Розширені реєстри ключових даних забезпечують ефективну роботу з модулем NOVO PM, що робить управління у сфері property management ще більш продуктивним. Десятки полів описують окремі цільові компанії / власників об’єктів, самі об’єкти (включно з ділянками, GPS-локаціями, контактними / реєстраційними даними, кадастровим номером, GLA тощо), орендарів та постачальників (разом із повними контактними даними відповідальних осіб у цих контрагентів), одиниці оренди (з можливістю їх розташування на плані поверху, відображенням у штуках або м², групуванням у групи одиниць оренди, підключенням лічильників споживання комунальних послуг тощо), а також понад 150 параметрів для кожного договору оренди, що забезпечує ефективність модуля NOVO PM у щоденній роботі property-менеджерів та фінансових фахівців організації

Модуль NOVO PM автоматизує процес виставлення документів продажу, включно з рахунками-фактурами для сотень орендарів за дуже короткий час, навіть у багатьох об’єктах одночасно (завдяки функціоналу Portfolio invoicing). Модуль також дозволяє виставляти різні типи документів продажу, пов’язані з орендою, а також будь-які рахунки для контрагентів у разі одноразових подій. NOVO PM підтримує масове формування коригувальних рахунків, що значно спрощує управління процесом документообігу продажу, особливо при необхідності коригування багатьох рахунків для численних орендарів. Крім того, NOVO PM дозволяє повністю автоматично формувати та надсилати електронні рахунки-фактури орендарям

Модуль NOVO PM автоматизує процес розрахунку споживання всіх типів комунальних послуг та їх перерахунку для орендарів, навіть за складних параметрів договорів оренди, наприклад, дозволяє здійснювати розрахунок на основі площі, показників лічильників, фіксованих тарифів, враховуючи різноманітні структури обліку в об’єкті, наприклад, кілька рівнів лічильників

Модуль NOVO PM дозволяє повністю автоматично розраховувати бюджет витрат "service charge", враховуючи параметри договорів оренди – одним натисканням у системі користувач отримує повний розрахунок платежів для кожного орендаря, з автоматичним створенням додаткових рахунків-фактур та друком детального обчислення окремих сум як додаткової інформації для орендаря. NOVO PM також дозволяє у режимі реального часу контролювати використання бюджету експлуатаційних витрат за різними категоріями та часовими періодами

Завдяки розширеним звітам, які відображають дані у різних зрізах і масштабах, користувач у будь-який момент має доступ до актуальної інформації, наприклад, про рівень заборгованості у всіх керованих об’єктах. А завдяки функції "drill-down" можна миттєво отримати детальні дані про рівень і обсяг заборгованості окремих орендарів. Модуль NOVO PM дозволяє генерувати та контролювати кореспонденцію з орендарями щодо погашення заборгованостей, а також виставляти та надсилати відсоткові ноти з відповідним звітуванням для користувача. Крім того, користувач може скористатися додатковими функціональними можливостями розширених автоматичних алертів для стягнення боргів або SMS-повідомлень для контрагентів-орендарів (у форматі електронних листів або класичних SMS), що дозволяє дуже гнучко визначати як зміст, так і частоту автоматичних сповіщень, що безумовно позитивно вплине на ефективність процесу стягнення заборгованостей

Доступні в модулі NOVO PM зведені звіти щодо забезпечень дозволяють швидко аналізувати гарантії окремих договорів оренди, визначаючи актуальний та необхідний рівень забезпечень і терміни їх закінчення. Система проактивно надає можливість автоматичного друку будь-яких запитів до орендарів щодо, наприклад, необхідності поповнення забезпечень. Крім того, система дозволяє надсилати автоматичні email-сповіщення користувачам про закінчення термінів дії або недостатній рівень забезпечень

Індексація договорів оренди в модулі NOVO PM є повністю автоматизованою та інтуїтивною. Після завантаження в NOVO PM опублікованих ставок індексації система автоматично почне виставляти рахунки за новими, проіндексованими ставками, додаючи також відповідну позицію для вирівнювання до наступного рахунку-фактури

Електронний обіг та погодження рахунків-фактур на закупівлю є автономною частиною головного модуля NOVO Property Management. Користувачі цієї функціональності мають доступ до розширеного реєстру контрагентів / постачальників з можливістю швидкого додавання нових компаній завдяки інтеграції з базою даних ДПС (за кодом ЄДРПОУ/ПДВ) - ця функціональність працює на ринку Польщі . Модуль NOVO PM дозволяє архівувати договори та інші документи постачальників, швидко та інтуїтивно додавати рахунки-фактури на закупівлю із можливістю попереднього перегляду відсканованого документа для перевірки даних. NOVO PM може автоматично надсилати email-сповіщення про рахунки-фактури, що очікують на погодження, відповідним особам у процесі погодження (наприклад, за відділом, категорією витрат, фінансовим лімітом), при цьому система дозволяє відобразити практично будь-який маршрут погодження згідно з внутрішніми процедурами клієнта. Швидкий перегляд повної історії погодження документа, віднесення рахунку-фактури до певної статті витрат чи бюджету, групи орендних приміщень, а також інтеграція з бухгалтерською системою для автоматизації проведення рахунків-фактур — це додаткові можливості, які оцінять користувачі. Крім того, можна налаштувати і запустити функціонал автоматичного формування платіжних пакетів до банку для рахунків-фактур, переданих на оплату, із перевіркою “Білого списку” та механізму розділених платежів, що практично повністю автоматизує процес управління обігом рахунків на закупівлю

