Wir haben viele positive Referenzen für erfolgreiche Implementierungen des Systems NOVO Property Management erhalten

In jeder Phase konnten wir auf die Unterstützung der Experten von Novo zählen, die nicht nur Standardlösungen lieferten, sondern auch aktiv nach auf uns zugeschnittenen Lösungen suchten, wodurch das System noch besser an die Besonderheiten unserer Tätigkeit angepasst werden konnte. Dank dessen unterstützt uns Novo PM effektiv bei unserer täglichen Arbeit und ermöglicht eine effizientere Verwaltung unserer Tätigkeit.

Wir empfehlen Novo mit voller Überzeugung als zuverlässigen und professionellen Partner für die Implementierung moderner Immobilienverwaltungssysteme.

Mit diesem Dokument möchten wir unsere bisherige Zusammenarbeit mit NOVO TECHNOLOGIES im Bereich der Implementierung eines IT-Systems zur Verwaltung von Gewerbeimmobilien bestätigen.

Das von der Gesellschaft eingeführte System ermöglicht die Verwaltung und Administration eines diversifizierten Portfolios an Gewerbeimmobilien: Büros, Dienstleistungsräume, Kultur- und Gastronomieeinrichtungen.

Seit drei Jahren nutzen wir diese Software, die von der Firma NOVO Technologies implementiert wurde.

Das NOVO Property Management System ist ein umfassendes Tool für die gewerbliche Immobilienbranche, das alle wichtigen Prozesse im Zusammenhang mit der effizienten Verwaltung von mehreren Dutzend Objekten in unserem Portfolio effektiv unterstützt und uns bei unserer täglichen Arbeit sehr hilft.

Wir danken dem Team von NOVO Technologies für die erfolgreiche Implementierung des Systems und die Unterstützung bei unserer täglichen Arbeit.

Im Zusammenhang mit der Aufnahme der Tätigkeit unseres neuen Investitionsprojekts – des Einkaufszentrums SanPark – suchten wir nach einem System, das uns vom ersten Tag an bei der Verwaltung dieser Anlage unterstützen sollte.
Aus den auf dem Markt verfügbaren Angeboten haben wir uns für NOVO Property Management entschieden.
Ende Juli unterzeichneten wir den Vertrag mit NOVO Technologies S.A., und bereits Anfang September war das System NOVO Property Management entsprechend parametriert, mit allen Daten versorgt und bereit, Rechnungen an die Mieter auszustellen. Damit konnten wir das wichtigste Ziel des Projekts erreichen – die Eröffnung des Objekts fiel mit der Inbetriebnahme des NOVO-Systems zusammen.
Wir danken NOVO und insbesondere den am Projekt beteiligten Personen für die reibungslose und sehr schnelle Inbetriebnahme des Moduls NOVO Property Management.

Wir empfehlen NOVO Technologies S.A. als professionellen, termintreuen und engagierten Anbieter eines modernen und umfassenden Managementsystems für Gewerbeimmobilien.

Wir nutzen die Software NOVO Property Management seit über 3 Jahren in unserer täglichen Arbeit. In dieser Zeit hatten wir die Möglichkeit, alle einzelnen Funktionen des Programms zu testen, mit besonderem Augenmerk auf den Prozess der Abrechnung der Betriebskosten, den wir jedes Jahr für unsere Mieter durchführen.
Wir empfehlen NOVO als umfassendes Tool, das die tägliche Arbeit unserer Immobilienverwalter und der Finanzabteilung hervorragend unterstützt. Die Möglichkeit, verschiedene Berichte über zukünftige Einnahmen und die Umsetzung von Budgetvorgaben zu erstellen, unterstützt uns bei der Immobilienverwaltung, der Erstellung von Berichten für die finanzierenden Institutionen unserer Projekte und der Ausgabenplanung.
Das Programm hat sich bei der jährlichen Abrechnung der Betriebskosten für die Mieter als sehr hilfreich erwiesen. Durch die Automatisierung dieses Prozesses sparen wir viel Zeit und Aufwand für das Team, vermeiden Fehler und erhalten professionelle Berichte für die Mieter, die alle Zweifel ausräumen und keine zusätzlichen Erklärungen erfordern.
Gleichzeitig möchten wir die Professionalität und das umfassende Wissen des NOVO-Supportteams über Gewerbeimmobilien hervorheben, was bedeutet, dass das NOVO-Programm alle in den Mietverträgen enthaltenen kommerziellen und finanziellen Lösungen berücksichtigt und diese problemlos in die Algorithmen des Programms übertragen werden können. Bei Problemen erhalten wir ohne unnötige Verzögerungen Hilfe und Erklärungen vom NOVO-Team.

Wir nutzen das NOVO Property Management System seit fast 5 Jahren. Das System hat uns in einer Phase intensiven Wachstums unseres Objektportfolios unterstützt (und tut dies auch weiterhin) und hat diese Aufgabe hervorragend gemeistert.
Wir sind sowohl mit der umfassenden Funktionalität des Systems zur Unterstützung des PM-Bereichs als auch mit der Unterstützung durch die Spezialisten von NOVO Technologies, dem Hersteller des Systems, sehr zufrieden.
Die Flexibilität des Kundensupport-Teams von NOVO bei der Bearbeitung unserer Anfragen ist sehr wertvoll.
Wir empfehlen dieses System als gutes, funktionales und intuitives Tool für die Verwaltung von gewerblichen Immobilienportfolios, insbesondere in Zeiten eines raschen Wertzuwachses dieses Portfolios. Das Tool erleichtert die tägliche Arbeit und automatisiert die Prozesse im Bereich PM.
Property Management Director

Wir ändern das Verwaltungsmodell der Galerie, weil wir näher an den Mietern sein wollen.

