Ми отримали багато позитивних рекомендацій від успішних впроваджень системи NOVO Property Management

На кожному етапі ми могли розраховувати на підтримку експертів Novo, які не лише надавали стандартні рішення, а й активно шукали адаптовані під нас рішення, що дозволило ще краще налаштувати систему відповідно до специфіки нашої діяльності. Завдяки цьому Novo PM ефективно допомагає нам у щоденній роботі та забезпечує більш ефективне управління діяльністю.

Ми з повною впевненістю рекомендуємо компанію Novo як надійного та професійного партнера у сфері впровадження сучасних систем управління нерухомістю.

Niniejszym dokumentem chcielibyśmy potwierdzić dotychczasową współpracę z firmą NOVO TECHNOLOGIES w zakresie wdrożenia systemu informatycznego do zarządzania portfelem nieruchomości komercyjnych.

Впроваджена компанією система дозволяє управляти та адмініструвати диверсифікований портфель комерційної нерухомості: офіси, приміщення для надання послуг, культурні та гастрономічні об’єкти.

Протягом трьох років ми користуємося цим програмним забезпеченням, впровадженим компанією NOVO Technologies.

Система NOVO Property Management — це комплексний інструмент, призначений для галузі комерційної нерухомості, який ефективно підтримує всі ключові процеси, пов’язані з ефективним управлінням декількома десятками об’єктів у нашому портфелі, і є для нас великою підтримкою в повсякденній роботі.

Дякуємо команді NOVO Technologies за ефективне впровадження системи та підтримку в нашій повсякденній роботі.

У зв’язку з початком діяльності нашої нової інвестиції – Торгового парку SanPark ми шукали систему, яка б підтримувала управління цим об’єктом з першого дня його діяльності.
Серед пропозицій, доступних на ринку, ми вибрали NOVO Property Management.
Договір з компанією NOVO Technologies S.A. ми підписали наприкінці липня, а вже на початку вересня система NOVO Property Management була налаштована, наповнена всіма даними і готова до виставлення рахунків орендарям. Завдяки цьому нам вдалося досягти ключової мети проекту – дата відкриття об’єкта збіглася з запуском системи NOVO.
Дякуємо компанії NOVO, а особливо особам, залученим до проекту, за ефективне та дуже швидке запуск модуля NOVO Property Management.

Рекомендуємо компанію NOVO Technologies S.A. як професійного, пунктуального та зацікавленого постачальника сучасного та комплексного системи управління торговими об’єктами.

Ми використовуємо програмне забезпечення NOVO Property Management у повсякденній роботі нашої компанії вже більше 3 років. За цей час ми мали можливість перевірити всі окремі функції програми, приділяючи особливу увагу процесу розрахунку експлуатаційних витрат, який ми щорічно виконуємо для наших орендарів.
Ми рекомендуємо програму NOVO як комплексний інструмент, який чудово підтримує щоденну роботу наших управителів нерухомості та фінансового відділу. Можливість на постійній основі генерувати різноманітні звіти щодо майбутніх доходів, виконання бюджетних планів допомагає нам в управлінні нерухомістю, підготовці звітів для установ, що фінансують наші проекти, плануванні витрат.
Програма виявилася дуже корисною під час щорічного розрахунку експлуатаційних витрат для орендарів. Завдяки автоматизації цього процесу в програмі ми економимо багато часу та зусиль команди, уникаємо помилок, отримуємо професійні звіти для орендарів, які розвіюють будь-які сумніви та не потребують додаткових пояснень.
Водночас ми хотіли б підкреслити професіоналізм і широкі знання про комерційну нерухомість команди підтримки компанії NOVO, що означає, що програма NOVO враховує всі комерційні та фінансові рішення, що містяться в договорах оренди, і їх можна без проблем перекласти на алгоритми програми. У разі будь-яких проблем ми отримуємо допомогу та пояснення від команди NOVO без зайвих затримок.

Ми користуємося системою NOVO Property Management вже майже 5 років. Система підтримувала нас (і продовжує підтримувати) в період інтенсивного зростання портфеля об’єктів, якими ми управляємо, і чудово справлялася з цим завданням.
Ми задоволені як комплексною функціональністю системи, що підтримує сферу PM, так і підтримкою фахівців компанії NOVO Technologies, яка є виробником системи.
Гнучкість підходу команди підтримки клієнтів NOVO до наших запитів є дуже цінною.
Ми рекомендуємо цю систему як хороший, функціональний та інтуїтивний інструмент для управління портфелем комерційних об’єктів, особливо в період швидкого зростання вартості цього портфеля. Інструмент полегшує щоденну роботу та автоматизує процеси, пов’язані з PM.
Директор з управління нерухомістю

Ми змінюємо модель управління галереєю, тому що хочемо бути ближче до орендарів

Agora Bytom – це велика торговельно-розважальна галерея в центрі міста Битом. Її унікальний характер, окрім привабливого розташування, підкреслює той факт, що це піонерська інвестиція на ринку Битома, яка пропонує такий широкий асортимент послуг для мешканців та торговельно-сервісних компаній з сектору роздрібної торгівлі.
«З самого початку найвищим пріоритетом для нашої діяльності було виділення найвищого рівня пропозиції та якості послуг, спрямованих на компанії з сектору роздрібної торгівлі, – згадує директор галереї. – Відомо, що оптимальний склад орендарів формує цінність об’єкта і є ключовим елементом, що визначає відвідуваність галереї».

У галереї, відкритій у 2010 році, знаходиться понад 120 магазинів і ресторанів, а також фітнес-клуб і мультиплекс, розташовані на п’яти поверхах з орендованою площею 30 тис. кв. м. З самого початку своєї діяльності галерея Agora Bytom була об’єктом, яким керувала міжнародна компанія, що спеціалізується на комерціалізації та управлінні комерційними об’єктами. Розвиток об’єкта, з огляду на його специфіку та зовнішнє оточення, відбувався дуже динамічно. Збільшення вартості об’єкта, з одного боку, постійна турбота про рівень задоволеності орендарів, а з іншого боку, якість пропозиції для жителів Битома та околиць, було головним завданням, яке було поставлено перед особами, що управляють об’єктом. У цьому контексті ключовим виявилося ефективне управління витратами на функціонування об’єкта, в тому числі, серед іншого, трудомісткістю в адміністративній сфері, вибором постачальників послуг для галереї, а також факторами, що безпосередньо впливають на якість і безпеку фінансових потоків, що генеруються об’єктом.

Управління галереєю – зміна підходу

У 2014 році власник Agora Bytom вирішив змінити структуру управління галереєю. Результатом цього рішення стало перехід від формули послуг зовнішнього управителя об’єкту до внутрішнього управління на основі власних ресурсів.
«Рішення про перехід на внутрішню модель управління є кроком у напрямку оптимізації витрат на функціонування нашого об’єкта і похідним від нашої стратегії щодо зміцнення відносин з орендарями торгових площ», – пояснює директор.

