Umfangreiche Register mit wichtigen Daten ermöglichen eine effiziente Arbeit mit dem Modul NOVO PM, wodurch die Verwaltung noch effektiver gestaltet werden kann. Dutzende von Feldern zur Beschreibung einzelner Zweckgesellschaften / Objekteigentümer, der Objekte selbst (einschließlich Grundstücke, GPS-Standorte, Kontakt-/Registrierungsdaten, Grundbuchauszüge, VMF usw.), Mieter und Lieferanten (einschließlich vollständiger Kontaktdaten direkter Ansprechpartner), Mieteinheiten (mit der Möglichkeit, diese auf dem Grundriss der Immobilie zu lokalisieren, in Stückzahlen oder m² darzustellen, in Mieteinheitengruppen zu gruppieren, Verbrauchszähler anzulegen usw.), sowie über 150 Parameter für jeden Mietvertrag, machen das NOVO PM-Modul so effektiv für die tägliche Arbeit von Immobilienverwaltern und Finanzverantwortlichen in Ihrem Unternehmen

Das Modul NOVO PM automatisiert den Prozess der Ausstellung von Rechnungsbelegen, darunter z. B. Mietrechnungen für Hunderte von Mietern in sehr kurzer Zeit, auch in mehreren Objekten gleichzeitig (dank der Funktion „Portfolio-Rechnungsstellung”), und ermöglicht auch die Ausstellung vieler anderer Arten von Belegen im Zusammenhang mit der Vermietung sowie beliebiger Rechnungen für Vertragspartner bei einmaligen Ereignissen. Das Modul NOVO PM ermöglicht ebenfalls eine Sammelgenerierung von Korrekturrechnungen, was den Prozess der Verkaufsdokumentation weiter optimiert, insbesondere wenn viele Verkaufsrechnungen für mehrere Vertragspartner/Mieter korrigiert werden müssen. NOVO PM ermöglicht auch die vollautomatische Erstellung und den Versand von elektronisch generierten Rechnungen an Vertragspartner/Mieter.

Das Modul NOVO PM automatisiert die Abrechnung des Verbrauchs aller Arten von Medien und die Weiterberechnung an die jeweiligen Mieter, auch bei komplexen Mietvertragsbedingungen, z. B. ermöglicht es die Abrechnung von Medien auf der Grundlage von Flächen, Zählerständen, Pauschalen auch unter Berücksichtigung unterschiedlicher Messstrukturen des Objekts, z. B. mehrere Zählerstufen.

Das NOVO PM-Modul ermöglicht eine vollautomatische Abrechnung von Nebenkosten, unter Berücksichtigung aller Parameter der Mietverträge – mit einem einzigen Vorgang im System erhält der Benutzer eine vollständige Abrechnung der Gebühren für jeden Mieter, mit automatischer Ausstellung z. B. zusätzlicher Belastungsrechnungen mit einem Ausdruck der detaillierten Berechnung der einzelnen Beträge als zusätzliche Information für den Mieter. NOVO PM ermöglicht auch die laufende Überwachung der Nutzung des Betriebskostenbudgets in verschiedenen Kategorien und Zeiträumen

Dank umfangreicher Berichte, die Daten in verschiedenen Bereichen und Umfang präsentieren, hat der Benutzer jederzeit Zugriff auf aktuelle Informationen, z. B. über die Höhe der Forderungen in allen verwalteten Objekten, und dank der „Drill-Down”-Funktion kann er sofort auf detaillierte Informationen über die Höhe der Verbindlichkeiten einzelner Mieter zugreifen. Das Modul NOVO PM ermöglicht die Erstellung und Überwachung der Korrespondenz mit den Mietern bezüglich der Begleichung von Forderungen sowie die Ausstellung und den Versand von Mahnungen mit entsprechender Berichterstattung für den Benutzer. Darüber hinaus kann der Benutzer zusätzliche Funktionen nutzen wie erweiterte, automatische Mahnungen oder SMS-Benachrichtigungen für Vertragspartner - Mieter (im E-Mail- oder klassischen SMS-Format), die eine sehr flexible Definition sowohl des Inhalts als auch der Häufigkeit der vom System versendeten automatischen Mahnungen ermöglichen, was sich sicherlich positiv auf die Effizienz des Inkassoprozesses gegenüber Mietern auswirken wird

Die im NOVO PM-Modul verfügbaren übersichtlichen Berichte über Mietsicherheiten ermöglichen eine schnelle Analyse dieser bei einzelnen Mietverträgen, wobei der aktuelle, erforderliche Umfang der Mietsicherheiten und deren Ablaufdaten berechnet werden. Das System ermöglicht proaktiv eine automatische Ausstellung beliebiger Anzahl an Mahnungen, z. B. zur Aufstockung von Sicherheiten. Das System ermöglicht auch den Versand automatischer E-Mail-Benachrichtigungen an Benutzer, die über auslaufende oder zu niedrige Mietsicherheiten informieren.

