Rozbudowane rejestry kluczowych danych umożliwiają sprawną pracę z modułem NOVO PM, dzięki czemu zarządzanie w obszar property management może być jeszcze bardziej efektywne. Dziesiątki pól opisujących poszczególne spółki celowe / właścicieli obiektów, same obiekty (w tym działki, lokalizacje GPS, dane kontaktowe / rejestrowe, KW, GLA itd.), najemców i dostawców (wraz z pełnymi danymi kontaktowymi osób kontaktowych u tych kontrahentów), jednostek najmu (wraz z możliwością ich lokalizacji na mapie piętra obiektu, prezentowaniem ich w sztukach lub m2, grupowaniem w grupy jednostek najmu, podpinaniem liczników zużycia mediów itd.), a także ponad 150 parametrów dla każdej umowy najmu, stanowią o efektywności modułu NOVO PM w codziennej pracy property managerów oraz osób odpowiedzialnych za finanse w organizacji

Moduł NOVO PM automatyzuje proces wystawiania dokumentów sprzedaży, w tym np. faktur sprzedaży dla setek najemców w bardzo krótkim czasie, także w wielu obiektach jednocześnie (dzięki funkcjonalności Portfolio invoicing), umożliwiając też wystawianie wielu innych typów dokumentów sprzedaży związanych z wynajmem, jak również dowolnych faktur dla kontrahentów w przypadku jednorazowych zdarzeń. Moduł NOVO PM umożliwia także zbiorcze generowanie faktur korygujących, co jeszcze bardziej usprawnia proces zarządzania procesem dokumentowania sprzedaży, szczególnie w przypadku konieczności korygowania wielu faktur sprzedaży dla wielu kontrahentów-najemców. NOVO PM pozwala także na w pełni automatyczne generowanie i wysyłanie faktur elektronicznych do kontrahentów-najemców

Moduł NOVO PM automatyzuje proces rozliczania zużycia wszystkich typów mediów i refakturowania najemców, także dla skomplikowanych parametrów umów najmu np. umożliwia rozliczanie mediów na podstawie powierzchni, odczytów liczników, ryczałtów, uwzględniając różnorodne struktury opomiarowania obiektu np. kilka poziomów liczników

Moduł NOVO PM pozwala na w pełni automatyczne rozliczenie budżetu kosztów „service charge”, uwzględniając parametry umów najmu – za pomocą jednej operacji w systemie użytkownik otrzymuje pełne rozliczenie opłat na każdego najemcę, z automatycznym wystawieniem np. dodatkowych faktur obciążeniowych wraz z wydrukiem szczegółowego wyliczenia poszczególnych kwot, jako informacji dodatkowej dla najemcy. NOVO PM umożliwia także bieżące monitorowanie wykorzystania budżetu kosztów eksploatacyjnych w różnych przekrojach rodzajowych i czasowych

Dzięki rozbudowanym raportom prezentującym dane w różnych przekrojach i zakresach, użytkownik w każdej chwili ma dostęp do bieżącej informacji dotyczącej np. poziomu należności we wszystkich zarządzanych obiektach, a dzięki funkcji „drill-down” można błyskawicznie uzyskać dostęp do szczegółowych informacji o poziomie i zakresie zadłużenia poszczególnych najemców. Moduł NOVO PM umożliwia generowanie i monitorowanie korespondencji z najemcami dotyczącej spłat należności, a także wystawianie i wysyłanie not odsetkowych wraz z odpowiednim raportowaniem dla użytkownika. Ponadto, użytkownik może mieć możliwość korzystania z dodatkowych funkcjonalności Rozbudowanych, automatycznych alertów windykacyjnych lub sms'owych dla kontrahentów - najemców (w formacie wiadomości emailowych lub klasycznego sms'a), które umożliwiają bardzo elastyczne definiowanie zarówno treści jak i częstotliwości wysyłanych przez system automatycznych alertów windykacyjnych, co z pewnością będzie miało pozytywny wpływ na efektywność procesu windykacji należności od najemców

Dostępne w module NOVO PM przekrojowe raporty o zabezpieczeniach umożliwiają szybką analizę zabezpieczeń poszczególnych umów najmu wyliczając aktualny, wymagany poziom zabezpieczeń oraz terminy ich wygaśnięcia. System proaktywnie umożliwia automatyczne drukowanie dowolnych wezwań do najemców dotyczących np. konieczności uzupełnienia zabezpieczeń. System pozwala także na wysyłanie automatycznych alertów mailowych do użytkowników, informujących o wygasających lub zbyt niskich zabezpieczeniach

