Jahrelang war die Tabellenkalkulation das grundlegende Arbeitsinstrument im Immobilienmanagement. Für ein einzelnes Gebäude oder ein kleines Portfolio mag dies als ausreichende Lösung erscheinen. Das Problem beginnt jedoch, wenn der Umfang wächst und sich der Wert der Vermögenswerte auf Hunderte Millionen beläuft..
Excel ist kein Managementsystem. Es ist ein Berechnungswerkzeug.
Im Umfeld von Immobilienfonds ist dieser Unterschied von entscheidender Bedeutung – insbesondere im Hinblick auf Investitionen.
Die Illusion niedriger Kosten
Das häufigste Argument für die Verwendung von Tabellenkalkulationen betrifft die Kosten. Excel ist verfügbar, dem Managementteam vertraut und erfordert keine formelle Implementierung.
Die tatsächlichen Kosten entstehen jedoch n anderen, für die Immobilienverwaltung entscheidenden Bereichen::
- Zeitaufwand für die manuelle Aktualisierung der Daten,
- Risiko von Fehlern in den Formeln,
- fehlende Kontrolle über die Änderungshistorie,
- Verteilung der Dateien auf verschiedene Benutzer.
In einer kleinen Struktur sind dies lediglich Unannehmlichkeiten.
In einem großen Portfolio werden sie zu einem erheblichen Risikofaktor.
Menschliches Versagen als systemisches Risiko
Fehler in Tabellenkalkulationen sind weit verbreitet. Tippfehler in Formeln, veraltete Mietindexierungen, überschriebene historische Daten – all dies sind Situationen, die ohne zusätzliche Kontrollmechanismen nur schwer zu erkennen sind.
Bei Mietverträgen kann dies unter anderem folgende potenzielle Folgen haben:
- falsche Berechnung der Miete und der Vorauszahlungen auf Betriebskosten
- fehlerhafte Indexierungen
- unzutreffende Rent-Roll- und NOI-Berichte
- ein verzerrtes Bild der Rentabilität des Objekts und des gesamten Portfolios.
Wenn die Betriebs- und Finanzdaten die Grundlage für das Bewertungsmodell einesImmobilienportfolios bilden, kann jeder Fehler in einer Tabelle Investitionsentscheidungen beeinflussen.
Verteilte Tabellen verfügen weder über integrierte Validierungsmechanismennoch über einen vollständigen Prüfpfad. Die Verantwortung für die Richtigkeit der Daten liegt ausschließlich beim Benutzer, also beim Managementteam.
Fehlen einer einzigen Version der Wahrheit
In Organisationen, die mit Tabellenkalkulationen arbeiten, gibt es oft mehrere Versionen desselben Berichts. Jede Abteilung kann an ihrer eigenen Datei arbeiten, die zu unterschiedlichen Zeiten aktualisiert wird.
Es entsteht eine Situation, in der beispielsweise:.:
- die operative Abteilung andere Daten sieht als die Finanzabteilung,
- wichtige Berichte manuell konsolidiert werden müssen,
- die Aktualisierung eines Kennwerts Änderungen in mehreren Dateien erfordert.
Das auf einer zentralen Datenbank basierende System Asset & Property Management beseitigt dieses Problem, indem es eine einzige, einheitliche Struktur für Daten, Informationen und Dokumente aufrechterhält.
Automatisierung als Kontrollelement und nicht als nicht als Komfortfunktion
Das moderne System Asset & Property Management automatisiert unter anderem folgende Prozesse:
- Indexierung der Miete nach GUS- oder HICP-Indizes,
- Massenfakturierung für Mieter,
- Abrechnung und Weiterverrechnung von Nebenkosten,
- Abrechnung von Betriebskosten,
- Überwachung auslaufender Verträge,
- Kontrolle von Kautionen und Bankgarantien,
- Forderungseinzug,
- Umlauf von Einkaufsbelegen.
In einer Tabellenkalkulation erfordert jeder dieser Prozesse manuelle Eingriffe. Die Automatisierung ist hier keine Frage des Arbeitskomforts, sondern ein Mechanismus zur Begrenzung finanzieller und operativer Risiken.