Функція OCR дає змогу автоматично зчитувати дані з документів закупівлі, надісланих постачальником на електронну адресу клієнта або зісканованих на рецепції рахунків-фактур, розміщених на внутрішньому сервері типу FTP. Крім того, OCR автоматично додає скан закупівельного документа до архіву документів, пов’язаних з обліковуваним документом закупівлі

Функціонал Purchase Order (замовлення), як додатковий інструмент до електронного обігу та погодження документів на закупівлю, надає користувачам можливість швидко створювати замовлення (Purchase Orders), додавати будь-яку кількість і формат документів до замовлення, прив’язувати замовлення до певної категорії витрат та бюджету, отримувати автоматичні email-сповіщення для осіб, що входять до шляху погодження замовлень (наприклад, за відділом, категорією витрат, фінансовим лімітом), який, до речі, може бути повністю параметризований. Система забезпечує миттєвий перегляд повної історії погодження кожного замовлення. Після погодження замовлення модуль NOVO PM автоматично зв’язує його з рахунком(-ами) на закупівлю, перевіряючи категорію витрат, суму (на яку було затверджене замовлення), використання бюджету (з урахуванням доданої рахунку у залишок) і автоматично передаючи на додаткове погодження у випадку перевищень чи невідповідностей. Користувачі також мають доступ до розширеного реєстру замовлень з можливістю аналізу даних за допомогою численних фільтрів та швидкого експорту звітів у форматі .xls

Функціонал архівування документів дозволяє не лише зберігати всі типи електронних версій документації (скани, PDF, фото тощо), пов’язаної з діяльністю компанії, а й здійснювати інтелектуальний пошук за контекстом. Наприклад, введення слова "орендна плата" у NOVO PM покаже всі документи, що містять це слово у назві або вмісті. Модуль також дозволяє гнучко налаштовувати "дерево" документів та, завдяки інтелектуальному зв’язку між різними екранами модуля, ефективно переглядати всі документи, додані в систему з різних екранів, безпосередньо у функціоналі Архіву

Орендарі в об’єктах, які користуються NOVO PM, мають можливість доступу до вибраних даних та інформації з системи через так званий Портал орендаря, повністю доступний онлайн. Портал орендаря для модуля NOVO PM дозволяє орендарям швидко переглядати свої розрахунки за виставленими рахунками-фактур за оренду приміщень (або інших одиниць оренди) в об’єкті, завантажувати копії рахунків-фактур у форматі PDF та додавати до системи дані про генерований обіг (з можливістю перегляду динаміки змін). Менеджер об’єкта може миттєво публікувати в Порталі орендаря оголошення щодо діяльності об’єкта. Усе це представлено в сучасному графічному оформленні з можливістю виділення, наприклад, логотипу керуючої компанії

Віртуальна рецепція за допомогою сенсорного екрана забезпечує швидку реєстрацію в модулі NOVO PM гостей, які відвідують орендарів об’єкта, практично без участі працівника рецепції. Завдяки цьому керівник об’єкта у будь-який момент знає, скільки сторонніх осіб перебуває в будівлі, може вести статистику відвідуваності, а також, завдяки можливості інтеграції з тепловізійною камерою (дистанційне вимірювання температури), може гарантувати вищий рівень безпеки для людей, які працюють у приміщенні. Нижчі витрати, вища ефективність та позитивний вплив на імідж керівника/власника об’єкта – це ключові переваги впровадження цієї функціональності

У модулі NOVO PM доступна функціональність, яка дозволяє property та asset менеджерам управляти портфелем комерційних об’єктів з точки зору ESG. Система дозволяє описувати та аналізувати об’єкти за критеріями необхідних і отриманих сертифікатів ESG (з відображенням на карті об’єктів зі статусами, наприклад: зелений, жовтий тощо), застосованих політик сталого розвитку, а також кількості та переліку зручностей для орендарів і відвідувачів. Функціональність ESG також дозволяє планувати активності у сфері сталого розвитку, організовані керуючими для місцевих громад у кожному об’єкті. Крім того, можна моніторити споживання ресурсів — наприклад, усіх комунальних послуг (електроенергія, вода тощо), що дозволяє прогнозувати тенденції споживання та впроваджувати політику поступового скорочення використання ресурсів

У модулі NOVO PM користувач може використовувати десятки доступних стандартних менеджерських звітів: від класичного Rent-roll, розширеного звіту NOI, звітів про статус оренди окремих одиниць, перекресних звітів по доходах та витратах (з різних перспектив), а також звітів, пов’язаних з управлінням заборгованості, заставами за договорами оренди, бюджетуванням (доходи та витрати) та ефективністю, наприклад, торгових об’єктів. Звіти у NOVO PM пропонують розширені можливості представлення даних завдяки гнучким фільтрам (наприклад, для аналізу договорів оренди або документів продажу доступно понад 20 різних фільтрів). Крім того, будь-який звіт або підсумкову таблицю можна експортувати до Excel одним кліком, що робить роботу з даними ще ефективнішою

Модуль NOVO PM активно використовує передові механізми AI, встановлюючи новий стандарт інноваційності. Інтеграція з інтелектуальним агентом AI забезпечує користувачеві миттєвий доступ до знань — від користувацьких посібників і сценаріїв використання модуля NOVO PM до динамічної підтримки при аналізі даних у системі. Користувач може легко ставити запитання, наприклад, про актуальні ставки оренди для обраного орендаря, доступні документи в архіві або деталі розрахунків, а AI надає точні відповіді у режимі реального часу. Завдяки цьому робота з модулем стає швидшою, більш інтуїтивною та діалоговою. NOVO PM підтверджує свою позицію технологічного лідера, підтримуючи asset та property менеджерів у щоденному управлінні портфелем нерухомості