Команда, що управляє галереєю, усвідомлювала, що реалізація такого рішення ніколи не є простою і вимагає належного підготовки. Одним з ключових елементів є вибір відповідних інструментів, що дозволяють ефективно виконувати функції адміністратора, в тому числі вибір відповідної інформаційної системи, яка дозволить автоматизувати обслуговування ряду процесів в області управління нерухомістю. В ході аналізу пропозицій постачальників систем, що підтримують управління комерційними площами, команда, що управляє галереєю, вибрала систему NOVO Property Management (NOVO PM) компанії NOVO Technologies S.A. На вибір системи NOVO PM також вплинули запропоновані компанією NOVO Technologies S.A. швидке впровадження на основі гнучкого графіку впровадження системи та широкий спектр і форма підтримки для команди Agora як під час впровадження, так і після його завершення. «Наш вибір був продиктований тим, що система NOVO PM є комплексним інструментом, який повністю відтворює та автоматизує ключові процеси, пов’язані з управлінням об’єктом, а також є ергономічним і зручним у використанні та повсякденній роботі. Крім того, система отримала дуже позитивні відгуки від інших управлінців, що також було для нас важливим у контексті прийняття рішення», — обґрунтовує вибір системи NOVO PM директор галереї.

База знань про функціонування галереї «в один клік»

Впровадження системи NOVO PM розпочалося навесні 2014 року, і вже практично через 3 тижні система була належним чином налаштована, щоб на основі підготовлених даних, завантажених в систему, розпочати перше пробне виставлення рахунків. Протягом наступних кількох тижнів команда Agora та NOVO зосередилася на підготовці даних та параметризації, необхідних для запуску всіх інших функціональних можливостей системи. Останнім елементом проекту впровадження була інтеграція з бухгалтерською системою Symfonia Forte, завдяки чому облік і запис рахунків-фактур продажу, закупівлі та банківських виписок є дуже ефективним, оскільки відбувається тільки один раз, в одній системі. Впровадження було завершено влітку 2014 року, і з того часу команда керівників Agora використовує повну функціональність системи NOVO PM у повсякденній роботі. «Переваги впровадження системи можна досить легко оцінити: час обслуговування певного процесу скорочується навіть у кілька разів, ми усуваємо операційні ризики, які зазвичай виникають при відсутності інтегрованих ІТ-інструментів. Завдяки впровадженню системи NOVO PM наша управлінська команда має прямий, постійний доступ до найактуальніших даних про діяльність галереї, включаючи стан орендарів, що дозволяє нам миттєво проводити аналіз діяльності об’єкта та швидко вживати заходів, що безпосередньо впливають на вартість нашого об’єкта. Не буду приховувати, що завдяки системі NOVO PM наші витрати на адміністрування галереї значно знизилися», — підсумував результати впровадження системи директор галереї.

Група Astri є найбільшим власником комерційної нерухомості в Естонії. Ми володіємо торговими центрами та ринком у 4 естонських містах. З огляду на зростаючу потребу в більш ефективному управлінні портфелем, ми шукали програмне забезпечення, яке допомогло б нам обробляти всю цю інформацію. Після проведення численних досліджень і відвідування декількох постачальників програмного забезпечення ми вирішили вибрати програмне забезпечення NOVO, яке постачає компанія Novo Technologies з Польщі.
Процес впровадження програмного забезпечення пройшов дуже ефективно. Усі побоювання, які ми мали на початку через відстань, різні правила та мову, насправді не виправдалися. Головним чином завдяки команді Novo Technologies, яка є компетентною, професійною, дуже корисною, ввічливою та доброзичливою. Навіть найскладніші перешкоди були подолані завдяки професійному підходу, що залишило нас, як клієнтів, задоволеними результатом. Вони також дуже професійно обробляють всю інформацію про наші пропозиції, естонське законодавство та зміни в системі, пропонуючи оновлення електронною поштою або телефоном, щоб переконатися, що клієнт поінформований про розвиток процесу.
Перше враження про можливості та простоту використання програмного забезпечення дало нам велику впевненість, що NOVO є ключем до кращого управління нашим портфелем.
Як керівник проекту з впровадження програмного забезпечення NOVO в групі Astri, я з радістю рекомендую послуги NOVO Technologies S.A.
Менеджер з оренди

З червня 2017 року ми є управителем трьох найбільших аутлет-центрів у Польщі: Designer Outlet Warszawa, Gdańsk і Sosnowiec. Раніше центри належали фонду Peakside Capital і працювали під брендом Fashion House.

Інформаційну систему для управління аутлетами нам надає компанія NOVO Technologies S.A. Програмне забезпечення було рекомендовано нам попереднім управителем як комплексне рішення і, що для нас найважливіше, таке, що містить усі параметри, необхідні для управління та обліку торгових площ, включаючи автоматичне виставлення рахунків. Співпраця NOVO з попереднім управителем тривала з 2014 року, що було для нас додатковою цінністю, яка підтверджувала, що це перевірений і надійний постачальник.

Після майже 3 років співпраці ми можемо стверджувати, що система NOVO Property Management ефективно підтримує всі ключові процеси, пов’язані з ефективним управлінням торговими центрами. Вона також сумісна з нашою бухгалтерською системою, а сам процес повної інтеграції під час зміни бухгалтерської системи з попередньої на поточну пройшов без проблем.

З боку співробітників NOVO Technologies S.A. ми завжди можемо розраховувати на професіоналізм і зацікавленість у вирішенні проблем, пошуку оптимальних рішень, а також навчання і підтримку нових користувачів.

Система NOVO Property заслуговує на рекомендацію як постачальник ефективного рішення для управління торговими центрами.
З повагою,
Давид Рутковський
Peakside ROS Outlet Management Sp. z o.o.

Система NOVO Property Management – це програмне забезпечення, що охоплює широкий спектр функцій, необхідних для управління нерухомістю. Основне впровадження системи відбулося швидко і без особливих ускладнень, а додаткові модифікації, відповідні нашим потребам, були систематично впроваджені. Програмне забезпечення постійно розвивається і доповнюється новими модулями. У нинішньому вигляді воно пропонує широкі можливості персоналізації та практично необмежену звітність. Після відповідного навчання робота з системою є простою та зручною для користувача.
Власникам та менеджерам комерційних об’єктів ми можемо з упевненістю рекомендувати компанію NOVO Technologies S.A. як надійного постачальника високоякісної, сучасної, чудово пристосованої до вимог динамічного розвитку ринку комерційної нерухомості, інформаційної системи класу ERP.
Януш Людвіковський
IT-менеджер

Ми доручили компанії NOVO Technologies S.A. впровадження в нашій організації модуля, який автоматизує обіг документів про закупівлі, разом з їх затвердженням керівництвом. Ключовою вимогою була також автоматизація обміну даними з бухгалтерською системою, яка використовується в нашій організації.
NOVO Technologies S.A. впровадила в нашій компанії автономну функціональність модуля NOVO Property Management разом з функцією автоматичного зчитування даних з електронних версій рахунків-фактур (OCR).
Впроваджене програмне забезпечення відповідає нашим очікуванням:

• функціональність OCR значно полегшує попереднє декретування рахунків-фактур
• шляхи затвердження відображають схему авторизації документів і витрат, що діє в нашій організації
• автоматичні системні сповіщення, що надсилаються електронною поштою, нагадують користувачам про очікувані на затвердження рахунки-фактури
• інтеграція з системою JD Edwards працює належним чином
• співпраця з відділом впровадження постачальника була ефективною

Ми рекомендуємо компанію NOVO Technologies S.A. як надійного постачальника сучасного програмного забезпечення, що підтримує роботу менеджерів і власників комерційної нерухомості.