Indeksacja umów najmu w module NOVO PM jest w pełni automatyczna i intuicyjna. Po zasileniu NOVO PM opublikowanymi stawkami indeksacji, system automatycznie rozpocznie wystawianie faktur po nowych, zindeksowanych stawkach, dodając także odpowiednią pozycję wyrównującą do następnej faktury

Elektroniczny obieg i akceptacja dokumentów zakupu jest autonomiczną częścią naszego głównego modułu NOVO Property Management. Korzystający z tej funkcjonalności użytkownicy mają dostęp do rozbudowanego rejestru kontrahentów / dostawców, z szybkim dodawaniem nowych kontrahentów do modułu za pomocą integracji z bazą danych GUS (NIP). Moduł NOVO PM umożliwia archiwizację umów (oraz innych dokumentów) z dostawcami, błyskawiczne i intuicyjne dodawanie dokumentu zakupu do modułu z możliwością podejrzenia, na ekranie dodawania dokumentu zakupu, scanu dokumentu zakupowego celem np. weryfikacji danych z faktury. NOVO PM może wysyłać automatyczne alerty (powiadomienia o oczekujących do akceptacji fakturach zakupu) emailowe do osób, które znajdują się w ścieżce akceptacji dokumentów zakupu (np. per dział, cost category, limit finansowy), przy czym pozwala na odzwierciedlenie praktycznie każdej ścieżki akceptacji zgodnie z wewnętrznymi procedurami klienta. Błyskawiczny podgląd pełnej historii akceptacji dokumentu zakupu, przypisywanie dokumentu zakupu (pozycji faktury) do określonej kategorii kosztowej oraz budżetu, grupy jednostek najmu, a także możliwość integracji z systemem FK celem automatyzacji księgowań zaakceptowanych faktur to dodatkowe "smaczki", które z pewnością docenią użytkownicy modułu NOVO PM. Warto także dodać, że możliwe jest także sparametryzowanie i uruchomienie funkcjonalności Generowania paczek przelewów do banku za przekazane do płatności faktury zakupu, wraz ze sprawdzaniem „Białej listy” i mechanizmu podzielonej płatności, wraz z odpowiednim raportem, co praktycznie całkowicie zautomatyzuje proces zarządzania obiegiem faktur zakupu w organizacji klienta

Funkcja OCR umożliwia automatyczne sczytywanie danych z dokumentów zakupu, przesłanych przez dostawcę na adres e-mail klienta lub odczytywanych z zeskanowanych przez recepcję faktur, umieszczonych na jakimś wewnętrznym serwerze typu ftp. Ponadto, OCR dodaje automatycznie scan dokumentu zakupowego do archiwum dokumentów powiązanych z ewidencjonowanym dokumentem zakupu

Funkcjonalność Purchase order (zamówienia), jako dodatkowa funkcjonalność do elektronicznego obiegu i akceptacji dokumentów zakupu, umożliwia użytkownikom m.in. szybką kreację zamówień (Purchase Orders), dodawanie dowolnej ilości i formatu dokumentów do zamówienia, przypisywanie zamówienia do określonej kategorii kosztowej oraz budżetu, automatyczne alerty emailowe do osób, które znajdują się w ścieżce akceptacji zamówień (np. per dział, cost category, limit finansowy), która, na marginesie może być dowolnie sparametryzowana, błyskawiczny podgląd pełnej historii akceptacji każdego zamówienia. Natomiast po akceptacji zamówienia, moduł NOVO PM sam powiąże zamówienie z fakturą (-ami) zakupu, z automatycznym sprawdzaniem kategorii kosztowej, kwoty (na jaką zostało zaakceptowane zamówienie), wykorzystania budżetu (także z dodaniem ewidencjonowanej faktury do salda) z automatycznym "przekazaniem" do dodatkowej akceptacji w przypadku przekroczeń/niezgodności. Użytkownicy mają także możliwość korzystania z rozbudowanego rejestru zamówień, z możliwością analizowania danych za pomocą wielu filtrów oraz błyskawicznym eksportem zestawień do formatu .xls

Funkcjonalność archiwizacji dokumentów pozwala nie tylko na przechowywanie wszystkich typów elektronicznych wersji dokumentacji (skany, PDF-y, zdjęcia itp.) związanej z prowadzoną działalnością, ale także na inteligentne wyszukiwanie kontekstowe, np. poprzez wpisanie słowa „czynsz” system NOVO PM wylistuje wszystkie dokumenty, które zawierają to słowo albo w nazwie dokumentu, albo w jego zawartości. Moduł umożliwia także bardzo elastyczne parametryzowanie i korzystanie z „drzewka” dokumentów, a także, dzięki inteligentnemu połączeniu pomiędzy różnymi ekranami modułu, umożliwia bardzo efektywne przeglądanie wszystkich dokumentów, które zostały dodane do modułu na różnych ekranach, bezpośrednio na ekranie funkcjonalności Archiwum

