Fallstudie

Die Firma Czerska 8/10 verwaltet den Hauptsitz der Agora-Gruppe. Sie ist für die laufende Verwaltung des Gebäudes, dessen Anpassung an die Bedürfnisse des Teams und die Kontrolle der Unterhaltskosten verantwortlich. Sie überwacht unter anderem die Vermietung von Flächen, den Energieverbrauch, die Modernisierung der Anlagen sowie den Betrieb von Coworking-Räumen, einer Kantine und einem Café. Außerdem kümmert sie sich um die Verwaltung von Immobilien an anderen Standorten des Unternehmens..

Im Zusammenhang mit der Expansion der Agora-Gruppe stand die neu gegründete Konzerngesellschaft Czerska 8/10 vor der Herausforderung, die Büro- und Coworking-Flächen effizient zu verwalten und die Objekte, in denen die Gruppe tätig ist, zu überwachen. Zu den wichtigsten Problemen gehörten:

Um diesen Herausforderungen gerecht zu werden, entschied sich Czerska 8/10 für die Einführung des NOVO Property Management (NOVO PM) Systems, das dem Vorstand von Czerska von Akteuren des gewerblichen Immobilienmarktes als bewährtes und flexibles Tool für die Verwaltung von Gewerbeimmobilien empfohlen wurde. Die wichtigsten Schritte der Einführung umfassten:

• Auswahl des NOVO PM-Moduls – Nach einer Analyse der erforderlichen Systemfunktionen wurde das NOVO PM-Modul als das am besten geeignete Tool für die Verwaltung von Büro- und Coworking-Flächen mit einer breiten Palette von Funktionen für Gewerbeimmobilien ausgewählt.
• Implementierung und Datenmigration – Die Experten von NOVO führten eine Prüfung der Mietverträge und Aufstellungen durch und bereiteten anschließend alle erforderlichen Daten für das System vor und gaben sie ein, wobei sie alle wichtigen Parameter festlegten. Dies ermöglichte einen sehr schnellen Start des Betriebs und die Überprüfung der Richtigkeit der Abrechnungen.
• Systemintegration – NOVO PM wurde in die Verwaltungsprozesse integriert, was eine automatische Datenverarbeitung, eine optimierte Rechnungsstellung und eine Zahlungsüberwachung ermöglicht.

Dank der Implementierung des NOVO PM-Systems konnte Czerska 8/10 zahlreiche operative Vorteile verzeichnen, darunter:

• Raumoptimierung – das System ermöglichte eine präzise Überwachung und Optimierung der Nutzung von Büro- und Coworking-Flächen, was zu besseren Bedingungen für die Mieter und einer höheren Rentabilität des Objekts führte.
• Verbesserung der Verwaltungsprozesse – Die Automatisierung der Rechnungsstellung hat den Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben erheblich reduziert und das Fehlerrisiko minimiert, sodass Rechnungen schnell ausgestellt werden können.
• Erhöhte operative Effizienz – NOVO PM ermöglichte die vollständige Kontrolle über Mietverträge, Zahlungspläne und die Immobilienverwaltung, sodass sich Czerska 8/10 auf die weitere Optimierung des Mietermixes in der Immobilie konzentrieren konnte.