З повагою
Юстина Філіпчак

Керівник CEE
Cromwell Property Group Poland

Garvest spółka з обмеженою відповідальністю пов’язана з Garvest Real Estate, бутиковим капітальним фондом, який створює інноваційні проекти в сегменті преміум-нерухомості. Ми маємо на своєму рахунку тільки виняткові реалізовані проекти: офісний будинок Bałtyk (разом з групою VOX) і комплекс Pixele в Познані, а також готель Vienna House у варшавському районі Мокотов, і незабаром ми кардинально змінимо квартал вулиці біля парку Вілсона.
Ми дбаємо про кожну деталь в процесі інвестування та управління. Тому ми ставимо на надійних і професійних бізнес-партнерів. З компанією NOVO Technologies S.A. ми розпочали співпрацю в 2017 році. За участю обох сторін система NOVO Property Management була швидко впроваджена для управління нашою нерухомістю.
Після декількох років співпраці ми можемо підтвердити, що це гнучка програма, яка дозволяє використовувати окремі параметри, необхідні для обслуговування наших об’єктів нерухомості. Важливим елементом є постійний розвиток системи, додавання додаткових функціональних можливостей, які відповідають нашим потребам. Ми цінуємо відкритість команди NOVO до очікувань клієнтів та залученість до поточного обслуговування системи. Ми дуже цінуємо швидкість реагування на представлену проблему, професіоналізм і залученість у вирішенні всіх питань, а також терпіння і ефективність у проведенні тренінгів. Все це дозволяє нам з чистою совістю рекомендувати NOVO Property як систему, що ефективно оптимізує процес управління комерційною нерухомістю.
Магдалена Птак
Член правління

Дякуємо команді NOVO за її відданість, швидкість реагування та професійний підхід, продемонстрований під час впровадження системи NOVO Property Management у нашій організації.
У процесі впровадження ми просили про багато додаткових параметрів та впровадження нових функціональних можливостей. Команда NOVO реагувала негайно, завжди ретельно аналізувала наші потреби та пропонувала рішення, які забезпечили ефективне впровадження та інтеграцію модуля NOVO Property Management з нашою бухгалтерською системою.

Ми рекомендуємо компанію NOVO Technologies як професійного консультанта в процесі впровадження системи підтримки управління нерухомістю.
Моніка Кшижановська
Головний бухгалтер
HINES Polska Sp. z o.o.

З огляду на швидкий розвиток нашого портфеля торговельних нерухомостей, ми вирішили оптимізувати управління в області property management.
Ключовим у цьому контексті було обрання відповідного інформаційного інструменту, який мав бути добре пристосований до нашої діяльності, масштабованим (з огляду на інвестиційні плани на наступні роки), можливим до інтеграції з нашою фінансово-бухгалтерською системою, а головне – комплексним та ефективним.
Ми вирішили вибрати продукт NOVO Property Management від компанії NOVO Technologies S.A.
Перед вибором ми перевірили цей продукт і відгуки про нього.
NOVO Property Management підтвердив свої переваги і задовольнив наші вимоги під час щоденної роботи з оптимізації управління нашим швидко зростаючим портфелем об’єктів.
Варто відзначити індивідуальний підхід до клієнта відділу впровадження та технічної підтримки, а особливо керівника – пані Броніслави Пела.
Тому ми рекомендуємо цей продукт як дуже хороший інформаційний інструмент для всіх, хто управляє комерційною нерухомістю.
Президент правління
Napollo Management Sp. z o.o.

Ми використовуємо програмне забезпечення NOVO Property Management з 2016 року, коли вирішили впровадити пілотний модуль цієї системи, що обслуговує сферу управління нерухомістю.
Програмне забезпечення NOVO Property Management було впроваджено для обслуговування декількох офісних об’єктів, нещодавно придбаних нашою компанією.
Програмне забезпечення було швидко впроваджено, підтримка команди консультантів компанії NOVO, як на етапі впровадження, так і в післявпроваджувальний період, була дуже професійною, а сам модуль програмного забезпечення NOVO Property Management виявився комплексним (тобто обслуговує всі необхідні нам процеси в області управління нерухомістю) і водночас дуже зручним у повсякденній роботі для користувачів нашої компанії.
Маючи такий позитивний досвід, пов’язаний як з самим продуктом, так і з командою компанії NOVO, ми можемо рекомендувати виробника програмного забезпечення NOVO Property Management як професійного постачальника таких ефективних ІТ-систем для компаній нашої галузі
(управління великим портфелем комерційної нерухомості).

ДИРЕКТОР
З управління людськими ресурсами та адміністрації

Ми вирішили придбати інформаційну систему, яка б підтримувала наш відділ управління зростаючим портфелем наших торгових об’єктів.
Наш вибір припав на систему NOVO Property Management від компанії NOVO.
Впровадження охоплювало як саму систему NOVO, так і її інтеграцію з 2 фінансово-бухгалтерськими системами, які використовувала наша компанія.
Система NOVO виявилася сучасним, комплексним інструментом, що автоматизує багато специфічних процесів, пов’язаних з управлінням об’єктами роздрібної торгівлі.
Вона виправдала наші очікування.

Ми рекомендуємо цей інструмент як гідний уваги для компаній, що управляють торговими об’єктами.

Операційний директор Karuzela Holding.

Швидке зростання портфеля нерухомості проти забезпечення операційної ефективності в управлінні об’єктами

NEWGATE INVESTMENT Sp. z o.o. – це компанія, основною бізнес-стратегією якої є інвестування в нерухомість з операторами роздрібної торгівлі в найкращих локаціях, з відповідним потенціалом купівельної спроможності, що забезпечує довгостроковий і стабільний бізнес. Компанія дуже інтенсивно інвестує в торгові об’єкти в Польщі, керуючи на даний момент кількома десятками торгових об’єктів.

Планування як джерело операційної ефективності при швидкому зростанні

NEWGATE INVESTMENT (NGI) розпочала свою діяльність на польському ринку з придбання двох торгових парків середнього розміру, але з самого початку діяльності стратегія компанії передбачала дуже швидке розширення портфеля нерухомості шляхом придбання та інвестицій у нові об’єкти. Керівники компанії, які мають великий досвід роботи в секторі роздрібної торгівлі, з самого початку приділяли велику увагу оптимізації всіх процесів, пов’язаних з управлінням об’єктами, керуючись принципом, що оптимізація витрат на утримання комерційних об’єктів та ефективне управління є, за нинішнього стану ринку, одними з основних методів підвищення вартості нерухомості, особливо в секторі роздрібної торгівлі.
«З огляду на плани швидкого розвитку нашої компанії, я був впевнений, що дуже скоро електронна таблиця та система бухгалтерського обліку перестануть бути ефективними і, безумовно, не будуть оптимальним рішенням для компанії в кінцевому підсумку. Динаміка змін у секторі роздрібної торгівлі та різноманітність умов, що обговорюються орендарями, вимагають відповідного планування вже на початку діяльності», – – Роберт Дудзінський, керівник відділу управління активами, NGI
Сектор роздрібної торгівлі в даний час демонструє високий рівень насичення, що призводить до того, що орендарі можуть домовлятися про стільки параметрів договорів оренди, що менеджер навіть одного об’єкта може мати справу з багатьма моделями розрахунків за комунальні послуги, експлуатаційні витрати, орендну плату від обороту, індексацію або забезпечення договорів. Враховуючи вищезазначені обставини, керівництво компанії вирішило вже на самому початку діяльності впровадити сучасний спеціалізований інформаційний інструмент, замінивши стандартну методику управління, яка використовується в багатьох організаціях, що тільки починають свою діяльність у секторі управління, і базується на електронних таблицях Excel, підтримуваних фінансово-бухгалтерською системою. В рамках конкурсу пропозицій було обрано пропозицію компанії NOVO Technologies, виробника системи NOVO Property Management (NOVO PM), як пропозиція, найбільш пристосована до специфіки управління торговими об’єктами та характеризується гнучким бізнес-моделлю в ціновому контексті, пов’язаному зі збільшенням кількості об’єктів в управлінні, що усунуло «бар’єр входу» на початку співпраці та дозволило компанії пов’язати витрати на впровадження та обслуговування комплексного інформаційного системи з розвитком її основного бізнесу.

