Schnelles Wachstum des Immobilienportfolios vs. Gewährleistung der operativen Effizienz bei der Verwaltung von Objekten
NEWGATE INVESTMENT Sp. z o.o. ist ein Unternehmen, dessen Hauptgeschäftsstrategie darin besteht, in Immobilien mit Einzelhandelsbetreibern in den besten Lagen mit entsprechendem Kaufkraftpotenzial zu investieren, die ein langfristiges und stabiles Geschäft gewährleisten. Das Unternehmen investiert sehr intensiv in Gewerbeimmobilien in Polen und verwaltet derzeit mehrere Gewerbeimmobilien.
Planung als Quelle für operative Effizienz bei schnellem Wachstum
NEWGATE INVESTMENT (NGI) begann seine Tätigkeit auf dem polnischen Markt mit dem Kauf von zwei mittelgroßen Einkaufszentren, aber von Anfang an sah die Strategie des Unternehmens eine sehr schnelle Erweiterung des Immobilienportfolios durch Akquisitionen und Investitionen in neue Objekte vor. Die Führungskräfte des Unternehmens, die über umfangreiche Erfahrungen im Einzelhandelssektor verfügen, legten von Anfang an großen Wert auf die Optimierung aller Prozesse im Zusammenhang mit der Verwaltung von Objekten. Sie folgten dabei dem Grundsatz, dass die Optimierung der Unterhaltskosten von Gewerbeimmobilien und eine effiziente Verwaltung unter den gegenwärtigen Marktbedingungen zu den wichtigsten Methoden zur Wertsteigerung von Immobilien gehören, insbesondere im Einzelhandel.
„Angesichts der Pläne für eine schnelle Entwicklung unseres Unternehmens war ich mir sicher, dass die Tabellenkalkulation und das Buchhaltungssystem sehr schnell ihre Effizienz verlieren und sicherlich nicht die optimale Lösung für das Unternehmen sein würden. Die Dynamik der Veränderungen im Einzelhandelssektor und die Vielfalt der von den Mietern ausgehandelten Bedingungen erfordern eine angemessene Planung bereits zu Beginn der Geschäftstätigkeit.“ – Robert Dudziński, Head of Asset Management, NGI
Der Einzelhandelssektor weist derzeit einen hohen Sättigungsgrad auf, was dazu führt, dass Mieter so viele Parameter von Mietverträgen aushandeln können, dass der Verwalter selbst eines einzigen Objekts mit einer Vielzahl von Modellen für die Abrechnung von Medien, Betriebskosten, Umsatzmieten, Indexierung oder Vertragssicherheiten konfrontiert sein kann. Unter Berücksichtigung dieser Umstände beschloss das Managementteam des Unternehmens bereits zu Beginn seiner Tätigkeit, ein modernes, spezialisiertes IT-Tool einzuführen und damit die Standard-Managementmethode vieler Unternehmen zu ersetzen, die gerade erst in den Managementsektor einsteigen und auf Excel-Tabellen basieren, die durch ein Finanz- und Buchhaltungssystem unterstützt werden. Im Rahmen einer Ausschreibung wurde das Angebot der Firma NOVO Technologies, dem Hersteller des Systems NOVO Property Management (NOVO PM), ausgewählt als das Angebot ausgewählt, das am besten auf die Besonderheiten der Verwaltung von Gewerbeimmobilien zugeschnitten ist und sich durch ein flexibles Geschäftsmodell in Bezug auf die Preise im Zusammenhang mit der Zunahme der Anzahl der verwalteten Objekte auszeichnet, wodurch die „Eintrittsbarriere” zu Beginn der Zusammenarbeit beseitigt wurde und das Unternehmen die Kosten für die Einführung und Wartung eines komplexen IT-Systems mit der Entwicklung seines Kerngeschäfts verbinden konnte.
Die Entwicklung des Immobilienportfolios als Motor für die Entwicklung des IT-Systems
Zunächst erfolgte die Implementierung des Systems auf der Grundlage der Standardfunktionalität des Systems und des integrierten Pakets von Betriebs- und Verwaltungsberichten. Das Projektteam, bestehend aus Vertretern beider Unternehmen, bereitete die Eingabedaten für das System vor, nahm die entsprechende Parametrisierung des Systems vor und schloss diese Phase mit einer Testfakturierung für die Mieter ab. Die Testergebnisse waren positiv, sodass NGI nach der Schulung der Benutzer mit der produktiven Arbeit im System beginnen konnte. Im ersten Jahr der Nutzung des Systems hat NGI durch Akquisitionen die Anzahl der betreuten Einkaufszentren vervierfacht und die Anzahl der Mietverträge um ein Vielfaches erhöht.
„Mit der Entwicklung unserer Geschäftstätigkeit haben wir die Notwendigkeit erkannt, das NOVO PM-System in das Buchhaltungssystem zu integrieren. Diese Integration hat sich als wesentliche Arbeitserleichterung sowohl für die Buchhaltung als auch für die Facility Manager und die Mitarbeiter, die direkt mit den Mietern zusammenarbeiten, erwiesen”, so Robert Dudziński, Head of Asset Management bei NGI.
In den Mietverträgen tauchten mehr nicht standardmäßige Klauseln auf, die Anzahl der ausgestellten Dokumente stieg erheblich, es gab mehr Kostenrechnungen, und es entstand die Notwendigkeit, bestimmte Mieter und Räumlichkeiten sowie Mietgebühren neu zu kategorisieren. Die Situation erforderte eine Optimierung der Parametrisierung des NOVO PM-Systems, darunter u. a. eine Neudefinition des Berichtssystems, Korrekturen, die eine Änderung der Methoden zur Ausstellung und Abrechnung von Zweifachwährungsrechnungen ermöglichen, sowie Methoden zur Abrechnung verschiedener Mietkategorien. Darüber hinaus beschloss NGI, das NOVO PM-System in das Finanz- und Buchhaltungssystem Sage Symfonia zu integrieren, um die Verbuchung von Einnahmen zu optimieren, die Effizienz der Forderungsverwaltung zu steigern und eine wesentlich ausgefeiltere Analyse der pro Objekt und Mieter anfallenden Kosten zu ermöglichen. Dank der automatischen Integration der Systeme konnten einige Abrechnungsprozesse verkürzt, der Zeitaufwand für die manuelle Datenübertragung eliminiert, der Umfang der Berichte erweitert und die Zeit für deren Erstellung verkürzt werden. Einer der wichtigsten Berichte, der die Funktionalität des NOVO PM-Systems erheblich erweitert hat, ist der mit einem Klick verfügbare NOI-Bericht (Net Operating Income), der zu einem der wichtigsten Berichte für die Verwaltung des Immobilienportfolios des Unternehmens geworden ist.
Die Notwendigkeit, das System an die neue Geschäftssituation des Kunden anzupassen, ist ein Test für den Hersteller des Systems, inwieweit er eine flexible Systemarchitektur vorgesehen hat, welche Geschäftspraktiken er darin integriert hat und damit, über welches Know-how er über die Branche verfügt und inwieweit er als Partner und Berater im Geschäft auftreten kann. Ich freue mich, dass die Qualität unserer Arbeit eine Referenz von NGI verdient hat – Marcin Grodzicki, Vorstandsvorsitzender, NOVO Technologies