Die Indexierung von Mietverträgen im NOVO PM-Modul ist vollständig automatisch und intuitiv. Nach der Eingabe des veröffentlichten Verbraucherpreisindex ins NOVO PM beginnt das System automatisch mit der Ausstellung von Rechnungen zu den neuen, indexierten Sätzen und fügt einen entsprechenden Ausgleichsposten zur nächsten Rechnung hinzu.

Der elektronische Umlauf und die Genehmigung von Einkaufsbelegen ist ein autonomer Bestandteil unseres Hauptmoduls NOVO Property Management. Nutzer dieser Funktion haben Zugriff auf ein umfangreiches Verzeichnis von Vertragspartnern/Lieferanten und können schnell und intuitiv neue Vertragspartner zum Modul hinzufügen. Das NOVO PM-Modul ermöglicht die Archivierung von Verträgen (und anderen Dokumenten) mit Lieferanten, das schnelle und intuitive Hinzufügen von Kaufbelegen mit der Möglichkeit auf dem Bildschirm einen Scan des Kaufbelegs anzuzeigen, um beispielsweise die Daten der Rechnung zu überprüfen. NOVO PM kann automatische Benachrichtigungen (Benachrichtigungen über zur Genehmigung anstehende Kaufrechnungen) per E-Mail an Personen senden, die im Genehmigungsprozess für Kostenbelege zuständig sind (z. B. pro Abteilung, Kostenkategorie, Finanzlimit), wobei praktisch jeder Genehmigungsprozess gemäß den internen Verfahren des Kunden abgebildet werden kann. Die sofortige Anzeige der gesamten Genehmigungshistorie eines Kaufbelegs, die Zuordnung des Kaufbelegs (Rechnungsposition) zu einer bestimmten Kostenkategorie und einem Budget, einer Gruppe von Mieteinheiten sowie die Möglichkeit der Integration in das Buchungs-System zur Automatisierung der Buchung genehmigter Rechnungen sind zusätzliche „Extras”, die die Nutzer des NOVO PM-Moduls sicherlich zu schätzen wissen werden. Erwähnenswert ist auch, dass es möglich ist, die Funktion zur Generierung von Sammelüberweisungen zur Zahlung übermittelter Kaufrechnungen zu parametrisieren und zusammen mit einem entsprechenden Bericht zu aktivieren, wodurch der Verwaltungprozess des Kaufrechnungsflusses im Unternehmen des Kunden praktisch vollständig automatisiert wird.

Die OCR-Funktion ermöglicht das automatische Auslesen von Daten aus Einkaufsbelegen, die vom Lieferanten an die E-Mail-Adresse des Kunden gesendet oder aus gescannten Rechnungen gelesen und auf einem internen FTP-Server gespeichert wurden. Darüber hinaus fügt OCR automatisch einen Scan des Einkaufsbelegs zum Archiv der mit dem erfassten Einkaufsbeleg verbundenen Dokumente/Verträge hinzu

Die Funktion „Purchase Order” (Bestellungen) als Zusatzfunktion zum elektronischen Workflow und zur Genehmigung von Einkaufsbelegen ermöglicht den Benutzern unter anderem: eine schnelle Erstellung von Bestellungen (Purchase Orders), das Hinzufügen einer beliebigen Anzahl im beliebigen Dokumentenformat verbunden mit der Bestellung, das Zuordnen der Bestellung zu einer bestimmten Kostenkategorie und einem bestimmten Budget, automatische E-Mail-Benachrichtigungen an Personen, die sich im Genehmigungsprozess der Bestellung befinden (z. B. pro Abteilung, Kostenkategorie, Finanzlimit), der übrigens frei parametriert werden kann, sowie eine sofortige Vorschau der gesamten Genehmigungshistorie jeder Bestellung. Nach der Genehmigung der Bestellung verknüpft das NOVO PM-Modul die Bestellung automatisch mit der/den Kaufrechnung(en) und überprüft dabei automatisch die Kostenkategorie, den Betrag (für den die Bestellung genehmigt wurde) der Budgetverwendung (auch beim Hinzufügen der erfassten Rechnung zum Saldo) und automatischer „Weiterleitung” zur zusätzlichen Genehmigung bei Überschreitungen/Unstimmigkeiten. Die Benutzer haben auch die Möglichkeit, ein umfangreiches Auftragsregister zu nutzen, das die Analyse der Daten mit Hilfe zahlreicher Filter und den sofortigen Export von Aufstellungen in das .xls-Format ermöglicht.

Die Dokumentenarchivierungsfunktion ermöglicht nicht nur die Speicherung aller Arten von elektronischen Dokumenten (Scans, PDFs, Fotos usw.) im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit zu speichern, sondern auch eine intelligente kontextbezogene Suche durchzuführen, z. B. durch Eingabe des Wortes „Miete” listet das NOVO PM-System alle Dokumente auf, die dieses Wort entweder im Dokumentnamen oder im Dokumentinhalt enthalten. Das Modul ermöglicht außerdem eine sehr flexible Aufteilung und Nutzung einer Dokumentenstruktur und dank der intelligenten Verbindung zwischen den verschiedenen Bildschirmen des Moduls, eine sehr effektive Anzeige aller Dokumente, die dem Modul auf verschiedenen Bildschirmen hinzugefügt wurden, direkt auf dem Bildschirm der Archivierungsfunktion.