Розвиток портфеля нерухомості як генератор розвитку ІТ-системи

Спочатку впровадження системи відбувалося на основі стандартної функціональності системи та вбудованого пакету операційних і управлінських звітів. Проектна команда, складена з представників обох компаній, підготувала вхідні дані для системи, здійснила відповідну параметризацію системи, завершивши цей етап тестовим виставленням рахунків орендарям. Результати тестування були позитивними, тому після навчання користувачів NGI могла розпочати продуктивну роботу в системі. У перший рік використання системи компанія NGI в результаті придбання збільшила в 4 рази кількість обслуговуваних торгових парків, а кількість договорів оренди зросла в кілька разів.
«З розвитком нашої діяльності ми почали усвідомлювати необхідність інтеграції системи NOVO PM з бухгалтерською системою. Інтеграція такого типу виявилася істотним поліпшенням роботи як для бухгалтерського відділу, так і для осіб, які управляють об’єктами і працюють безпосередньо з орендарями», — Роберт Дудзінський, керівник відділу управління активами, NGI.
У договорах оренди з’явилося більше нестандартних положень, значно зросла кількість виставлених документів, збільшилася кількість рахунків-фактур, виникла потреба в новій категоризації деяких орендарів і приміщень, а також орендних платежів. Ситуація вимагала оптимізації параметризації системи NOVO PM, зокрема переопределения системи звітності, коригувань, що дозволяють змінити методи виставлення та розрахунку двовалютних рахунків-фактур, а також методи розрахунку різних категорій орендної плати. Крім того, NGI прийняла рішення про інтеграцію системи NOVO PM з фінансово-бухгалтерською системою Sage Symfonia з метою оптимізації обліку доходів, підвищення ефективності управління дебіторською заборгованістю та надання значно більш просунутої аналітики витрат, понесених за об’єкт та за орендаря. Завдяки автоматичній інтеграції систем було скорочено частину розрахункових процесів, усунуто час, пов’язаний з ручним перенесенням даних, розширено обсяг звітів та скорочено час їх підготовки. Одним з основних звітів, які значно збагатили функціональність системи NOVO PM, став доступний «в один клік» спеціальний звіт NOI (Net Operating Income), який став одним з ключових звітів в управлінні портфелем нерухомості компанії.
Необхідність адаптації системи до нової бізнес-ситуації клієнта є випробуванням для виробника системи на те, наскільки він передбачив гнучку архітектуру системи, які бізнес-практики в ній заклав, а отже, яким ноу-хау він володіє щодо галузі і наскільки може бути партнером-радником у бізнесі. Я радий, що якість нашої роботи заслужила рекомендації від компанії NGI – Марцін Гродзіцький, президент, NOVO Technologies

Рекомендуємо послуги компанії NOVO Technologies S.A., виробника системи NOVO Property Management.
Ми користуємося послугами компанії NOVO Technologies з 4 кварталу 2012 року, коли ми вибрали цю компанію як постачальника системи управління торговими центрами.
Під час впровадження команда NOVO Technologies працювала під великим тиском часу, оскільки комерційний запуск системи був запланований на початок січня, а роботи з впровадження розпочалися на початку грудня. Команда впровадження чудово впоралася з цією проблемою – незважаючи на дуже короткий час, який команда впровадження отримала на конфігурацію та підготовку даних, на початку січня система була готова до автоматичного виставлення рахунків.
За дуже короткий час команді впровадження також вдалося успішно інтегрувати систему NOVO Property Management з бухгалтерською системою, яку використовує один з наших клієнтів.
Сама система NOVO Property Management є комплексною, тобто відображає всі ключові процеси, пов’язані з ефективним управлінням торговими центрами, і водночас є дуже ергономічною в повсякденній роботі.
Я рекомендую послуги компанії NOVO Technologies як надійного постачальника комплексних ІТ-рішень для галузі торгових центрів.

Директор з управління нерухомістю
METRO Properties Sp. z o.o.

Підвищення якості та комфорту роботи завдяки адаптації інформаційної системи до очікувань клієнта

Innovative Facility Management Polska Sp. z o.o. (IFMPL) – це польська компанія зі штаб-квартирою у Варшаві. Компанія надає свої послуги власникам та управителям нерухомості на території всієї Польщі. Предметом діяльності IFMPL є послуги з комплексного управління нерухомістю (Facility Management), тобто управління технічними, інфраструктурними та економічними функціями всіх видів нерухомості: промислової, логістичної, офісної, торговельної, готельної, громадської. Серед послуг, що пропонуються компанією, особливе місце займають: управління технічними функціями нерухомості, економічне управління нерухомістю, підтримання чистоти внутрішніх і зовнішніх частин нерухомості, охорона майна, управління відходами та офісно-адміністративні послуги.

Правильне розуміння потреб клієнта як основа успішного ІТ-проекту

«Для нас ключовим питанням було те, щоб постачальник системи управління FM-сферою адаптував систему до специфіки нашої діяльності та наших практик у сфері FM. Нас не цікавило «готове» рішення, в якому ми мали б пристосовуватися до логіки чи функціональності інформаційної системи», — Павло Розоньчик, віце-президент правління IFMPL.
Компанія IFMPL, з огляду на великий досвід керівної команди та співпрацю в міжнародній команді, підійшла до вибору постачальника програмного забезпечення в області FM дуже зріло і рішуче, маючи чітке уявлення про свої вимоги до програмного забезпечення та критерії його вибору. Ключовим елементом успіху впроваджувального проекту була правильна передвпроваджувальна аналіз і, як наслідок, точне визначення вимог усіх майбутніх користувачів та керівного складу IFMPL. На етапі аналізу консультант, який виконував функції керівника проекту з боку NOVO Technologies, провів два дні з технічними працівниками IFMPL, спостерігаючи за їхньою роботою та спілкуванням з керівництвом. Під час цього етапу консультант також узгодив обсяг очікувань щодо запланованої ефективності використання програмного забезпечення та обсягу звітності. Врешті-решт було розроблено набір очікуваних функціональних можливостей цільової системи підтримки управління сферою FM та порядок їх реалізації відповідно до очікувань IFMPL.

