Case study

San Park – nowoczesny park handlowy średniej wielkości zlokalizowany w dynamicznie rozwijającym się rejonie Warszawy. Obiekt obejmuje około 50 umów najmu, zawartych z najemcami reprezentującymi różne branże

San Park, nowo otwarty park handlowy zlokalizowany w dynamicznie rozwijającym się rejonie Warszawy, stanął przed istotnymi wyzwaniami operacyjnymi:

• Brak automatyzacji procesów – generowanie faktur ręcznie przy takiej skali najmu (ok. 50 umów) wymagałoby dużych nakładów pracy.
• Ryzyko błędów – przetwarzanie danych w arkuszach Excel zwiększało ryzyko pomyłek, które mogłyby zaszkodzić reputacji obiektu już na starcie.
• Presja czasu – pozostało zaledwie kilka tygodni do otwarcia obiektu i rozpoczęcia fakturowania.

Największym wyzwaniem było terminowe i bezbłędne przeprowadzenie pierwszego fakturowania najemców. Zarząd San Park miał świadomość, że błędy w rozliczeniach mogłyby wpłynąć na płynność finansową i relacje z najemcami.

Aby sprostać tym wyzwaniom, San Park zdecydował się na wdrożenie systemu NOVO Property Management (NOVO PM). Dzięki elastyczności i modułowej budowie systemu, NOVO PM idealnie odpowiadał na potrzeby nowego obiektu handlowego. Kluczowe etapy wdrożenia obejmowały:

• Szybkie rozpoczęcie projektu – umowę podpisano w sierpniu 2024 roku, co umożliwiło natychmiastowe działania.
• Wsparcie ekspertów NOVO – zespół NOVO wspierał klienta w przygotowaniu danych, ich analizie i wprowadzeniu do systemu.
• Kompleksowa parametryzacja i testy – wdrożono funkcje automatycznego fakturowania, rozliczania mediów, zarządzania zabezpieczeniami i windykacją. Wszystko zostało uruchomione w 4 tygodnie.
• Integracja procesów – system zintegrowano z administracją obiektu, co umożliwiło pełną automatyzację operacji

Wdrożenie modułu NOVO PM przyniosło wymierne korzyści operacyjne i biznesowe dla San Park:

Gotowość operacyjna od dnia otwarcia:

Moduł NOVO PM został w pełni wdrożony i uruchomiony w ciągu zaledwie 4 tygodni, co pozwoliło na bezproblemowe rozpoczęcie działalności operacyjnej parku handlowego.

Automatyzacja kluczowych procesów:

• Wszystkie faktury za czynsz podstawowy oraz zaliczki na koszty eksploatacyjne zostały automatycznie wygenerowane zgodnie z zapisami umów najmu.
• Dokumenty sprzedaży zostały dostarczone najemcom w sposób automatyczny za pośrednictwem poczty elektronicznej.
• System umożliwił również automatyczne rozliczanie i refakturowanie zużycia mediów, co znacząco odciążyło zespół administracyjny.
• Minimalizacja ryzyka błędów: Wdrożenie zautomatyzowanego systemu wyeliminowało błędy związane z ręcznym przetwarzaniem danych, co przełożyło się na większe zadowolenie najemców i usprawnienie procesów administracyjnych.

Oszczędność czasu i zasobów:

Automatyzacja procesów pozwoliła zespołowi San Park skupić się na strategicznych aspektach zarządzania nieruchomością, zamiast angażować się w czasochłonne czynności operacyjne