Najemcy w obiektach, które korzystają z NOVO FM, mają możliwość dostępu do wybranych danych i informacji z systemu poprzez tzw. Portal Najemcy, dostępny całkowicie on-line. Portal najemcy dla modułu NOVO FM umożliwia najemcom szybkie dodawanie do systemu zgłoszeń dotyczących infrastruktury technicznej (wraz z możliwością sprawdzania statusu ich realizacji), sprawdzenie danych kontaktowych do osób zarządzających (np. księgowość, płatności, kwestie techniczne itp.). A wszystko to w nowoczesnej szacie graficznej, z możliwością wyeksponowania np. logo zarządcy

Moduł archiwizacji dokumentów pozwala nie tylko na przechowywanie wszystkich typów elektronicznych wersji dokumentacji (skany, PDF-y, zdjęcia itp.) związanej z prowadzoną działalnością, ale także na inteligentne wyszukiwanie kontekstowe, np. poprzez wpisanie słowa „urządzenie” moduł NOVO FM wylistuje wszystkie dokumenty, które zawierają to słowo albo w nazwie dokumentu, albo, korzystając z interface do systemu typu OCR, w jego zawartości. System umożliwia także bardzo elastyczne parametryzowanie i korzystanie z „drzewka” dokumentów

W module NOVO FM zastosowano unikatowe podejście do pracy z harmonogramem czynności okresowych, który jest generowany automatycznie przez moduł NOVO FM w oparciu o dane z dokumentacji technicznej urządzenia lub założenia własne użytkowników. Nanoszenie zmian do planu czynności okresowych, po ich wykonaniu, jest równie intuicyjne i efektywne

Jedną z ciekawych funkcjonalności modułu NOVO FM jest możliwość podpięcia każdego urządzenia (lub kategorii urządzeń) pod plan obiektu (np. w formacie .dwg), z wyświetleniem w dymku podstawowych informacji o danym urządzeniu. Systemowa funkcja lupy dodatkowo wspiera użytkownika w przypadku rozbudowanych planów pięter czy całych obiektów

Moduł NOVO FM korzysta z rozbudowanej kategoryzacji urządzeń, w której zastosowano 5 poziomów kategoryzacji, a która została przygotowana przy współpracy z doświadczonymi FM managerami. Użytkownik może także korzystać z własnej kategoryzacji, którą łatwo wprowadzić do modułu za pomocą predefiniowanych arkuszy Excelowych. A samo urządzenie może być opisane kilkunastoma parametrami np. data zakupu, zalecane przeglądy, producent, marka, cykl życia etc.

Procesowanie, monitorowanie oraz analiza zgłoszeń w module NOVO FM jest bardzo efektywna – łatwość dodawania zgłoszeń, także poprzez wysłanie do modułu emaila, odpowiednio zdefiniowane kolory, filtry czy też możliwość wyświetlenia trybu uproszczonego znakomicie ułatwiają monitorowanie oraz analizę rodzajów, kategorii oraz priorytetów zarejestrowanych zgłoszeń dotyczących infrastruktury technicznej