Od kiedy istnieje oferta systemu NOVO Property Management?
Wdrożenie pierwszej wersji systemu NOVO Property Management miało miejsce w 2008 roku. Obejmowało obszar property management w dużym centrum handlowym. Od tego czasu system NOVO Property Management został znacznie rozbudowany, w najnowszej odsłonie obejmuje 4 moduły wspierające pracę zarządców, deweloperów i właścicieli obiektów komercyjnych od momentu komercjalizacji obiektu poprzez administrowanie w obszarach Property i Facility Management aż do momentu sprzedaży obiektu.
Każde wdrożenie systemu NOVO Property Management wzbogaca jego funkcjonalność. W ostatnich latach znacząco rozbudowany został także obszar raportów i analiz dostępnych w systemie.
Iloma nieruchomościami można zarządzać jednocześnie?
System NOVO Property Management jest bardzo elastyczny i skalowalny, umożliwia zarządzanie dowolną liczbą centrów i sieci handlowych, obiektów biurowych, magazynów, obiektów użyteczności publicznej itd.
Dzięki pełnemu dostępowi przez Internet z systemu mogą korzystać użytkownicy znajdujący się w różnych krajach, nawet nie zdając sobie sprawy z faktu, że korzystają wszyscy z jednej, dużej bazy danych. Nie ma także określonego w systemie limitu podmiotów, lokali, umów najmu, najemców czy ilości kategorii urządzeń czy też samych urządzeń, którymi można zarządzać.
Czy jest wyznaczony limit użytkowników aplikacji?
Nie. System NOVO Property Management pozwala na dostęp do systemu nieograniczonej liczbie użytkowników, przy czym opłaty miesięczne za korzystanie z systemu w wybranych modułach (NOVO Property Leasing, NOVO Property Management) są uzależnione od ilości użytkowników systemu.
Dla modułu Facility Management, w przypadku którego opłaty za korzystanie są uzależnione od ilości obiektów, klient może przekazać dostęp do systemu nieograniczonej ilości użytkownikom.
Czy system obsługuje wszystkie kategorie i typy rozliczeń z najemcami?
Praktycznie tak. System NOVO Property Management zawiera w sobie dobre praktyki biznesowe („best practices”) rynku nieruchomości komercyjnych. Oferuje możliwość zaawansowanych rozliczeń opłat czynszowych, rozliczeń i refakturowania rodzajów mediów oraz pełen zakres rozliczenia kosztów eksploatacyjnych.
Ponadto, z uwagi na jego elastyczność, system NOVO Property Management może być szybko rozbudowywany pod dynamicznie zmieniające się potrzeby sektora nieruchomości komercyjnych.
Warto podkreślić, że rozliczenia dokonywane są w sposób zautomatyzowany, co pozwala na dużą oszczędność czasu oraz zapewnia komfort pracy osobom odpowiedzialnym za te obszary w firmie klienta.
Jakie raporty są dostępne w systemie?
W systemie NOVO Property Management dostępny jest standardowo bardzo rozbudowany zestaw raportów finansowych i operacyjnych wspierających bieżącą, codzienną pracę Property i Facility Managerów, procesy decyzyjne w strategicznych obszarach oraz projekty typu „due diligence”, związane ze sprzedażą nieruchomości. Jednym z najbardziej rozbudowanych obszarów raportowych jest obszar kontroli należności – system oferuje kilka różnych raportów prezentujących dane o należnościach najemców w różnych przekrojach czasowych i merytorycznych.
Ergonomiczna architektura systemu umożliwia tworzenie raportów praktycznie „na jeden klik”.
Ponadto, aby korzystanie z danych zawartych w systemie było jeszcze bardziej komfortowe, NOVO Property Management umożliwia szybki eksport każdego raportu do arkusza kalkulacyjnego Excel z zachowaniem właściwego formatowania (liczby jako dane liczbowe, tekst jako dane tekstowe itp.).
Część raportów jest także proaktywna tzn. po ich wygenerowaniu użytkownik widzi wyróżnione dane, które są krytyczne dla danego zestawienia np. w raporcie dotyczącym zabezpieczeń umów najmu użytkownik systemu w bardzo łatwy sposób może się zorientować, dla których umów najmu dostarczone zabezpieczenia za chwilę stracą ważność, już są nieaktualne lub zbyt niskie.
System NOVO Property Management jest także zintegrowany z narzędziem klasy Business Intelligence (hurtownia danych), umożliwiając użytkownikom tworzenie praktycznie dowolnych raportów za pomocą funkcji znanych z programu Excel.
Czy w systemie istnieje możliwość obsługi faktur walutowych?
Tak. System NOVO Property Management umożliwia pełną obsługę faktur walutowych, w tym także faktur dwu-walutowych, dodatkowo umożliwiając wskazanie różnych numerów rachunków bankowych do poszczególnych pozycji z faktury.
Jak system wspiera obsługę zabezpieczeń umów najmu?
NOVO Property Management obsługuje wszystkie rodzaje zabezpieczeń umów najmu oraz w proaktywny sposób wspomaga zarządzanie tym obszarem. Do monitorowania stanu zabezpieczeń umów służą dedykowane raporty systemowe. Raporty są proaktywne tzn. po ich wygenerowaniu użytkownik widzi wyróżnione dane, które są krytyczne dla danego zestawienia np. użytkownik w bardzo łatwy sposób orientuje się, dla których umów najmu dostarczone zabezpieczenia za chwilę stracą ważność, już są nieaktualne lub zbyt niskie.