Skalierung ohne proportionale Zunahme der Komplexität
Excel eignet sich für eine begrenzte Anzahl von Datensätzen und eine begrenzte Anzahl von Benutzern. Mit dem Wachstum des Portfolios steigt die Anzahl der Daten, Dateien, Abhängigkeiten und Formeln.
Ein für die Verwaltung von Immobilienportfolios entwickeltes Asset & Property Management-System ermöglicht unter anderem:
- die Verwaltung mehrerer Gebäude in einer Struktur,
- die Kontrolle der Benutzerrechte,
- eine vollständige Änderungshistorie,
- und die Integration in das Finanz- und Buchhaltungssystem.
Die Skalierung des Portfolios sollte nicht mit einem proportionalen Anstieg des operativen Risikos einhergehen.
Excel und die Vorbereitung auf Due Diligence
Beim Verkauf einer Immobilie oder eines gesamten Immobilienportfolios erwartet der Investor geordnete, konsistente Daten. In einer auf Tabellenkalkulationen basierenden Umgebung erfordert die Vorbereitung der Dokumentation oft zusätzliche Wochenarbeit.
Ein zentrales System ermöglicht die Erstellung von Berichten ohne zusätzliche Konsolidierung. So sind beispielsweise Vertragsdaten, Indexierungen und Abrechnungshistorien in einer einzigen Datenbank verfügbar.
Der Unterschied betrifft nicht nur die für die Erstellung der Berichte erforderliche Zeit, sondern auch die Zuverlässigkeit der Daten und Informationen.
Vergleich der Ansätze
Bereich Tabellenkalkulationen Asset & Property Management-System
| Bereich | Traditionelles Modell | Systembasiertes Modell |
|---|---|---|
| Datenstruktur | Verteilte Dateien | Einheitliche Datenbank |
| Änderungshistorie | Eingeschränkt | Vollständiger Prüfpfad |
| Mietindexierung | Manuell | Automatische Mechanismen |
| RR- & NOI-Berichte | Manuelle Konsolidierung | Systemdaten |
| Integration mit FiBu-System | Keine | Bidirektionale Integration |
Die Tabelle zeigt, dass der Unterschied nicht nur in der Arbeitserleichterung liegt. Er betrifft auch den Grad der Kontrolle über die Immobilienvermögen.
Excel als Übergangslösung
Eine Tabellenkalkulation kann in der Anfangsphase der Geschäftstätigkeit nützlich sein. Mit dem Wachstum des Portfolios beginnt jedoch das Fehlen einer systemischen Struktur und einer einheitlichen Datenbank die Entwicklung zu behindern.
Im Umfeld von Immobilienfonds als Eigentümern – sind operative und finanzielle Daten Teil des Investitionsmodells. Wenn ihre Qualität von manuellen Aktualisierungen abhängt, muss das Unternehmen zusätzliche Risiken in Kauf nehmen.
In ausgereiften Organisationsstrukturen ist Excel keine Alternative zum Asset & Property Management-System. Es ist eine vorübergehende Lösung.
Häufig gestellte Fragen
Ist Excel für die Immobilienverwaltung völlig unbrauchbar geworden?
Nein. Es kann eine unterstützende Rolle bei Ad-hoc-Analysen spielen. Es sollte jedoch nicht die grundlegende Infrastruktur für die Verwaltung des Immobilienportfolios bilden.
Ersetzt das Asset & Property Management-System alle Berichte in Excel?
Das System liefert konsistente Betriebs-, Finanz- und Investitionsdaten. Tabellenkalkulationen können für zusätzliche Analysen verwendet werden, aber die Datenquelle sollte die zentrale Datenbank des Asset & Property Management-Systems sein.
Wie reduziert das Asset & Property Management-System das Fehlerrisiko?
Durch Prozessautomatisierung, Berechtigungssteuerung, Datenvalidierung und vollständige Änderungshistorie.
Wann sollte ein Unternehmen den Umstieg von Excel auf das Asset & Property Management-System in Betracht ziehen?
Wenn die Anzahl der Objekte, Mietverträge und Abrechnungen die Möglichkeiten der manuellen Kontrolle übersteigt und wenn operative und finanzielle Daten zu einem Bestandteil von Investitionsentscheidungen werden.
Zentrale Datenbank als Infrastruktur des Immobilienportfolios