Agora Bytom ist ein großes Einkaufs- und Unterhaltungszentrum im Zentrum von Bytom. Seine Einzigartigkeit wird neben der attraktiven Lage durch die Tatsache unterstrichen, dass es sich um ein Pionierprojekt auf dem Markt in Bytom handelt, das den Einwohnern und Handels- und Dienstleistungsunternehmen aus dem Einzelhandel ein so breites Angebot bietet.
„Von Anfang an war es unser oberstes Ziel, uns durch ein Angebot und eine Servicequalität auf höchstem Niveau für Unternehmen aus dem Einzelhandel auszuzeichnen“, erinnert sich der Direktor des Einkaufszentrums. „Es ist bekannt, dass ein optimaler Mietermix den Wert einer Immobilie steigert und ein entscheidender Faktor für die Besucherfrequenz im Einkaufszentrum ist.“

Die 2010 eröffnete Galerie umfasst über 120 Geschäfte und Restaurants sowie einen Fitnessclub und ein Multiplex-Kino auf fünf Etagen mit einer Mietfläche von 30.000 m². Die Agora Bytom Mall wurde von Anfang an von einem internationalen Unternehmen verwaltet, das sich auf die Vermarktung und Verwaltung von Gewerbeimmobilien spezialisiert hat. Aufgrund seiner Besonderheiten und seiner äußeren Umgebung entwickelte sich das Objekt sehr dynamisch. Die Steigerung des Werts des Objekts durch die ständige Pflege der Zufriedenheit der Mieter einerseits und die Qualität des Angebots für die Einwohner von Bytom und Umgebung andererseits war das Hauptziel, das den Verwaltern des Objekts gesetzt wurde. In diesem Zusammenhang erwies sich eine effektive Verwaltung der Betriebskosten der Anlage als entscheidend, darunter u. a. der Arbeitsaufwand im Verwaltungsbereich, die Auswahl der Dienstleister für das Einkaufszentrum sowie Faktoren, die einen direkten Einfluss auf die Qualität und Sicherheit der von der Anlage generierten Finanzströme haben.

Galerieverwaltung – ein neuer Ansatz

W roku 2014 właściciel Agory Bytom postanowił zmienić strukturę zarządzania galerią. Efektem tej decyzji było przejście z formuły usług zewnętrznego zarządcy obiektu na zarządzanie wewnętrzne w oparciu o własne zasoby.
„Decyzja o przejściu na wewnętrzny model zarządzania to ruch w kierunku optymalizacji kosztowej funkcjonowania naszego obiektu i pochodna naszej strategii dotyczącej zacieśnienia relacji z najemcami powierzchni handlowej” – tłumaczy dyrektor.
Zespół zarządzający galerią zdawał sobie sprawę, że wdrożenie w życie takiej decyzji nigdy nie jest proste i wymaga właściwego przygotowania. Jednym z kluczowych elementów jest dobór właściwych narzędzi umożliwiających pełnienie funkcji zarządcy w sposób efektywny, w tym dobór odpowiedniego systemu informatycznego, który umożliwi zautomatyzowanie obsługi szeregu procesów z obszaru property managementu. W toku analizy ofert dostawców systemów wspierających zarządzanie powierzchniami komercyjnymi, zespół zarządzający galerią wybrał system NOVO Property Management (NOVO PM) firmy NOVO Technologies S.A. O wyborze systemu NOVO PM zdecydowało również zaproponowane przez NOVO Technologies S.A. szybkie wdrożenie w oparciu o elastyczny harmonogram wdrożenia systemu oraz szeroki zakres i forma wsparcia dla zespołu wdrożeniowego Agora zarówno w trakcie wdrożenia, jak i po jego zakończeniu. „Nasz wybór był podyktowany faktem, iż system NOVO PM jest narzędziem kompleksowym, które w pełni odwzorowuje i automatyzuje kluczowe procesy związane z zarządzaniem obiektem, a przy tym jest ergonomiczny i przyjazny w obsłudze oraz codziennej pracy. Ponadto, system otrzymał bardzo pozytywne referencje z wdrożeń u innych zarządców, co także było dla nas ważne w kontekście podjęcia decyzji” – uzasadnia wybór systemu NOVO PM dyrektor galerii.

Baza wiedzy o funkcjonowaniu galerii „na jeden klik”

Wdrożenie systemu NOVO PM rozpoczęło się na wiosnę 2014 roku i już praktycznie po 3 tygodniach system był odpowiednio sparametryzowany, aby w oparciu o przygotowane dane wsadowe do systemu, rozpocząć pierwsze, próbne fakturowanie. W trakcie następnych kilku tygodni zespół wdrożeniowy Agora oraz NOVO koncentrował się na przygotowaniu danych i parametryzacji koniecznych do uruchomienia wszystkich pozostałych funkcjonalności systemu. Końcowym elementem projektu wdrożenia była integracja z systemem księgowym Symfonia Forte, dzięki czemu ewidencja i księgowanie faktur sprzedaży, zakupu oraz wyciągów bankowych jest bardzo efektywne, ponieważ następuje tylko raz, w jednym systemie. Wdrożenie zakończyło się w lecie 2014 roku i od tego czasu zespół zarządzający Agora korzysta z pełnej funkcjonalności systemu NOVO PM w codziennej pracy. „Korzyści z wdrożenia systemu można w miarę łatwo zwymiarować, czas obsługi danego procesu skraca się nawet kilkukrotnie, eliminujemy ryzyka operacyjne, które zwykle występują przy braku zintegrowanych narzędzi informatycznych. Dzięki wdrożeniu systemu NOVO PM nasz zespół zarządzający ma bezpośredni, stały dostęp do najbardziej aktualnych danych dotyczących działania galerii, w tym kondycji najemców, co pozwala nam błyskawicznie przeprowadzać analizy dotyczące działalności obiektu i szybkie wprowadzanie działań bezpośrednio wpływających na wartość naszego obiektu. Nie będę ukrywał, że dzięki systemowi NOVO PM zdecydowanie spadły nam koszty administracji galerią” – podsumował efekty wdrożenia systemu dyrektor galerii.