Покращення якості та комфорту роботи завдяки адаптації ІТ-системи до очікувань Клієнта

Впровадження модуля NOVO Facility Management охопило насамперед дві ключові області, а саме: реєстрацію та обробку заявок, а також планування та виконання періодичних дій, включаючи реєстрацію та категоризацію обладнання. Обидві сфери мають набір звітів, визначених під час передвпроваджувальної аналітики та адаптованих до очікувань і специфіки IFMPL. У процесі підготовки до впровадження постачальник програмного забезпечення – NOVO Technologies S.A. – підготував відповідні модифікації в системі, що включали, серед іншого, спосіб введення заявок відповідно до очікувань IFMPL. Модифікація, спрямована на забезпечення максимальної простоти та інтуїтивності обслуговування, а отже, найвищої ергономічності роботи з системою, включала розробку нових форм та створення макросів для найчастіших заявок, що значно скоротило час їх введення в систему користувачами. Ще однією вимогою IFMPL, яка була врахована під час впровадження, була необхідність адаптації функціональності обліку робочого часу, що було пов’язано з потребою створення бази знань про ступінь використання людських ресурсів, виділених для обслуговування об’єктів, та полегшення планування таких ресурсів у майбутньому. Аналітика обліку робочого часу також надає керівництву інформацію про кількість часу, витраченого командою або окремим працівником на обслуговування заявок та періодичних дій. Модуль NOVO Facility Management також був адаптований до потреб IFMPL в області графічного представлення даних. У процесі впровадження система була налаштована таким чином, щоб надавати користувачам презентацію карти об’єкта з позначенням на карті розташування обладнання. Ця функція полегшує та скорочує час, необхідний сервісним працівникам для прибуття до місця або обладнання, де потрібне їх втручання. Впровадження завершилося задоволенням усіх очікувань клієнта – модуль NOVO Facility Management був належним чином параметризований і розвинений у функціональному плані та в плані способу подання даних. Такий підхід дозволив швидко впровадити співробітників IFMPL до роботи в системі, оскільки система в багатьох аспектах відповідала практикам, до яких користувачі були звикли і які вони вже добре знали.
«Характер послуг, що надаються нашим клієнтам, зобов’язує нас здійснювати повний контроль процесів, необхідних для інтегрованого управління нерухомістю та відповідальності за неї. Програмне забезпечення, добре адаптоване до специфіки нашої діяльності, допомагає нам виконувати ці завдання», – віце-президент правління IFMPL.

Компанія Rank Progress S.A. є однією з найдинамічніших інвестиційно-девелоперських компаній у Польщі. З 2001 року компанія ввела в експлуатацію понад 30 торгових центрів та галерей.
У 2012 році ми розпочали співпрацю з компанією NOVO Technologies як постачальником системи NOVO Property Management для управління нашими кількома поточними та запланованими торговими об’єктами. Ми задоволені послугами компанії NOVO Technologies та її системою NOVO Property Management.
Система охоплює повний спектр функціональних можливостей управління нерухомістю і водночас є дуже простою у використанні. Особливо нам подобається автоматизація виставлення рахунків-фактур для орендарів, що дозволяє значно заощадити час на поточний облік орендарів.
Ми високо оцінюємо сервісне обслуговування з боку NOVO Technologies – швидкість реагування, гнучкість і хорошу комунікацію.
Ми також отримали повну, активну та швидку підтримку при інтеграції з бухгалтерською системою.
Ми рекомендуємо компанію NOVO Technologies як професійного постачальника якісної системи управління комерційною нерухомістю.

Член правління
CFO
Rank Progress S.A.

Компанія AXI IMMO надає рекомендації щодо системи NOVO Property Management (NOVO PM), яка підтримує управління комерційними об’єктами та договорами оренди.
Для нашої компанії, яка надає послуги з управління нерухомістю, було важливо, щоб система була масштабованою, гнучкою та комплексною. Ми працюємо з клієнтами різного розміру, вони мають дуже різних орендарів та різні конструкції, зафіксовані в договорах оренди, тому вищезазначені характеристики були і є ключовими.
Система NOVO PM виявилася рішенням, що відповідає нашим очікуванням, робота в системі інтуїтивна, а сама система ергономічна і дуже добре підходить до специфіки нашого бізнесу та наших клієнтів (власників, інвесторів, девелоперів). Впровадження системи також є нескладним і досить швидким процесом, завдяки підтримці технічної команди NOVO Technologies і дружній методології впровадження вже через 6 тижнів ми могли працювати в системі.
Я рекомендую NOVO PM всім, хто зацікавлений у підвищенні ефективності роботи менеджерів з нерухомості та об’єктів, а також у постійному доступі в режимі реального часу до звітів про свій портфель нерухомості, витрати та доходи. Система автоматизує багато дій та операцій, які раніше займали у нас значно більше часу, тому підвищення ефективності є, в певному сенсі, автоматичним.
Слова вдячності заслуговує також відділ технічної підтримки, який оперативно та професійно реагує на всі звернення та запити.

Директор відділу управління нерухомістю
Axi Immo Group Sp. z o.o.

З компанією NOVO Technologies S.A. ми співпрацювали протягом останніх двох років. Цю співпрацю ми оцінюємо дуже позитивно. Особливо добре ми оцінюємо рівень професіоналізму та залученості працівників NOVO Technologies S.A., відповідальних за контакт з клієнтом. Варто відзначити легкість у знаходженні спільної мови з ІТ-спеціалістами цієї компанії, що не часто трапляється при контактах із ІТ-сферою. Система NOVO Property Management є дружнім та інтуїтивно зрозумілим програмним забезпеченням, що охоплює практично всі функції, необхідні для управління нерухомістю. Підсумовуючи, компанія NOVO Technologies S.A. заслуговує на рекомендацію як надійний бізнес-партнер, що пропонує якісне та зручне програмне забезпечення для управління нерухомістю.

Директор SK&S

Компанія Citrus Sp. z o.o., яку я представляю, є компанією, що керує торговими центрами на замовлення великих міжнародних власників нерухомості.
У грудні 2011 року, після широкої перевірки ринку на наявність комп’ютерних систем для управління комерційною нерухомістю, ми вирішили обрати систему NOVO Property Management компанії NOVO Technologies, яка ідеально відповідала потребам керівників нерухомості та була значно кращою за будь-яке інше програмне забезпечення, яке ми розглядали. Систему NOVO Property Management ми впровадили дуже швидко. Протягом лише 3 днів ми ввели в систему торговий центр, який ми приймали саме під час впровадження та навчання системи NOVO. Це стало можливим завдяки повному залученню з боку NOVO Technologies, команда підтримки якої блискавично запустила систему, повністю інтегрувала її з нашою бухгалтерською системою, що обслуговує різні цільові компанії, навчила наших співробітників, а на всі запити відповідала дуже швидко.
Наразі система забезпечує нам повний набір функцій для управління та розрахунку всіх орендних договорів, навіть тих нетипових, зі складними параметрами та специфічними умовами. Наразі система практично не потребує підтримки NOVO Technologies, тобто наша команда здатна обслуговувати її повністю самостійно. Система працює без жодних технічних перерв або збоїв. Програмне забезпечення NOVO Property Management є ключовим для нашої щоденної ефективної діяльності. Ми дуже задоволені ним, так само як і винятково швидким обслуговуванням клієнтів та хорошим розумінням наших потреб компанією NOVO Technologies. Ми з радістю продовжимо нашу співпрацю.

Президент
Citrus Sp. z o.o.

Нинішнім засвідчую, що компанія Novo Technologies S.A. із офісом у Варшаві, за адресою вул. Cybernetyki 7B, здійснила впровадження систем Novo Property Management та Novo Facility Management для компанії WISAG Polska Sp. z o.o.
Компанія Novo Technologies S.A. проявила високий рівень послуг, належну старанність та професійний підхід до покладених завдань. Співпраця проходила без проблем і надійно, що безсумнівно пов’язано з професіоналізмом, чесністю та високою кваліфікацією працівників компанії. Важливо також, що після впровадження Novo Technologies S.A. забезпечує обслуговування на найвищому рівні, а куратори системи завжди надають повну методичну підтримку та можуть виконувати нестандартні «індивідуальні» замовлення для клієнта. Сама система NOVO Management добре адаптована до нашої діяльності, є інтуїтивною та надійною. Ми без сумніву будемо користуватися нею в майбутньому, вводячи в NOVO наступні керовані нами будівлі.
Точність виконання впровадження, висока якість та дуже хороша організація робіт дозволяють рекомендувати компанію Novo Technologies S.A. як надійного та солідного Партнера.
З повагою,
BREEAM Assessor
Portfolio Manager
WISAG Polska Sp. z o.o.