Ponadto system umożliwia wysyłanie automatycznych alertów mailowych do osób odpowiedzialnych za obszar zabezpieczeń, co jeszcze bardziej ułatwia zarządzanie tym ważnym obszarem.
W systemie znajduje się także rozbudowany moduł do obsługi szymeli dokumentów i korespondencji z najemcami, który umożliwia zautomatyzowanie procesu korespondencji z najemcami w obszarze m.in. zabezpieczeń umów najmu (np. Funkcjonalność generowania wezwań).
Czy system działa na urządzeniach mobilnych? i czy wymaga jakichkolwiek instalacji?
System NOVO Property Management jest elastycznym rozwiązaniem – jego działanie jest niezależne od systemu operacyjnego oraz od typu urządzenia. Może pracować na urządzeniach mobilnych typu smartfon czy tablet, jak również na komputerach ze środowiskiem Windows lub Linux. Jedynym wymaganiem jest to, aby dane urządzenie posiadało stały dostęp do internetu.
Czy system obsługuje faktury elektroniczne?
Tak. NOVO Property Management oferuje w standardzie możliwość korzystania z funkcjonalności faktur elektronicznych, w tym oferuje możliwość monitorowania statusu dostarczenia dokumentu.
Czy system oferuje fakturowanie czynszu uzależnione od obrotów najemców?
Tak. W standardowym zakresie system NOVO Property Management oferuje funkcjonalność umożliwiająca rozliczanie czynszów uzależnionych od generowanych przez najemców obrotów.
Zastosowany w systemie rozbudowany algorytm umożliwia użytkownikom ewidencjonowanie obrotów najemców z dowolną częstotliwością (do dnia, miesiąca, kwartału) oraz rozliczanie wyrównania czynszu zgodnie z zapisanymi w umowie najmu schodami czynszowymi w cyklach miesięcznych, kwartalnych, półrocznych i rocznych.
Jak system może wspierać zarządzanie obszarem należności?
System NOVO Property Management w standardowej wersji zawiera szeroki zestaw raportów dotyczących rozrachunków z najemcami. W oparciu o konfigurowalne raporty, prezentujące dane w różnych przekrojach, można efektywnie monitorować spływ należności od poszczególnych najemców.
Dodatkowo system oferuje użytkownikom różne szablony dokumentów związanych z korespondencją z najemcami odnośnie spłaty należności, w tym m. in. wezwania do zapłaty, które można wygenerować z systemu bezpośrednio dla danego najemcy. Dodatkowym wsparciem jest możliwość gradacji wezwań do zapłaty, co stanowi istotny element z punktu widzenia ewentualnego dochodzenia roszczeń przed sądem.
System oczywiście oferuje także funkcjonalność wystawiania not odsetkowych (w oparciu o różne stopy procentowe) pojedynczo lub grupowo dla wszystkich najemców.
Czy system może przechowywać dokumenty powiązane z danym najemcą lub wynajmowaną powierzchnią?
Tak. Elektroniczne archiwum dokumentów to jedna z istotnych funkcjonalności systemu NOVO Property Management. Użytkownik może dowolnie zaprojektować strukturę elektronicznych dokumentów w systemie (np. wg właścicieli, obiektów, lokali, najemców, umów najmu itd.) i przechowywać w systemie wszystkie dokumenty związane z prowadzoną działalnością.
Dodatkowo archiwum dokumentów posiada funkcjonalność kontekstowego wyszukiwania dokumentów po frazach – użytkownik nie musi pamiętać nazwy dokumentu ani miejsca, gdzie jest przechowywany, po prostu wpisując kluczową frazę, system wyszuka wszystkie dokumenty, które ją zawierają. Archiwum podnosi efektywność pracy całego zespołu firmy klienta – wszystkie dokumenty znajdują się w jednym miejscu, są czytelnie i logicznie skatalogowane i dostępne na „jeden klik”
Jak rozliczać koszty eksploatacyjne, gdy różni najemcy mają różne udziały w różnych kategoriach kosztowych?
Jedną z kluczowych cech systemu NOVO Property Management jest jego „algorytmiczność”, co oznacza, że jest w stanie obsłużyć bardzo rozbudowane algorytmy obliczeniowe w obszarze np. rozliczeń mediów czy kosztów eksploatacyjnych. Skutkuje to bardzo dużą elastycznością systemu i skalowalnością procesów, jakie system może obsługiwać.
Ta cecha systemu jest bardzo istotna szczególnie na rynku polskim, gdzie nie istnieje standard umowy najmu, gdzie umowy nawet w ramach jednego obiektu mogą się znacznie różnić parametrami, np. najemcy negocjują swój udział oraz jego poziom w różnych kategoriach kosztów eksploatacyjnych.
System NOVO Property Management, dzięki swojej elastycznej architekturze umożliwia w pełni automatyczne rozliczenie kosztów eksploatacyjnych, automatyczne wystawienie najemcom faktur wyrównujących (lub elastyczne rozliczenie nadpłat) oraz sporządzenie dla każdego najemcy indywidualnego, transparentnego rozliczenia kosztów eksploatacyjnych na obiekcie w postaci załącznika do faktury.
