santykius su nuomininkais.

Norėdami įveikti šiuos iššūkius, San Park nusprendė įdiegti NOVO Property Management (NOVO PM) sistemą. Dėl savo lankstumo ir modulinės struktūros NOVO PM pasirodė esanti ideali naujo prekybos objekto valdymo priemonė. Pagrindiniai įgyvendinimo etapai buvo šie:

• Greita projekto pradžia – sutartis buvo pasirašyta 2024 m. rugpjūtį, todėl buvo galima nedelsiant pradėti darbus.
• NOVO ekspertų pagalba – NOVO komanda padėjo klientui parengti duomenis, atlikti jų analizę ir suvesti informaciją į sistemą.
• Išsami parametrizacija ir testavimas – buvo įdiegtos automatinio sąskaitų faktūrų išrašymo, komunalinių mokesčių apskaitos, užstatų valdymo bei skolų išieškojimo funkcijos. Visa tai pradėjo veikti vos per 4 savaites.
• Procesų integracija – sistema buvo integruota su objekto administravimo procesais, užtikrinant pilną operacijų automatizavimą.

NOVO PM modulio diegimas San Park suteikė apčiuopiamos naudos operaciniu ir verslo požiūriu:

• Veiklos pasirengimas nuo pirmos dienos: NOVO PM modulis buvo pilnai įdiegtas ir pradėtas naudoti vos per 4 savaites, todėl mažmeninės prekybos parkas galėjo pradėti veikti be jokių trikdžių.
• Pagrindinių procesų automatizavimas: Visos sąskaitos už pagrindinę nuomą ir avansinius mokėjimus už eksploatacines išlaidas buvo automatiškai sugeneruotos pagal nuomos sutarčių sąlygas.
  Pardavimo dokumentai taip pat buvo automatiškai siunčiami nuomininkams el. paštu. Be to, sistema sudarė galimybę automatiškai apskaičiuoti ir perskaičiuoti komunalinių paslaugų suvartojimą, kas ženkliai sumažino administracinę naštą.
• Klaidų rizikos minimizavimas: Įdiegus automatizuotą sistemą, buvo pašalintos klaidos, susijusios su rankiniu duomenų apdorojimu, o tai pagerino nuomininkų pasitenkinimą ir optimizavo administracinius procesus.
• Laiko ir resursų taupymas: Procesų automatizavimas leido San Park komandai susitelkti į strateginius turto valdymo aspektus, užuot gaišus laiką daug laiko reikalaujančioms operacinėms užduotims.