Рекомендую систему NOVO PM як дуже корисний інструмент для великих компаній з управління комерційною нерухомістю, що керують диверсифікованими портфелями об’єктів (роздрібні, офісні, логістичні та складські приміщення).
NOVO PM, яку ми обрали, виявилася ідеально підібраною платформою для такого великого та провідного керуючого активами й нерухомістю на польському ринку, як Savills. Впровадження модуля NOVO PM пройшло швидко, команда впровадження була чуйною та професійною. Щоденне використання системи, незважаючи на її складність, є інтуїтивним і прекрасно відповідає умовам польського ринку.
Якщо вас цікавлять деякі специфічні аспекти програмного забезпечення NOVO та досвід Savills у його використанні, будь ласка, звертайтеся до мене або моїх колег.

Міхал Бришевський
Член Правління, Керівник Відділу Управління Нерухомістю та Активами
Savills Sp. z o.o.

Auchan Polska користується системою NOVO Property Management з 2015 року. Система комплексно підтримує управління у сфері property management десятками об’єктів Auchan у Польщі.
Вибір нової системи для підтримки управління в сфері property management мережею Auchan був прямим наслідком придбання кількох десятків торгових об’єктів, що до цього функціонували під брендом Real, разом із орендарями торгових площ та всією технічною інфраструктурою.
Система NOVO Property Management виправдала наші очікування, виявилася дуже гнучким інструментом, прекрасно адаптованим до специфіки роботи торгових об’єктів, а команда консультантів NOVO Technologies проявила професіоналізм, проактивність та відмінне знання специфіки сектору рітейлу.
Рекомендуємо систему NOVO Property Management як дуже добре підібраний інструмент для керуючих комерційною нерухомістю, з відмінною командою впровадження.

Директор з розвитку

Knight Frank Sp. z o.o. користується послугами компанії NOVO Technologies S.A. з 2011 року. Ми шукали гнучке та сучасне інформаційне рішення, яке могло б підтримати роботу нашого відділу управління нерухомістю.
Нас зацікавила на той час пропозиція компанії NOVO Technologies, виробника програмного забезпечення NOVO Property Management. Ми вирішили протестувати систему NOVO Property Management. Під час тестового впровадження система переконала нас у високій якості пропозиції NOVO Technologies, задовольняючи дуже високі вимоги, які наша компанія ставить перед постачальником подібних рішень.
Тестовий проект дозволив оцінити високу якість системи NOVO Property Management, зокрема її значну гнучкість та чудову адаптацію до специфіки польського ринку в сфері управління нерухомістю. Система дуже проста у використанні та швидка.
Особливо високо ми оцінили професіоналізм співробітників компанії NOVO Technologies, які негайно відповідали на наші запитання та виконали на наше прохання численні модифікації системи у дуже короткий термін.
Позитивний досвід тестового впровадження був підтверджений під час повного комерційного впровадження системи NOVO Property Management у нашій компанії. З повною відповідальністю рекомендую послуги компанії NOVO Technologies S.A. як надійного, сумлінного та професійного бізнес-партнера, що забезпечує найвищий стандарт обслуговування у сфері постачання та підтримки розвинених інформаційних систем.

Партнер
Керівник Відділу Управління Нерухомістю
Knight Frank Sp. z o.o.

До кого це може стосуватися. Caelum Real Estate Asset Management (CREAM), частина групи компаній Caelum Development, обрала систему NOVO Property Management компанії NOVO Technologies наприкінці 2012 року для забезпечення комплексної системи управління нерухомістю, яка може керувати нашими орендними договорами, забезпечувати інтегрований контроль бюджету та комплексну звітність, а також інтегруватися з особливими потребами нашої бухгалтерської програми Symphonia та польськими нормативними вимогами.
Після першої фази тримісячного впровадження ми почали використовувати систему для управління орендою та виставлення рахунків-фактур орендарям у понад 20 будівлях, що запрацювали у лютому 2013 року. Система проста у використанні, навчання зайняло відносно невеликий час, а крива навчання в експлуатації виявилася дуже швидкою. Доступність системи через Інтернет є великою перевагою для нас з огляду на широкий географічний розкид наших об’єктів. Тепер усі наші дані зібрані в одній базі даних, що значно покращує обмін інформацією в організації. Точність та надійність системи допомагають нам підвищувати точність власної звітності та отримувати нові аналітичні дані про наш портфель.
Ми високо оцінюємо NOVO Technologies за уважність до наших потреб та швидке реагування на наші запити.
Інтеграція з нашою бухгалтерською програмою Symphonia була успішно завершена, і ми починаємо використовувати систему для процесу збору заборгованостей, управління бюджетом та регулярної звітності.
Ми раді рекомендувати систему NOVO Property Management.

Президент
Caelum Real Estate Asset Management

Команда Valad цінує вашу важку працю та довгі години, витрачені на впровадження працездатної системи для нашого бізнесу. Дотримання термінів проекту було б неможливим без вашої оперативності та відданості. Загалом, впровадження було успішним.
Наші команди з управління нерухомістю та бухгалтерії змогли використовувати систему для виконання своїх бізнес-функцій з моменту запланованого запуску, а критичні питання під час впровадження вирішувалися вчасно. Іноді запропоновані рішення для піднятих питань були не зовсім зрозумілі, а деякі питання потребували більше часу на вирішення, ніж очікувалося, але зрештою всі виявлені проблеми були вирішені обома командами завдяки гнучкому та спільному підходу.
У деяких частинах проекту ваш технічний досвід був обмеженим, наприклад, імпорт даних у JD Edwards, проте ви змогли подолати ці проблеми та успішно розробити повністю функціональний інтерфейс у дуже короткі терміни. Команда NOVO та рішення загалом виправдали наші очікування та довели, що NOVO був правильним вибором для Valad.
Дякуємо за вашу допомогу. Ми з нетерпінням очікуємо продовження співпраці та формування тіснішого партнерства у майбутньому.

Керівник Відділу Інформаційних Систем Європа
Valad Europe

З компанією NOVO Technologies DEKADA Realty співпрацює з кінця минулого року.
Ми обрали систему NOVO Property Management, яка вже понад 9 місяців підтримує управління нерухомістю, що входить до нашого портфеля.
Вибір цієї системи ми здійснили на основі аналізу її комплексності, гнучкості, легкості у щоденному використанні, а також швидкості впровадження, що підтвердилося під час впровадження та подальшого використання системи у повсякденній роботі.
Компанія NOVO Technologies також інтегрувала систему NOVO Property Management із системою F-K SAGE Symfonia, яка використовується в нашій компанії. Завдяки цьому обмін інформацією між системами відбувається автоматично.
Я б рекомендував іншим забудовникам комерційної нерухомості компанію NOVO Technologies як надійного, високоякісного постачальника сучасної системи управління нерухомістю (property management), прекрасно адаптованої до вимог динамічного ринку рітейлу.

Директор Відділу Property Management
Dekada Realty Sp. z o.o.