Die Astri-Gruppe ist der größte Eigentümer von Gewerbeimmobilien in Estland. Wir besitzen Einkaufszentren und einen Markt in vier estnischen Städten. Aufgrund des wachsenden Bedarfs an einer effizienteren Verwaltung unseres Portfolios suchten wir nach einer Software, die uns bei der Verwaltung all dieser Informationen unterstützen würde. Nach umfangreichen Recherchen und Besuchen bei mehreren Softwareanbietern haben wir uns für die Software NOVO von Novo Technologies aus Polen entschieden.
Die Implementierung der Software verlief reibungslos. Alle Bedenken, die wir anfangs aufgrund der Entfernung, der unterschiedlichen Vorschriften und der Sprache hatten, haben sich in der Praxis nicht bestätigt. Dies ist vor allem dem Team von Novo Technologies zu verdanken, das kompetent, professionell, sehr hilfsbereit, höflich und freundlich ist. Selbst die schwierigsten Hindernisse konnten dank der professionellen Herangehensweise überwunden werden, sodass wir als Kunden mit dem Ergebnis zufrieden sind. Sie sind auch sehr professionell im Umgang mit allen Informationen zu unseren Angeboten, der estnischen Gesetzgebung und Änderungen im System und bieten Updates per E-Mail oder Telefon, um sicherzustellen, dass der Kunde über den Fortschritt des Prozesses informiert ist.
Der erste Eindruck von den Möglichkeiten und der Benutzerfreundlichkeit der Software hat uns davon überzeugt, dass NOVO der Schlüssel zu einer besseren Verwaltung unseres Portfolios ist.
Als Projektleiter für die Implementierung der NOVO-Software bei der Astri-Gruppe kann ich die Dienstleistungen von NOVO Technologies S.A. wärmstens empfehlen.
Leasingmanager

Seit Juni 2017 sind wir Verwalter der drei größten Outlet-Center in Polen: Designer Outlet Warszawa, Gdańsk und Sosnowiec. Zuvor gehörten die Center zum Fonds Peakside Capital und wurden unter dem Namen Fashion House betrieben.

Das IT-System für die Verwaltung der Outlet-Center wird uns von der Firma NOVO Technologies S.A. bereitgestellt. Die Software wurde uns vom vorherigen Verwalter als Komplettlösung empfohlen, die vor allem alle für die Verwaltung und Abrechnung von Verkaufsflächen erforderlichen Parameter einschließlich der automatischen Rechnungsstellung enthält. Die Zusammenarbeit zwischen NOVO und dem früheren Verwalter bestand seit 2014, was für uns einen zusätzlichen Mehrwert darstellte und bestätigte, dass es sich um einen bewährten und zuverlässigen Anbieter handelt.

Nach fast drei Jahren Zusammenarbeit können wir sagen, dass das NOVO Property Management-System alle wichtigen Prozesse im Zusammenhang mit der effektiven Verwaltung von Einkaufszentren effizient unterstützt. Es ist auch mit unserem Buchhaltungssystem kompatibel, und der gesamte Integrationsprozess beim Wechsel vom alten zum neuen Buchhaltungssystem verlief reibungslos.
Wir können uns stets auf die Professionalität und das Engagement der Mitarbeiter von NOVO Technologies S.A. bei der Lösung von Problemen, der Suche nach optimalen Lösungen sowie bei der Schulung und Unterstützung neuer Benutzer verlassen.

Das NOVO Property-System ist als Anbieter einer effektiven Lösung für das Management von Einkaufszentren empfehlenswert.
Mit freundlichen Grüßen
Dawid Rutkowski
Peakside ROS Outlet Management Sp. z o.o.

Das NOVO Property Management System ist eine Software, die ein breites Spektrum an Funktionen umfasst, die für die Immobilienverwaltung erforderlich sind. Die grundlegende Implementierung des Systems erfolgte schnell und ohne größere Komplikationen, und zusätzliche Modifikationen, die für unsere
Bedürfnisse wurden systematisch umgesetzt. Die Software wird ständig weiterentwickelt und um neue Module erweitert. In ihrer aktuellen Form bietet sie umfangreiche Personalisierungsmöglichkeiten und nahezu unbegrenzte Berichtsfunktionen. Nach einer entsprechenden Schulung ist die Bedienung des Systems einfach und benutzerfreundlich.
Wir können NOVO Technologies S.A. den Eigentümern und Verwaltern von Gewerbeimmobilien als zuverlässigen Lieferanten eines hochwertigen, modernen ERP-Informationssystems empfehlen, das perfekt auf die Anforderungen des dynamischen Wachstums des gewerblichen Immobilienmarktes zugeschnitten ist.
Janusz Ludwikowski
IT-Manager

Wir haben NOVO Technologies S.A. mit der Implementierung eines Moduls in unserem Unternehmen beauftragt, das den Umlauf von Einkaufsbelegen zusammen mit deren Genehmigung durch die Verantwortlichen automatisiert.

NOVO Technologies S.A. hat in unserem Unternehmen die autonome Funktionalität des Moduls NOVO Property Management zusammen mit der Funktion des automatischen Auslesens von Daten aus elektronischen Rechnungen (OCR) implementiert.

Die implementierte Software erfüllt unsere Erwartungen:

• Die OCR-Funktionalität erleichtert die vorläufige Kontierung von Rechnungen erheblich.
• Die Genehmigungswege spiegeln das in unserem Unternehmen geltende Schema für die Autorisierung von Dokumenten und Ausgaben wider.
• automatische Systemwarnungen, die per E-Mail versendet werden, erinnern die Benutzer an ausstehende Rechnungen, die noch genehmigt werden müssen
• die Integration mit dem JD Edwards-System funktioniert einwandfrei
• die Zusammenarbeit mit der Implementierungsabteilung des Anbieters war effektiv

Wir empfehlen NOVO Technologies S.A. als zuverlässigen Anbieter moderner Software zur Unterstützung der Arbeit von Verwaltern und Eigentümern von Gewerbeimmobilien.

