Case study

Spółka Czerska 8/10 zarządza główną siedzibą Grupy Agora. Odpowiada za bieżące administrowanie budynkiem, dostosowywanie go do potrzeb zespołu i kontrolę kosztów jego utrzymania. Nadzoruje m.in. wynajem powierzchni, zużycie energii, modernizację instalacji, a także prowadzenie coworkingu, stołówki i kawiarni. Zajmuje się również obsługą nieruchomości w innych lokalizacjach firmy.

W związku z rozwojem działalności Grupy Agora, nowo powołana spółka z grupy – Czerska 8/10 stanęła przed wyzwaniami związanymi z efektywnym zarządzaniem przestrzenią biurową i coworkingową oraz nadzorowaniem obiektów, w których Grupa prowadzi działalność. Kluczowe problemy obejmowały:

Aby sprostać tym wyzwaniom, Czerska 8/10 zdecydowała się na wdrożenie systemu NOVO Property Management (NOVO PM), rekomendowanego zarządowi Czerska przez osoby z rynku nieruchomości komercyjnych, jako sprawdzone i elastyczne narzędzie do zarządzania nieruchomościami komercyjnymi.
Kluczowe etapy wdrożenia obejmowały:

• Wybór modułu NOVO PM – po analizie wymaganych funkcjonalności systemu, moduł NOVO PM został uznany za najlepiej dopasowane narzędzie do zarządzania przestrzenią biurową i coworkingową, oferujący szeroki wachlarz funkcji dedykowanych dla nieruchomości komercyjnych.
• Wdrożenie i migracja danych – eksperci NOVO przeprowadzili audyt umów najmu i zestawień, po czym przygotowali i wprowadzili wszystkie konieczne dane do systemu, ustawiając wszystkie kluczowe parametry. Pozwoliło to na bardzo szybkie rozpoczęcie pracy operacyjnej oraz weryfikację poprawności naliczeń.
• Integracja systemu – NOVO PM zintegrowano z procesami administracyjnymi, co umożliwiło automatyczne przetwarzanie danych, usprawnienie fakturowania oraz monitoring płatności.

Dzięki wdrożeniu systemu NOVO PM, Czerska 8/10 odnotowała liczne korzyści operacyjne, w tym:

• Optymalizacja przestrzeni – system umożliwił precyzyjne monitorowanie i optymalizację wykorzystania przestrzeni biurowej i coworkingowej, co wpłynęło na lepsze warunki dla najemców oraz większą rentowność obiektu.
• Usprawnienie procesów administracyjnych – automatyzacja fakturowania znaczenie skróciła czas przeznaczany na zadania administracyjne i zminimalizowała ryzyko błędów, umożliwiając szybkie wystawianie faktur.
• Zwiększona efektywność operacyjna – NOVO PM zapewniło pełną kontrolę nad umowami najmu, harmonogramami płatności oraz zarządzaniem nieruchomościami, co pozwoliło Czerska 8/10 skupić się na dalszej optymalizacji mixu najemców w obiekcie.