Najemcy w obiektach, które korzystają z NOVO PM, mają możliwość dostępu do wybranych danych i informacji z systemu poprzez tzw. Portal Najemcy, dostępny całkowicie on-line. Portal najemcy dla modułu NOVO PM umożliwia najemcom szybki podgląd do swoich rozliczeń z tytułu wystawionych faktur za najem lokali (lub innych jednostek najmu) w obiekcie, możliwość ściągnięcia kopii faktur w formacie PDF oraz dodania do systemu danych o generowanych obrotach (wraz z możliwością ich podglądu, jak zmieniały się w czasie). A sam zarządca ma możliwość błyskawicznej publikacji w Portalu Najemcy ogłoszeń dotyczących działalności obiektu. A wszystko to w nowoczesnej szacie graficznej, z możliwością wyeksponowania np. logo zarządcy

Wirtualna recepcja zapewnia, za pomocą ekranu dotykowego, szybką rejestrację w module NOVO PM gości odwiedzających najemców w obiekcie, praktycznie bez udziału pracownika recepcji. Dzięki temu zarządca obiektu w każdej chwili wie, ile osób z zewnątrz znajduje się w obiekcie, może prowadzić statystyki odwiedzalności, a także, dzięki możliwości integracji z kamerą termowizyjną (zdalne mierzenie temperatury), może zapewniać wyższe bezpieczeństwo osób pracujących w obiekcie. Niższe koszty, wyższa efektywność to kluczowe i pozytywny wpływ na wizerunek zarządcy / właściciela obiektu to kluczowe korzyści wynikające z wdrożenia tej funkcjonalności

W module NOVO PM jest dostępna funkcjonalność umożliwiająca property i asset managerom zarządzanie portfelem obiektów komercyjnych z perspektywy ESG dzięki możliwości np. opisywania i analizowania obiektów z perspektywy wymaganych i otrzymanych certyfikatów z obszaru ESG (z zaznaczaniem na mapie obiektów o różnych statusach np. zielony, żółty etc.), stosowanych polityk związanych ze zrównoważonym rozwojem, liczby i zakresu udogodnień w obiekcie dla najemców i odwiedzających, jakie znajdują się w obiekcie. Funkcjonalność ESG umożliwia także planowanie aktywności z obszaru zrównoważonego rozwoju organizowanych przez zarządców dla lokalnych społeczności w poszczególnych obiektach. Ponadto, można także monitorować zużycie zasobów – np. wszystkich mediów konsumowanych w obiekcie (np. energia elektryczna, woda itd.), co pozwoli w przyszłości oszacować tendencje zużycia poszczególnych zasobów i wprowadzić chociażby politykę stopniowego ograniczania

W module NOVO PM użytkownik może korzystać z dziesiątek dostępnych, standardowych raportów managerskich, poczynając od klasycznego Rent-rolla, przez rozbudowany raport NOI, raporty prezentujące status wynajęcia poszczególnych jednostek najmu, przekrojowe raporty przychodowe i kosztowe (prezentujące dane z różnych perspektyw), a także raporty związane z zarządzaniem należnościami, zabezpieczeniami umów najmu, budżetowaniem (przychodów i kosztów), oraz efektywnością np. obiektów handlowych. Raporty w NOVO PM oferują rozbudowane możliwości prezentowania danych dzięki rozbudowanym filtrom (w przypadku np. zestawień umów najmu lub dokumentów sprzedaży moduł oferuje zestaw ponad 20 różnych filtrów do analizy danych w poszczególnych zestawieniach). Ponadto, każdy z raportów oraz zestawień można przenieść do arkusza Excel za pomocą jednego kliknięcia, dzięki czemu praca z danymi może być jeszcze bardziej efektywna

Moduł NOVO PM aktywnie wykorzystuje zaawansowane mechanizmy AI, wyznaczając nowy standard innowacyjności. Integracja z inteligentnym agentem AI umożliwia użytkownikowi natychmiastowy dostęp do wiedzy — od podręczników użytkownika i scenariuszy użycia modułu NOVO PM, po dynamiczne wsparcie w analizie danych w systemie. Użytkownik może w prosty sposób zadawać pytania, np. o aktualne stawki czynszu dla wybranego najemcy, dostępne dokumenty w archiwum czy szczegóły rozliczeń, a AI dostarcza precyzyjne odpowiedzi w czasie rzeczywistym. Dzięki temu praca z modułem staje się szybsza, bardziej intuicyjna i oparta na dialogu. NOVO PM potwierdza tym samym swoją pozycję lidera technologicznego, wspierając asset i property managerów w codziennym zarządzaniu portfelem nieruchomości