Впровадження повністю автоматизованого процесу розрахунків та виставлення рахунків за комунальні послуги

MLP Group — перший девелопер складських приміщень, що котирується на Варшавській фондовій біржі. Компанія працює на ринку комерційної нерухомості з 1998 року, спеціалізуючись на будівництві та управлінні сучасними складськими центрами. Компанія виконує роль девелопера, консультанта та управителя нерухомістю, беручи участь у кожному етапі розвитку логістичного парку, починаючи від першого рішення щодо розташування, через проектування, отримання всіх дозволів, будівництво, комерціалізацію, а потім управління нерухомістю. Позиція MLP Group у секторі складських центрів у Польщі визначається портфелем керованих активів у вигляді шести логістичних парків, в рамках яких орендується близько 388 тис. кв. м. чистої складської та виробничої площі.

Різноманітність орендарів – різні моделі розрахунків за комунальні послуги

«Наші складські парки мають дуже просунуті і досить складні способи розрахунку комунальних послуг з орендарями. В першу чергу я маю на увазі електроенергію. Скорочення і спрощення процесу розрахунку комунальних послуг було однією з головних цілей впровадження системи NOVO Property Management» – Директор з управління нерухомістю, MLP Group
У своїх логістичних парках MLP Group має дуже широке спектр орендарів. Це як компанії, які орендують лише площу для зберігання своїх продуктів, так і підприємства, що займаються виробничою діяльністю, мають повністю обладнаний парк машин, команду співробітників і фасують значні обсяги продукції. Такий різноманітний портфель орендарів впливає на складну систему розрахунків за споживання комунальних послуг, що діє в MLP Group, включаючи споживання та оплату електроенергії, води та опалення. Досить високий рівень складності цього процесу пов’язаний з тим, що частина комунальних послуг розраховується за лічильниками або на основі різниці показань двох лічильників, частина обліковується за зайнятою площею, тобто класичним методом за так званим «метром» або часткою в площі об’єкта, але є також випадки розрахунків, що залежать від кількості осіб, які працюють у орендаря (наприклад, вода в окремих випадках). З огляду на вищезазначене, потреба в автоматизації системи розрахунків за комунальні послуги, що досі функціонувала в MLP Group, та її інтеграції з автоматичним виставленням рахунків стала дуже нагальною.

Багато моделей розрахунків – один сучасний інструмент роботи

MLP Group, яка вже деякий час використовувала систему NOVO Property Management в області виставлення рахунків та управління договорами оренди, звернулася до NOVO Technologies, виробника системи, з проханням автоматизувати всю область розрахунків за комунальні послуги в рамках системи NOVO Property Management. Команда консультантів NOVO Technologies повинна була розпочати свою роботу з дуже детального аналізу всіх моделей розрахунків, що функціонують в MLP Group.
«Впровадження в MLP Group функціональності розрахунків за комунальні послуги було одним з найскладніших впроваджень, які ми реалізували, з огляду на спосіб розрахунків за комунальні послуги на об’єкті», — Марцін Гродзіцький, генеральний директор NOVO Technologies S.A.
Особливо складним завданням було розрахунки за електроенергію, оскільки необхідно було врахувати втрати енергії, що виникали в результаті перетворення високої напруги в низьковольтні установки. Відображення всіх практик розрахунків за комунальні послуги, що функціонують в MLP Group, стало можливим завдяки алгоритмічній архітектурі системи NOVO Property Management, що дозволяє моделювати практично будь-який процес розрахунку, в якому можна визначити дуже багато постійних і змінних елементів та поєднати їх за допомогою довільних залежностей. Це робить систему надзвичайно гнучкою та відкритою для обслуговування всіх ринкових практик, що існують у секторі комерційної нерухомості, не тільки в області розрахунку комунальних послуг, але й, наприклад, у розрахунку сервісних зборів. Після впровадження компанією NOVO Technologies змін до системи в MLP Group, масштаб зростання ефективності процесу розрахунків був дуже великим. Час, необхідний для підготовки розрахунків за комунальні послуги, що дозволяють розпочати перерахунки орендарям, значно скоротився, а крім того, значно зросла прозорість всього процесу розрахунків, завдяки чому розрахунки за комунальні послуги в компанії може виконувати практично будь-яка особа з відділу управління нерухомістю компанії, а не тільки співробітник, що спеціалізується на розрахунках за комунальні послуги та співпраці з орендарями в цій сфері.

Система управління нерухомістю, адаптована до конкретних потреб клієнта

Peakside Capital працює з усіма типами нерухомості в Німеччині та Центральній і Східній Європі. Портфель фондів включає, серед інших активів, три аутлет-центри Fashion House Outlet, розташовані у Варшаві, Гданську та Сосновіці. Ці аутлети, в яких представлено багато преміальних міжнародних брендів, управляються Fashion House Group. Ці центри неодноразово посідали високі місця в престижних конкурсах, зокрема увійшли до топ-10 найкраще керованих торгових центрів Польщі у 2011 році (організованому Польською асоціацією орендарів торгових площ) та були визнані найкращими аутлет-центрами Центральної та Східної Європи у 2008, 2009 та 2010 роках (організованому EuropaProperty.com).

Передумови для впровадження системи управління нерухомістю

Впровадження сучасних ІТ-інструментів для підтримки «найкращого в своєму класі» управління нерухомістю завжди було в центрі уваги як власників, так і менеджерів Peakside і Fashion House Group.
З метою оптимізації бізнес-процесів, витрат на управління та обслуговування, а також для створення високоякісної бази знань про нерухомість, орендарів та операційні витрати, компанія впродовж останніх кількох років реалізувала кілька ІТ-рішень. Серед них, зокрема, система бухгалтерського обліку від однієї з найвідоміших компаній-розробників програмного забезпечення, системи BMS світового класу для управління медіа, а також системи підрахунку клієнтів.
Наступним логічним кроком з точки зору Peakside Capitals було рішення впровадити передову систему управління нерухомістю (систему «PMS»), яка забезпечувала високий рівень автоматизації ключових процесів і могла легко інтегруватися з іншими системами, що функціонують у компанії. Головною метою було підвищення ефективності управління в області, де значна частина роботи до цього часу виконувалася за допомогою електронних таблиць. Це було трудомістким і залучало частину людських ресурсів компанії, особливо в області бухгалтерського обліку та звітності. Крім того, власник бажав мати постійний доступ до найактуальніших даних щодо щоденної діяльності центрів. Компанія працювала з досить розгалуженим планом рахунків, а положення договорів оренди іноді були дуже складними, що вимагало постійного контролю з боку менеджерів і власників.
Компанія, шляхом проведення тендеру, вирішила скористатися пропозицією NOVO Technologies S.A., розробника та дистриб’ютора системи NOVO Property Management. «Рішення про впровадження системи управління нерухомістю було природним наслідком нашої стратегії впровадження рішень для підвищення ефективності управління в усій групі Fashion House. Постачальник системи PMS був обраний в ході тендеру, в якому взяли участь 5 виробників. Пропозиція від NOVO Technologies виявилася найбільш відповідною нашим очікуванням і специфіці діяльності», — операційний директор групи Fashion House

Адаптація проекту впровадження до конкретних потреб клієнта

Проект впровадження NOVO Property Management складався з трьох основних етапів:

• Підготовка та імпорт даних про об’єкти, орендарів та договори оренди, а також параметризація системи,
• Інтеграція з фінансовою (бухгалтерською) системою та системою обліку клієнтів,
• Підготовка та впровадження додаткових функціональних можливостей та особливостей, характерних для діяльності Peakside та групи Fashion House.