Mit freundlichen Grüßen

Justyna Filipczak

Head of CEE

Cromwell Property Group Poland

Garvest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ist mit Garvest Real Estate verbunden, einem Boutique-Kapitalfonds, der innovative Projekte im Premium-Immobiliensegment entwickelt. Wir haben nur außergewöhnliche Projekte realisiert: das Bürogebäude Bałtyk (zusammen mit der VOX-Gruppe) und den Komplex Pixele in Posen sowie das Hotel Vienna House im Warschauer Stadtteil Mokotów, und bald werden wir ein Stadtviertel am Wilson-Park spektakulär verändern.
Wir kümmern uns um jedes Detail im Investitions- und Verwaltungsprozess. Deshalb setzen wir nur auf zuverlässige und professionelle Geschäftspartner. Die Zusammenarbeit mit NOVO Technologies S.A. haben wir 2017 begonnen. Mit dem Engagement beider Seiten wurde das NOVO Property Management-System schnell für die Verwaltung unserer Immobilien implementiert.
Nach mehreren Jahren der Zusammenarbeit können wir bestätigen, dass es sich um ein flexibles Programm handelt, das die Nutzung einzelner Parameter ermöglicht, die für die Verwaltung unserer Immobilien erforderlich sind. Ein wichtiger Aspekt ist die ständige Weiterentwicklung des Systems und die Hinzufügung zusätzlicher Funktionen, die auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten sind. Wir schätzen die Offenheit des NOVO-Teams gegenüber den Erwartungen der Kunden und das Engagement bei der laufenden Betreuung des Systems. Wir schätzen die schnelle Reaktion auf gemeldete Probleme, die Professionalität und das Engagement bei der Lösung aller Fragen sowie die Geduld und Effizienz bei der Durchführung von Schulungen sehr. All dies führt dazu, dass wir NOVO Property mit gutem Gewissen als ein System empfehlen können, das den Prozess der Verwaltung von Gewerbeimmobilien effektiv optimiert.
Magdalena Ptak
Vorstandsmitglied

Wir danken dem Implementierungsteam von NOVO für sein Engagement, seine Reaktionsschnelligkeit und seine Professionalität, die es bei der Implementierung des NOVO Property Management-Systems in unserem Unternehmen gezeigt hat.Während der Implementierung haben wir um viele zusätzliche Parametrierungen und die Einführung neuer Funktionen gebeten. Das NOVO-Team reagierte umgehend, analysierte stets gründlich unsere Bedürfnisse und schlug Lösungen vor, die eine reibungslose Implementierung und Integration des NOVO Property Management-Moduls in unser Buchhaltungssystem sicherstellten.

Wir empfehlen NOVO Technologies als professionellen Berater bei der Implementierung eines Systems zur Unterstützung der Immobilienverwaltung.
Monika Krzyżanowska
Chief Accountant
HINES Polska Sp. z o.o.

Aufgrund der raschen Entwicklung unseres Immobilienportfolios im Einzelhandelsbereich haben wir uns entschlossen, das Management im Bereich Property Management zu optimieren.
Entscheidend war dabei die Auswahl eines geeigneten IT-Tools, das gut zu unserer Tätigkeit passt, skalierbar ist (angesichts der Investitionspläne für die kommenden Jahre), in unser Finanz- und Buchhaltungssystem integriert werden kann und vor allem umfassend und effektiv ist.
Wir haben uns für das Produkt NOVO Property Management der Firma NOVO Technologies S.A. entschieden.
Der Entscheidung ging eine Prüfung des Produkts und der Referenzen voraus.
NOVO Property Management hat seine Vorteile unter Beweis gestellt und unsere Anforderungen bei der täglichen Arbeit zur Optimierung der Verwaltung unseres schnell wachsenden Objektportfolios erfüllt.
Besonders hervorzuheben ist die individuelle Betreuung durch die Abteilung für Implementierung und technischen Support, insbesondere durch die Leiterin Bronisława Pela.
Daher empfehlen wir dieses Produkt als sehr gutes IT-Tool für alle, die gewerbliche Immobilien verwalten.
Vorstandsvorsitzender
Napollo Management Sp. z o.o.

Wir nutzen die Software NOVO Property Management seit 2016, als wir uns für die Pilotimplementierung des Moduls dieses Systems für den Bereich Property Management entschieden haben.
Die Software NOVO Property Management wurde für die Verwaltung mehrerer neu erworbener Bürogebäude unseres Unternehmens implementiert.
Die Software wurde schnell implementiert, die Unterstützung durch das Beraterteam von NOVO, , sowohl in der Implementierungsphase als auch in der Zeit nach der Implementierung war sehr professionell, und das NOVO Property Management-Softwaremodul selbst erwies sich als umfassend (d. h. es deckt alle von uns im Bereich Property Management erforderlichen Prozesse ab) und gleichzeitig sehr benutzerfreundlich für die Mitarbeiter unseres Unternehmens im Arbeitsalltag.
Aufgrund dieser positiven Erfahrungen sowohl mit dem Produkt selbst als auch mit dem Team von NOVO können wir den Hersteller der Software NOVO Property Management als professionellen Anbieter solcher effektiven IT-Systeme für Unternehmen aus unserer Branche
(Verwaltung eines großen Portfolios an Gewerbeimmobilien).

DIREKTOR
Personalwesen und Verwaltung

Wir haben uns für den Kauf eines IT-Systems entschieden, das unsere Abteilung bei der Verwaltung unseres wachsenden Portfolios an Handelsimmobilien unterstützt.
Unsere Wahl fiel auf das NOVO Property Management System von NOVO.
Die Implementierung umfasste sowohl das NOVO-System selbst als auch dessen Integration in zwei Finanz- und Buchhaltungssysteme, die in unserem Unternehmen bereits im Einsatz waren.
Das NOVO-System hat sich als modernes, umfassendes Tool erwiesen, das viele spezifische Prozesse im Zusammenhang mit der Verwaltung von Einzelhandelsimmobilien automatisiert.
Es hat unsere Erwartungen erfüllt.

Wir empfehlen dieses Tool als empfehlenswert für Unternehmen, die Handelsimmobilien verwalten.

Operativer Direktor Karuzela Holding.

Schnelles Wachstum des Immobilienportfolios vs. Gewährleistung der operativen Effizienz bei der Verwaltung von Objekten

NEWGATE INVESTMENT Sp. z o.o. ist ein Unternehmen, dessen Hauptgeschäftsstrategie darin besteht, in Immobilien mit Einzelhandelsbetreibern in den besten Lagen mit entsprechendem Kaufkraftpotenzial zu investieren, die ein langfristiges und stabiles Geschäft gewährleisten. Das Unternehmen investiert sehr intensiv in Gewerbeimmobilien in Polen und verwaltet derzeit mehrere Gewerbeimmobilien.