Mieter in Objekten, die NOVO PM nutzen, haben über das sogenannte Mieterportal, das vollständig online verfügbar ist, Zugriff auf ausgewählte Daten und Informationen aus dem System. Das Mieterportal für das Modul NOVO PM ermöglicht Mietern einen schnellen Überblick über ihre Abrechnungen für ausgestellte Rechnungen für die Anmietung von Räumlichkeiten (oder anderen Mieteinheiten) im Gebäude, das Herunterladen von Rechnungskopien im PDF-Format und das Hinzufügen von Daten über den generierten Umsatz zum System (mit der Möglichkeit, deren Entwicklung im Laufe der Zeit einzusehen). Der Verwalter selbst hat die Möglichkeit diverse Ankündigungen und Informationen zu Immobilie umgehend im Mieterportal zu veröffentlichen. All dies in einem modernen Layout mit der Möglichkeit, z. B. das Logo des Verwalters hervorzuheben.

Die virtuelle Rezeption ermöglicht über einen Touchscreen die schnelle Registrierung von Besuchern der Mieter im Gebäude im NOVO PM-Modul, praktisch ohne Beteiligung eines Rezeptionisten. Dadurch weiß der Facility Manager jederzeit, wie viele externe Personen sich im Gebäude befinden, kann Besucherstatistiken führen und Dank der Integrationsmöglichkeit mit einer Wärmebildkamera (Fernmessung der Körpertemperatur) für mehr Sicherheit der im Gebäude arbeitenden Personen sorgen. Geringere Kosten und höhere Effizienz sind die wichtigsten Vorteile, die sich aus der Implementierung dieser Funktion ergeben, und haben einen positiven Einfluss auf das Image des Verwalters/Eigentümers des Gebäudes.

Das NOVO PM-Modul bietet eine Funktion, mit der Immobilien- und Vermögensverwalter ihr Portfolio an Gewerbeimmobilien aus ESG-Perspektive verwalten können, indem sie beispielsweise die Objekte aus der Perspektive der erforderlichen und erhaltenen ESG-Zertifikate beschreiben und analysieren (mit Markierung der Objekte mit unterschiedlichen Status auf der Karte, z. B. grün, gelb usw.), der angewandten Richtlinien im Zusammenhang mit nachhaltiger Entwicklung, der Anzahl und des Umfangs der Einrichtungen für Mieter und Besucher, die sich in der Immobilie befinden. Die ESG-Funktion ermöglicht auch die Planung von Aktivitäten im Bereich der nachhaltigen Entwicklung, die von den Verwaltern für die lokalen Gemeinschaften in den einzelnen Immobilien organisiert werden. Darüber hinaus kann auch der Ressourcenverbrauch überwacht werden, z. B. aller in der Anlage verbrauchten Medien (z. B. Strom, Wasser usw.), wodurch in Zukunft Trends beim Verbrauch einzelner Ressourcen abgeschätzt und beispielsweise eine Politik der schrittweisen Reduzierung eingeführt werden kann.

Im NOVO PM-Modul stehen dem Benutzer Dutzende von Standard-Managementberichten zur Verfügung, angefangen vom klassischen Mieterübersicht über einen umfangreichen NOI-Bericht, Berichte über den Vermietungsstatus einzelner Mieteinheiten, übersichtliche Einnahmen- und Ausgabenberichte (mit Daten aus verschiedenen Perspektiven) bis hin zu Berichten über das Forderungsmanagement, Sicherung von Mietverträgen, Budgetierung (Einnahmen und Kosten) und Effizienz, z. B. von Gewerbeimmobilien. Die Berichte in NOVO PM bieten dank umfangreicher Filter umfangreiche Möglichkeiten zur Datenpräsentation (z. B. bietet das Modul für Mietvertrags- oder Verkaufsbelegaufstellungen über 20 verschiedene Filter zur Analyse der Daten in einzelnen Aufstellungen). Darüber hinaus können alle Berichte und Aufstellungen mit einem Klick in eine Excel-Tabelle übertragen werden, wodurch die Arbeit mit den Daten noch effizienter wird.

Das NOVO PM-Modul nutzt aktiv fortschrittliche KI-Mechanismen und setzt damit neue Maßstäbe in Sachen Innovation. Durch die Integration eines intelligenten KI-Agenten hat der Benutzer sofortigen Zugriff auf Wissen – von Benutzerhandbüchern und Anwendungsszenarien für das NOVO PM-Modul bis hin zu dynamischer Unterstützung bei der Datenanalyse im System. Der Benutzer kann auf einfache Weise Fragen stellen, z. B. zu den aktuellen Mietpreisen für einen ausgewählten Mieter, zu den im Archiv verfügbaren Dokumenten oder zu Abrechnungsdetails, und die KI liefert präzise Antworten in Echtzeit. Dadurch wird die Arbeit mit dem Modul schneller, intuitiver und dialogorientierter. NOVO PM bestätigt damit seine Position als Technologieführer und unterstützt Asset- und Property-Manager bei der täglichen Verwaltung ihres Immobilienportfolios.