В рамках останнього пункту NOVO Technologies надала десятки різних модифікацій системи, щоб краще адаптувати її до вимог клієнта, серед яких, зокрема:

• модифікований алгоритм обліку обороту орендної плати для постійних та короткострокових орендарів,
• підготовку низки графічних та табличних звітів, що відображають обороти, частоту відвідувань та інші вибрані параметри договорів оренди на основі планів кожного з центрів, доступних у форматі .dwg,
• модифікацію звіту про орендну плату,
• впровадження інтелектуальної функції архівування документів, інтегрованої з системою типу OCR, що забезпечує повну гнучкість у пошуку інформації та даних, також у межах змісту документів, що зберігаються в архіві,
• модифіковано макет декількох документів у системі, включаючи, серед іншого, рахунки-фактури та листи/документи для орендарів,
• введено додаткові параметри до функціоналу договору оренди, специфічні для діяльності Peakside та Fashion House Group,
• інтегровано систему NOVO Property Management із системою підрахунку клієнтів.

Вищезазначені зміни до стандартної версії системи NOVO Property Management дозволили відобразити в системі специфічні процеси управління, до яких звикла Група, що дозволило підвищити ефективність роботи відділу управління нерухомістю, включаючи співробітників, відповідальних за рахунки та контакти орендарів, а також бухгалтерію. «Без правильно підібраних та адаптованих до наших потреб ІТ-інструментів нам було б складніше реалізувати ключові стратегічні цілі. Система NOVO Property Management виявилася дуже гнучкою і відкритою для швидких змін і модифікацій, що в поєднанні з високим рівнем автоматизації розрахунків і розширеними аналітичними звітами відповідало нашим очікуванням», — керівник відділу управління активами Peakside. «Проект, реалізований для Fashion House, був для нас дуже цікавим з точки зору його масштабів. Наша система управління нерухомістю NOVO є комплексним рішенням і повинна задовольняти потреби практично будь-якого менеджера нерухомості, але в разі впровадження для Peakside і Fashion House Group ми вдосконалили систему, додавши нові варіанти певних процесів і представлення даних. Для нас це дуже цінний досвід, оскільки він підвищує рівень компетентності та експертизи наших консультантів у контексті потреб клієнтів», — Марцін Гродзіцький, генеральний директор NOVO Technologies S.A.

Ефективний розрахунок експлуатаційних витрат – шлях до побудови міцних, позитивних відносин з орендарями

CPD S.A. – це капітальна група, яка контролює групу дочірніх компаній, діяльність яких зосереджена на реалізації девелоперських проектів в офісному та житловому сегменті. Діяльність CPD S.A. полягає в придбанні земельних ділянок і зведенні на них будівель офісного або житлового призначення, а також у купівлі існуючих об’єктів нерухомості з потенційною додатковою вартістю, яка може бути реалізована шляхом зміни призначення нерухомості або підвищення її стандарту та оптимізації площі оренди або продажу. Група має офіси у Варшаві та Будапешті.

Експлуатаційні витрати та їх облік – один з ключових процесів в області управління комерційними об’єктами

«З багатьох вимог, які ми визначили з нашого боку, однією з найважливіших була функціональність, пов’язана з обслуговуванням експлуатаційних витрат. Ця сфера була найскладнішою, а також особливо чутливою з точки зору ділових відносин з орендарями та формування нашого іміджу як ефективного та надійного власника нерухомості» – Член правління, CPD S.A. У зв’язку з розвитком фінансової групи та кількістю обслуговуваних об’єктів і орендарів, правління прийняло рішення про оптимізацію процесів, пов’язаних з управлінням офісними об’єктами, що знаходяться в портфелі активів компанії. Важливим елементом проекту оптимізації було впровадження відповідного інформаційного інструменту, який би комплексно обслуговував усі питання в області документації, розрахунків та звітності, забезпечуючи при цьому високий рівень безпеки даних та автоматизацію найбільш трудомістких процесів, пов’язаних з управлінням об’єктами. Керівництво компанії приділяло велику увагу економії часу та людських ресурсів, виділених на управління об’єктами, при збереженні високої якості обслуговування орендарів. Цей стандарт передбачав своєчасність та прозорість усіх видів розрахунків, про які повідомляли орендарів, щоб усунути будь-які потенційні сумніви, які могли б виникнути.
«Ми докладаємо всіх зусиль, щоб підтримувати високий рівень довіри наших клієнтів. Система NOVO Property Management завдяки своїй функціональності помітно допомагає нам у виконанні цього завдання», – член правління CPD S.A.
Інформаційним рішенням, обраним CPD S.A., стало програмне забезпечення компанії NOVO Technologies S.A. – система NOVO Property Management. Одним з головних критеріїв вибору системи була функціональність автоматичного розрахунку експлуатаційних витрат у моделях, що застосовуються CPD S.A., в яких різні категорії витрат розраховуються за різними ключами для окремих орендарів. Укладені договори оренди передбачають розподіл витрат як за часткою орендаря в площі об’єкта, так і за існуванням витрат, що належать до груп орендарів або окремих орендарів. Впровадження системи мало забезпечити, окрім автоматизації ключових процесів, пов’язаних з управлінням об’єктами, також повну прозорість розрахунків для всіх орендарів, що гарантує правильний розрахунок всіх записів з договорів оренди, а отже, можливість побудови міцних, добрих відносин з орендарями.

Гнучкість інформаційної системи як відповідь на очікування вимогливих орендарів

«Механізм повністю автоматизованого розрахунку сервісних платежів, що враховує всі законодавчі вимоги, є функціональною особливістю, яка лежить в основі системи NOVO Property Management. До цього часу стандартом системи було формування звіту про понесені витрати та суми сплачених авансів, але завжди в річному вимірі, на рівні основних категорій витрат. Представлення зведення в місячному вимірі було новим елементом і вимагало досить складної програмістської роботи, яку, завдяки гнучкості нашої системи, вдалося виконати за дуже короткий час», – Норберт Павлік, архітектор системи / CTO, NOVO Technologies S.A.
Після завершення впровадження перед NOVO Technologies постало нове завдання, яке випливало з підходу CPD S.A. щодо повної прозорості розрахунків експлуатаційних витрат та способу їх повідомлення орендарям. Йшлося про додавання до кожного розрахунку, специфічного для CPD, формату переліку всіх витрат, понесених на утримання та функціонування будівлі, разом із переліком авансових платежів, сплачених орендарем, та залишком, що інформує про доплату або переплату. Крім того, з огляду на сезонність деяких витрат або їх циклічність у різні проміжки часу, керівництво компанії вирішило, йдучи назустріч очікуванням частини орендарів, запровадити звіт про річні експлуатаційні витрати в місячному вираженні.
«Ми ставимо високі вимоги до наших постачальників та бізнес-партнерів. У сфері ІТ система NOVO Property Management є для нас основним робочим інструментом, і я високо оцінюю переваги, що випливають з її впровадження», – член правління CPD S.A.
NOVO Technologies мала лише кілька днів на впровадження змін у систему, але все ж змогла це зробити завдяки гнучкості системи, що є результатом добре спроектованої архітектури програми. Завдяки цій зміні капітальна група CPD S.A. змогла усунути значну частину роботи, пов’язаної з ручним підготовкою додаткових звітів для орендарів, і досягти вищого рівня прозорості розрахунків у сфері експлуатаційних витрат. Це, безсумнівно, позитивно вплине на відносини з орендарями капітальної групи CPD S.A. в майбутньому.