Planung als Quelle für operative Effizienz bei schnellem Wachstum

NEWGATE INVESTMENT (NGI) begann seine Tätigkeit auf dem polnischen Markt mit dem Kauf von zwei mittelgroßen Einkaufszentren, aber von Anfang an sah die Strategie des Unternehmens eine sehr schnelle Erweiterung des Immobilienportfolios durch Akquisitionen und Investitionen in neue Objekte vor. Die Führungskräfte des Unternehmens, die über umfangreiche Erfahrungen im Einzelhandelssektor verfügen, legten von Anfang an großen Wert auf die Optimierung aller Prozesse im Zusammenhang mit der Verwaltung von Objekten. Sie folgten dabei dem Grundsatz, dass die Optimierung der Unterhaltskosten von Gewerbeimmobilien und eine effiziente Verwaltung unter den gegenwärtigen Marktbedingungen zu den wichtigsten Methoden zur Wertsteigerung von Immobilien gehören, insbesondere im Einzelhandel.

„Angesichts der Pläne für eine schnelle Entwicklung unseres Unternehmens war ich mir sicher, dass die Tabellenkalkulation und das Buchhaltungssystem sehr schnell ihre Effizienz verlieren und sicherlich nicht die optimale Lösung für das Unternehmen sein würden. Die Dynamik der Veränderungen im Einzelhandelssektor und die Vielfalt der von den Mietern ausgehandelten Bedingungen erfordern eine angemessene Planung bereits zu Beginn der Geschäftstätigkeit.“ – Robert Dudziński, Head of Asset Management, NGI

Der Einzelhandelssektor weist derzeit einen hohen Sättigungsgrad auf, was dazu führt, dass Mieter so viele Parameter von Mietverträgen aushandeln können, dass der Verwalter selbst eines einzigen Objekts mit einer Vielzahl von Modellen für die Abrechnung von Medien, Betriebskosten, Umsatzmieten, Indexierung oder Vertragssicherheiten konfrontiert sein kann. Unter Berücksichtigung dieser Umstände beschloss das Managementteam des Unternehmens bereits zu Beginn seiner Tätigkeit, ein modernes, spezialisiertes IT-Tool einzuführen und damit die Standard-Managementmethode vieler Unternehmen zu ersetzen, die gerade erst in den Managementsektor einsteigen und auf Excel-Tabellen basieren, die durch ein Finanz- und Buchhaltungssystem unterstützt werden. Im Rahmen einer Ausschreibung wurde das Angebot der Firma NOVO Technologies, dem Hersteller des Systems NOVO Property Management (NOVO PM), ausgewählt als das Angebot ausgewählt, das am besten auf die Besonderheiten der Verwaltung von Gewerbeimmobilien zugeschnitten ist und sich durch ein flexibles Geschäftsmodell in Bezug auf die Preise im Zusammenhang mit der Zunahme der Anzahl der verwalteten Objekte auszeichnet, wodurch die „Eintrittsbarriere” zu Beginn der Zusammenarbeit beseitigt wurde und das Unternehmen die Kosten für die Einführung und Wartung eines komplexen IT-Systems mit der Entwicklung seines Kerngeschäfts verbinden konnte.

Die Entwicklung des Immobilienportfolios als Motor für die Entwicklung des IT-Systems

Zunächst erfolgte die Implementierung des Systems auf der Grundlage der Standardfunktionalität des Systems und des integrierten Pakets von Betriebs- und Verwaltungsberichten. Das Projektteam, bestehend aus Vertretern beider Unternehmen, bereitete die Eingabedaten für das System vor, nahm die entsprechende Parametrisierung des Systems vor und schloss diese Phase mit einer Testfakturierung für die Mieter ab. Die Testergebnisse waren positiv, sodass NGI nach der Schulung der Benutzer mit der produktiven Arbeit im System beginnen konnte. Im ersten Jahr der Nutzung des Systems hat NGI durch Akquisitionen die Anzahl der betreuten Einkaufszentren vervierfacht und die Anzahl der Mietverträge um ein Vielfaches erhöht.

„Mit der Entwicklung unserer Geschäftstätigkeit haben wir die Notwendigkeit erkannt, das NOVO PM-System in das Buchhaltungssystem zu integrieren. Diese Integration hat sich als wesentliche Arbeitserleichterung sowohl für die Buchhaltung als auch für die Facility Manager und die Mitarbeiter, die direkt mit den Mietern zusammenarbeiten, erwiesen”, so Robert Dudziński, Head of Asset Management bei NGI.

In den Mietverträgen tauchten mehr nicht standardmäßige Klauseln auf, die Anzahl der ausgestellten Dokumente stieg erheblich, es gab mehr Kostenrechnungen, und es entstand die Notwendigkeit, bestimmte Mieter und Räumlichkeiten sowie Mietgebühren neu zu kategorisieren. Die Situation erforderte eine Optimierung der Parametrisierung des NOVO PM-Systems, darunter u. a. eine Neudefinition des Berichtssystems, Korrekturen, die eine Änderung der Methoden zur Ausstellung und Abrechnung von Zweifachwährungsrechnungen ermöglichen, sowie Methoden zur Abrechnung verschiedener Mietkategorien. Darüber hinaus beschloss NGI, das NOVO PM-System in das Finanz- und Buchhaltungssystem Sage Symfonia zu integrieren, um die Verbuchung von Einnahmen zu optimieren, die Effizienz der Forderungsverwaltung zu steigern und eine wesentlich ausgefeiltere Analyse der pro Objekt und Mieter anfallenden Kosten zu ermöglichen. Dank der automatischen Integration der Systeme konnten einige Abrechnungsprozesse verkürzt, der Zeitaufwand für die manuelle Datenübertragung eliminiert, der Umfang der Berichte erweitert und die Zeit für deren Erstellung verkürzt werden. Einer der wichtigsten Berichte, der die Funktionalität des NOVO PM-Systems erheblich erweitert hat, ist der mit einem Klick verfügbare NOI-Bericht (Net Operating Income), der zu einem der wichtigsten Berichte für die Verwaltung des Immobilienportfolios des Unternehmens geworden ist.

