Mieter in Objekten, die NOVO FM nutzen, haben über das sogenannte Mieterportal, das vollständig online verfügbar ist, Zugriff auf ausgewählte Daten und Informationen aus dem System. Das Mieterportal für das NOVO FM-Modul ermöglicht es Mietern, Meldungen zur technischen Infrastruktur schnell in das System einzutragen (mit der Möglichkeit, den Status ihrer Bearbeitung zu überprüfen) und die Kontaktdaten der Verantwortlichen (z. B. Buchhaltung, Zahlungen, technische Fragen usw.) einzusehen. All dies in einem modernen Layout mit der Möglichkeit, z. B. das Logo des Verwalters hervorzuheben.

Das Modul zur Archivierung von Dokumenten ermöglicht nicht nur die Speicherung aller Arten von elektronischen Dokumenten (Scans, PDFs, Fotos usw.) im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit zu speichern, sondern auch eine intelligente kontextbezogene Suche durchzuführen, z. B. durch Eingabe des Wortes „Gerät” listet das NOVO FM-Modul alle Dokumente auf, die dieses Wort entweder im Dokumentnamen oder, mithilfe einer Schnittstelle zu einem OCR-System, im Dokumentinhalt enthalten. Das System ermöglicht auch eine sehr flexible Parametrisierung und die Verwendung einer Dokumentenstruktur.

Das Modul NOVO FM verwendet einen einzigartigen Ansatz für die Arbeit mit Zeitplänen für wiederkehrende Aufgaben, die automatisch vom Modul NOVO FM auf der Grundlage der Daten aus der technischen Dokumentation des Geräts oder den eigenen Vorgaben der Benutzer erstellt werden. Das Einfügen von Änderungen in den Zeitplan für wiederkehrende Aufgaben nach deren Ausführung ist ebenso intuitiv und effektiv.

Eine interessante Funktion des NOVO FM-Moduls ist die Möglichkeit, jedes Gerät (oder jede Gerätekategorie) mit einem Objektplan (z. B. im .dwg-Format) zu verknüpfen und in einer Sprechblase grundlegende Informationen zum jeweiligen Gerät anzuzeigen. Die systemeigene Lupenfunktion unterstützt den Benutzer zusätzlich bei umfangreichen Grundrissen oder ganzen Objekten.

Das NOVO FM-Modul verwendet eine umfangreiche Gerätekategorisierung mit 5 Kategorisierungsebenen, die in Zusammenarbeit mit erfahrenen FM-Managern entwickelt wurde. Der Benutzer kann auch seine eigene Kategorisierung verwenden, die mit Hilfe vordefinierter Excel-Tabellen einfach in das Modul eingegeben werden kann. Das Gerät selbst kann mit mehreren Parametern beschrieben werden, z. B. Kaufdatum, empfohlene Inspektionen, Hersteller, Marke, Lebenszyklus usw.

Die Bearbeitung, Überwachung und Analyse von Meldungen im NOVO FM-Modul ist sehr effektiv – das Hinzufügen von Meldungen, auch per E-Mail an das Modul, entsprechend definierte Farben, Filter oder die Möglichkeit, einen vereinfachten Modus anzuzeigen, erleichtern die Überwachung und Analyse der Arten, Kategorien und Prioritäten der registrierten Meldungen zur technischen Infrastruktur erheblich.