Fallstudie

San Park – ein moderner mittelgroßer Gewerbepark in einem dynamisch wachsenden Stadtteil von Warschau. Die Anlage umfasst rund 50 Mietverträge mit Mietern aus verschiedenen Branchen.

San Park, ein neu eröffneter Fachmarktpark in einem dynamisch wachsenden Stadtteil von Warschau, stand vor erheblichen operativen Herausforderungen:

• Fehlende Prozessautomatisierung – die manuelle Erstellung von Rechnungen bei einem solchen Umfang (ca. 50 Verträge) wäre mit einem hohen Arbeitsaufwand verbunden.
• Fehlerrisiko – Die Verarbeitung von Daten in Excel-Tabellen erhöhte das Risiko von Fehlern, die dem Ruf des Objekts bereits zu Beginn schaden könnten.
• Zeitdruck – bis zur Eröffnung der Anlage und dem Beginn der Rechnungsstellung blieben nur noch wenige Wochen..

Die größte Herausforderung bestand darin, die erste Rechnungsstellung an die Mieter termingerecht und fehlerfrei durchzuführen. Die Geschäftsführung von San Park war sich bewusst, dass Fehler in der Abrechnung die Liquidität und die Beziehungen zu den Mietern beeinträchtigen könnten.

Um diesen Herausforderungen gerecht zu werden, entschied sich San Park für die Einführung des NOVO Property Management (NOVO PM) Systems. Dank seiner Flexibilität und modularen Struktur war NOVO PM ideal auf die Anforderungen des neuen Einkaufszentrums zugeschnitten. Die wichtigsten Phasen der Implementierung umfassten:

• Schneller Projektstart – der Vertrag wurde im August 2024 unterzeichnet, sodass sofort mit der Arbeit begonnen werden konnte.
• Unterstützung durch NOVO-Experten – Das NOVO-Team unterstützte den Kunden bei der Vorbereitung der Daten, deren Analyse und Eingabe in das System.
• Umfassende Parametrisierung und Tests – Es wurden Funktionen für die automatische Rechnungsstellung, Medienabrechnung, Sicherheitsmanagement und Inkasso implementiert. Alles wurde innerhalb von 4 Wochen in Betrieb genommen.
• Prozessintegration – Das System wurde in die Verwaltung der Anlage integriert, was eine vollständige Automatisierung der Vorgänge ermöglichte.

Die Implementierung des NOVO PM-Moduls brachte San Park messbare operative und geschäftliche Vorteile:

• Betriebsbereitschaft ab dem Eröffnungstag: Das NOVO PM-Modul wurde innerhalb von nur vier Wochen vollständig implementiert und in Betrieb genommen, sodass der Betrieb des Einkaufszentrums reibungslos aufgenommen werden konnte.
• Automatisierung wichtiger Prozesse: Alle Rechnungen für die Grundmiete und die Vorauszahlungen für die Betriebskosten wurden automatisch gemäß den Mietverträgen erstellt. Die Verkaufsunterlagen wurden den Mietern automatisch per E-Mail zugestellt. Das System ermöglichte auch die automatische Abrechnung und Weiterverrechnung des Medienverbrauchs, was die Verwaltungsabteilung erheblich entlastete.
• Minimierung des Fehlerrisikos: Durch die Einführung des automatisierten Systems wurden Fehler bei der manuellen Datenverarbeitung vermieden, was zu einer höheren Zufriedenheit der Mieter und einer Optimierung der Verwaltungsprozesse führte.
• Zeit- und Ressourceneinsparungen: Durch die Automatisierung der Prozesse kann sich das Team von San Park auf strategische Aspekte der Immobilienverwaltung konzentrieren, anstatt sich mit zeitaufwändigen operativen Tätigkeiten zu beschäftigen.