Die Notwendigkeit, das System an die neue Geschäftssituation des Kunden anzupassen, ist ein Test für den Hersteller des Systems, inwieweit er eine flexible Systemarchitektur vorgesehen hat, welche Geschäftspraktiken er darin integriert hat und damit, über welches Know-how er über die Branche verfügt und inwieweit er als Partner und Berater im Geschäft auftreten kann. Ich freue mich, dass die Qualität unserer Arbeit eine Referenz von NGI verdient hat – Marcin Grodzicki, Vorstandsvorsitzender, NOVO Technologies

Wir empfehlen die Dienstleistungen von NOVO Technologies S.A., dem Hersteller des NOVO Property Management Systems.
Wir nutzen die Dienstleistungen von NOVO Technologies seit dem 4. Quartal 2012, als wir dieses Unternehmen als Lieferanten für ein System zur Verwaltung von Einkaufszentren ausgewählt haben.
Während der Implementierung arbeitete das Team von NOVO Technologies unter großem Zeitdruck, da die kommerzielle Inbetriebnahme des Systems für Anfang Januar geplant war und die Implementierungsarbeiten Anfang Dezember begannen. Das Implementierungsteam hat diese Herausforderung hervorragend gemeistert – trotz der sehr kurzen Zeit, die dem Implementierungsteam für die Konfiguration und Datenaufbereitung zur Verfügung stand, war das System Anfang Januar bereit für die automatische Rechnungsstellung.
Innerhalb kürzester Zeit gelang es dem Implementierungsteam auch, das NOVO Property Management-System erfolgreich in das Buchhaltungssystem eines unserer Kunden zu integrieren.
Das NOVO Property Management-System selbst ist umfassend, d. h. es bildet alle wichtigen Prozesse im Zusammenhang mit der effektiven Verwaltung von Einkaufszentren ab und ist gleichzeitig sehr ergonomisch in der täglichen Arbeit.
Ich empfehle die Dienstleistungen von NOVO Technologies als zuverlässigen Anbieter von umfassenden IT-Lösungen für die Einkaufszentrumsbranche.

Leiter Immobilienverwaltung
METRO Properties Sp. z o.o.

Steigerung der Qualität und des Arbeitskomforts durch Anpassung des IT-Systems an die Erwartungen des Kunden

Innovative Facility Management Polska Sp. z o.o. (IFMPL) ist ein polnisches Unternehmen mit Sitz in Warschau. Das Unternehmen richtet seine Dienstleistungen an Eigentümer und Verwalter von Immobilien in ganz Polen. Der Gegenstand der Tätigkeit von IFMPL sind Dienstleistungen im Bereich des umfassenden Immobilienmanagements (Facility Management), d. h. die Verwaltung der technischen, infrastrukturellen und wirtschaftlichen Funktionen aller Arten von Immobilien: Industrie-, Logistik-, Büro-, Handels-, Hotel- und öffentliche Immobilien. Zu den von der Gesellschaft angebotenen Dienstleistungen gehören insbesondere: die Verwaltung der technischen Funktionen von Immobilien, die wirtschaftliche Verwaltung von Immobilien, die Reinigung der Innen- und Außenbereiche von Immobilien, der Schutz von Eigentum, die Abfallwirtschaft sowie Büro- und Verwaltungsdienstleistungen.

Das richtige Verständnis der Kundenbedürfnisse als Grundlage für ein erfolgreiches IT-Projekt

„Für uns war es entscheidend, dass der Anbieter des FM-Managementsystems das System an die Besonderheiten unserer Tätigkeit und unsere Praktiken im FM-Bereich anpasst. Wir waren nicht an einer Standardlösung interessiert, bei der wir uns an die Logik oder Funktionalität des IT-Systems anpassen müssten”, so Paweł Rozpończyk, stellvertretender Vorstandsvorsitzender von IFMPL.

Aufgrund der umfangreichen Erfahrung des Managementteams und der Zusammenarbeit in einem internationalen Team ging IFMPL die Auswahl eines Anbieters von FM-Software sehr reif und entschlossen an – mit einer klaren Vorstellung von den Anforderungen an die Software und den Kriterien für deren Auswahl. Entscheidend für den Erfolg des Implementierungsprojekts war eine gründliche Analyse vor der Implementierung und die daraus resultierende präzise Definition der Anforderungen aller zukünftigen Nutzer und des Managements von IFMPL. In der Analysephase verbrachte der Berater, der als Projektleiter auf Seiten von NOVO Technologies fungierte, zwei Tage mit den technischen Mitarbeitern von IFMPL und beobachtete ihre Arbeit und Kommunikation mit ihren Vorgesetzten. Während dieser Phase vereinbarte der Berater auch den Umfang der Erwartungen hinsichtlich der geplanten Effizienz der Softwarenutzung und des Berichtsumfangs. Schließlich wurde eine Reihe von erwarteten Funktionen des Zielsystems zur Unterstützung des FM-Bereichs und deren Umsetzung gemäß den Erwartungen von IFMPL entwickelt.

Verbesserung der Qualität und des Komforts der Arbeit durch Anpassung des IT-Systems an die Erwartungen des Kunden

