Case study

San Park – nowoczesny park handlowy średniej wielkości zlokalizowany w dynamicznie rozwijającym się rejonie Warszawy. Obiekt obejmuje około 50 umów najmu, zawartych z najemcami reprezentującymi różne branże

San Park, ново відкритий торговельний парк, розташований у динамічно розвиваючомуся районі Варшави, зіткнувся з істотними операційними викликами:

• Відсутність автоматизації процесів – ручне формування рахунків-фактур при такому масштабі оренди (близько 50 договорів) потребувало б значних трудових ресурсів.
• Ризик помилок – обробка даних у таблицях Excel збільшувала ризик помилок, що могло б негативно вплинути на репутацію об’єкта вже на початку.
• Тиск часу – залишалося всього кілька тижнів до відкриття об’єкта та початку виставлення рахунків.

Найбільшим викликом було своєчасне та безпомилкове проведення першого виставлення рахунків-фактур орендарям. Керівництво San Park усвідомлювало, що помилки у розрахунках могли б вплинути на фінансову стабільність та відносини з орендарями.

Щоб впоратися з цими викликами, San Park вирішив впровадити систему NOVO Property Management (NOVO PM). Завдяки гнучкості та модульній структурі система NOVO PM ідеально відповідала потребам нового торговельного об’єкта. Ключові етапи впровадження включали:

• Швидкий старт проекту – договір було підписано у серпні 2024 року, що дозволило розпочати дії негайно.
• Підтримка експертів NOVO – команда NOVO підтримувала клієнта у підготовці даних, їхньому аналізі та внесенні до системи.
• Комплексна параметризація та тестування – впроваджено функції автоматичного виставлення рахунків-фактур, розрахунку комунальних послуг, управління забезпеченнями та стягненнями. Усе було запущено за 4 тижні.
• Інтеграція процесів – систему інтегровано з адміністрацією об’єкта, що дозволило повністю автоматизувати операції

Впровадження модуля NOVO PM принесло відчутні операційні та бізнесові переваги для San Park:

Операційна готовність з дня відкриття:

Модуль NOVO PM був повністю впроваджений та запущений всього за 4 тижні, що дозволило безперешкодно розпочати операційну діяльність торгового парку.

Автоматизація ключових процесів:

• Всі рахунки-фактури за основну орендну плату та аванси на експлуатаційні витрати були автоматично сформовані відповідно до умов договорів оренди.
• Документи з продажу були надіслані орендарям автоматично електронною поштою.
• Система також дозволила автоматично розраховувати та повторно виставляти рахунки-фактури за споживання комунальних послуг, що значно зменшило навантаження на адміністративну команду.
• Мінімізація ризику помилок: Впровадження автоматизованої системи усунуло помилки, пов’язані з ручною обробкою даних, що призвело до більшого задоволення орендарів та оптимізації адміністративних процесів.

Економія часу та ресурсів:

Автоматизація процесів дозволила команді San Park зосередитися на стратегічних аспектах управління нерухомістю замість участі у трудомістких операційних завданнях.