Die Implementierung des NOVO Facility Management-Moduls umfasste vor allem zwei Schlüsselbereiche, nämlich die Erfassung und Bearbeitung von Meldungen sowie die Planung und Durchführung von periodischen Aktivitäten, einschließlich der Registrierung und Kategorisierung von Geräten. Beide Bereiche verfügen über eine Reihe von Berichten, die während der Vorimplementierungsanalyse festgelegt und an die Erwartungen und Besonderheiten von IFMPL angepasst wurden. Im Rahmen der Vorbereitungen für die Implementierung hat der Softwareanbieter NOVO Technologies S.A. entsprechende Modifikationen am System vorgenommen, darunter die Art und Weise der Eingabe von Meldungen gemäß den Erwartungen von IFMPL. Die Modifikation, die auf maximale Einfachheit und Intuitivität der Bedienung und damit auf höchste Ergonomie bei der Arbeit mit dem System abzielt, umfasste die Gestaltung neuer Formulare und die Erstellung von Makros für die häufigsten Meldungen, was die Zeit für deren Eingabe in das System durch die Benutzer erheblich verkürzte. Eine weitere Erwartung von IFMPL, die bei der Implementierung berücksichtigt wurde, war die Notwendigkeit, die Funktionalität der Arbeitszeiterfassung anzupassen, was mit der Notwendigkeit verbunden war, eine Wissensdatenbank über den Grad der Auslastung der für die Betreuung von Objekten vorgesehenen Personalressourcen aufzubauen und die Planung dieser Ressourcen in Zukunft zu vereinfachen. Die Analyse der Arbeitszeiterfassung liefert dem Management auch Informationen über die Zeit, die ein Team oder ein einzelner Mitarbeiter für die Bearbeitung von Meldungen und periodischen Tätigkeiten aufwendet. Das Modul NOVO Facility Management wurde auch an die Anforderungen von IFMPL hinsichtlich der grafischen Darstellung von Daten angepasst. Im Rahmen der Implementierung wurde das System so konfiguriert, dass es den Benutzern eine Karte der Anlage mit Markierungen der Standorte der Geräte liefert. Diese Funktion erleichtert und verkürzt die Zeit, die die Servicemitarbeiter benötigen, um den Ort oder das Gerät zu erreichen, an dem ihr Eingreifen erforderlich ist. Die Implementierung erfüllte alle Erwartungen des Kunden – das Modul NOVO Facility Management wurde entsprechend parametrisiert und in Bezug auf die Funktionalität und die Art der Datenpräsentation weiterentwickelt. Dieser Ansatz ermöglichte eine schnelle Einarbeitung der IFMPL-Mitarbeiter in das System, da das System in vielerlei Hinsicht den Praktiken entsprach, an die die Benutzer gewöhnt waren und die sie bereits gut kannten.

„Die Art der für unsere Kunden erbrachten Dienstleistungen verpflichtet uns zu einer vollständigen Kontrolle der Prozesse, die für ein integriertes Immobilienmanagement und die Verantwortung dafür erforderlich sind. Eine gut auf die Besonderheiten unserer Tätigkeit abgestimmte Software hilft uns bei der Erfüllung dieser Aufgaben”, so der stellvertretende Vorstandsvorsitzende von IFMPL.

Rank Progress S.A. ist eines der dynamischsten Investment- und Entwicklungsunternehmen in Polen. Seit 2001 hat das Unternehmen über 30 Einkaufszentren und Galerien fertiggestellt.
Im Jahr 2012 haben wir die Zusammenarbeit mit NOVO Technologies als Lieferanten des NOVO Property Management Systems für die Verwaltung unserer mehreren bestehenden und geplanten Gewerbeimmobilien aufgenommen. Wir sind mit den Dienstleistungen von NOVO Technologies und dem NOVO Property Management System sehr zufrieden.
Das System umfasst den gesamten Funktionsumfang der Immobilienverwaltung und ist gleichzeitig sehr einfach zu bedienen. Besonders gefällt uns die Automatisierung der Rechnungsstellung für Mieter, was eine große Zeitersparnis bei der laufenden Abrechnung der Mieter ermöglicht.
Wir schätzen den Service von NOVO Technologies sehr – die Reaktionsgeschwindigkeit, die Flexibilität und die gute Kommunikation.
Außerdem erhielten wir umfassende, aktive und schnelle Unterstützung bei der Integration in das Buchhaltungssystem.
Wir empfehlen NOVO Technologies als professionellen Anbieter eines hochwertigen Systems für die Verwaltung von Gewerbeimmobilien.

Vorstandsmitglied
CFO
Rank Progress S.A.

Die Firma AXI IMMO gibt eine Referenz für das System NOVO Property Management (NOVO PM) zur Unterstützung der Verwaltung von Gewerbeimmobilien und Mietverträgen.
Für unser Unternehmen, das Dienstleistungen im Bereich Immobilienverwaltung anbietet, war es wichtig, dass das System skalierbar, flexibel und umfassend ist. Wir arbeiten für Kunden unterschiedlicher Größe, die sehr unterschiedliche Mieter und unterschiedliche Mietvertragsstrukturen haben, weshalb die oben genannten Eigenschaften entscheidend waren und sind.
Das NOVO PM-System hat sich als eine Lösung erwiesen, die unsere Erwartungen erfüllt. Die Arbeit mit dem System ist intuitiv, und das System selbst ist ergonomisch und sehr gut auf die Besonderheiten unseres Geschäfts und unserer Kunden (Eigentümer, Investoren, Bauträger) zugeschnitten. Die Implementierung des Systems ist ebenfalls unkompliziert und relativ schnell. Dank der Unterstützung des technischen Teams von NOVO Technologies und der benutzerfreundlichen Implementierungsmethodik konnten wir bereits nach 6 Wochen mit dem System arbeiten.
Ich empfehle NOVO PM allen Unternehmen, die die Effizienz ihrer Property- und Facility-Manager steigern und in Echtzeit auf Berichte über ihren Immobilienbestand, ihre Kosten und Einnahmen zugreifen möchten. Das System automatisiert viele Aktivitäten und Vorgänge, die uns zuvor viel mehr Zeit gekostet haben, sodass die Effizienzsteigerung gewissermaßen automatisch erfolgt.
Lobenswert ist auch der technische Support, der alle Anfragen und Probleme schnell und professionell bearbeitet.

Leiter der Abteilung Immobilienverwaltung
Axi Immo Group Sp. z o.o.

Wir arbeiten seit zwei Jahren mit NOVO Technologies S.A. zusammen. Wir bewerten diese Zusammenarbeit sehr positiv. Besonders gut bewerten wir die Fachkompetenz und das Engagement der Mitarbeiter von NOVO Technologies S.A., die für den Kundenkontakt verantwortlich sind. Hervorzuheben ist die Leichtigkeit, mit der man mit den IT-Spezialisten dieses Unternehmens eine gemeinsame Sprache findet, was in der IT-Branche nicht selbstverständlich ist.
Das NOVO Property Management System ist eine benutzerfreundliche und intuitive Software, die praktisch alle für die Immobilienverwaltung erforderlichen Funktionen umfasst.
Zusammenfassend ist NOVO Technologies S.A. als zuverlässiger Geschäftspartner zu empfehlen, der ein gutes und benutzerfreundliches Programm für die Immobilienverwaltung anbietet.

Direktor SK&S

Die Firma Citrus Sp. z o.o., die ich vertrete, ist ein Unternehmen, das im Auftrag großer internationaler Immobilienbesitzer Einkaufszentren verwaltet.
Im Dezember 2011 haben wir uns nach einer umfassenden Marktanalyse der verfügbaren Computersysteme für die Verwaltung von Gewerbeimmobilien für das System NOVO Property Management der Firma NOVO Technologies entschieden, das den Anforderungen von Immobilienverwaltern ideal entspricht und deutlich besser ist als alle anderen von uns in Betracht gezogenen Softwareprodukte.
Das NOVO Property Management System haben wir sehr schnell implementiert. Innerhalb von nur drei Tagen haben wir das Einkaufszentrum, das wir gerade während der Implementierung und Schulung des NOVO-Systems übernommen hatten, in das System integriert. Dies war dank des vollen Engagements von NOVO Technologies möglich, dessen Support-Team das System blitzschnell in Betrieb genommen, vollständig in unser Buchhaltungssystem für verschiedene Zweckgesellschaften integriert, unsere Mitarbeiter geschult und alle Anfragen sehr schnell beantwortet hat.
Derzeit bietet uns das System alle Funktionen für die Verwaltung und Abrechnung aller Mietverträge, auch der ungewöhnlichen mit komplexen Parametern und spezifischen Bestimmungen. Derzeit benötigt das System praktisch keine Unterstützung durch NOVO Technologies, d. h. unser Team ist in der Lage, es vollständig selbstständig zu bedienen. Das System läuft ohne technische Unterbrechungen oder Ausfälle. Die Software NOVO Property Management ist für unseren reibungslosen Tagesablauf von entscheidender Bedeutung. Wir sind sehr zufrieden damit, ebenso wie mit dem außergewöhnlich schnellen Kundenservice und dem guten Verständnis unserer Bedürfnisse durch NOVO Technologies. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.

Geschäftsführer
Citrus Sp. z o.o.

Hiermit bestätige ich, dass die Firma Novo Technologies S.A. mit Sitz in Warschau, ul. Cybernetyki 7B, die Implementierung der Systeme Novo Property Management und Novo Facility Management für die Firma WISAG Polska Sp. z o.o. durchgeführt hat.
Die Firma Novo Technologies S.A. hat sich durch ein hohes Serviceniveau, die gebotene Sorgfalt und eine professionelle Herangehensweise an die ihr übertragenen Aufgaben ausgezeichnet. Die Zusammenarbeit verlief reibungslos und zuverlässig, was zweifellos auf die Professionalität, Ehrlichkeit und hohe Qualifikation der Mitarbeiter des Unternehmens zurückzuführen ist. Wichtig ist auch, dass Novo Technologies S.A. auch nach der Implementierung einen Service auf höchstem Niveau bietet und die Systemadministratoren stets umfassende fachliche Unterstützung leisten und auch Sonderaufträge „nach Maß” für den Kunden ausführen können.
Das NOVO Management-System selbst ist gut auf unsere Tätigkeit zugeschnitten, intuitiv und zuverlässig. Wir werden es auf jeden Fall auch in Zukunft nutzen und weitere von uns verwaltete Gebäude in NOVO einbinden .
Die termingerechte Umsetzung, die hohe Qualität und die sehr gute Organisation der Arbeiten ermöglichen es uns, Novo Technologies S.A. als zuverlässigen und soliden Partner zu empfehlen.
Mit freundlichen Grüßen
BREEAM-Gutachter
Portfolio Manager
WISAG Polska Sp. z o.o.

Ich empfehle das NOVO PM-System als sehr gutes Tool für große gewerbliche Immobilienverwaltungsgesellschaften, die diversifizierte Portfolios von Objekten (Einzelhandel, Büro, Logistik und Lagerhaltung) verwalten.
NOVO PM, für das wir uns entschieden haben, hat sich als perfekt geeignete Plattform für einen so großen und führenden Vermögens- und Immobilienverwalter auf dem polnischen Markt wie Savills erwiesen. Die Implementierung des NOVO PM-Moduls verlief schnell, das Implementierungsteam war reaktionsschnell und professionell. Die tägliche Nutzung des Systems ist trotz seiner Komplexität intuitiv und perfekt auf die polnischen Marktbedingungen zugeschnitten.
Wenn Sie an weiteren Details zur NOVO-Software und den Erfahrungen von Savills damit interessiert sind, können Sie sich gerne an mich oder meine Kollegen wenden.
Michał Bryszewski

Vorstandsmitglied, Leiter Immobilien- und Vermögensverwaltung
Savills Sp. z o.o.

Auchan Polska nutzt das NOVO Property Management System seit 2015. Das System unterstützt umfassend das Property Management von mehreren Dutzend Auchan-Objekten in Polen.
Die Entscheidung für ein neues System zur Unterstützung des Immobilienmanagements durch die Auchan-Kette war eine direkte Folge der Übernahme von mehreren Dutzend Handelsimmobilien, die bisher unter dem Namen Real betrieben wurden, einschließlich der Mieter der Gewerbeflächen und der gesamten technischen Infrastruktur.
Das NOVO Property Management System hat unsere Erwartungen erfüllt und sich als sehr flexibles Tool erwiesen, das perfekt auf die Besonderheiten des Handelsgeschäfts zugeschnitten ist. Das Beraterteam von NOVO technologies hat sich durch Professionalität, Proaktivität und ausgezeichnete Kenntnisse der Besonderheiten des Einzelhandelssektors ausgezeichnet.
Wir empfehlen das NOVO Property Management-System als ein sehr gut geeignetes Tool für Verwalter von Gewerbeimmobilien mit einem hervorragenden Implementierungsteam.

Entwicklungsleiter

Knight Frank Sp. z o.o. nutzt die Dienste von NOVO Technologies S.A. seit 2011. Wir waren auf der Suche nach einer flexiblen und modernen IT-Lösung, die die Arbeit unserer Immobilienverwaltungsabteilung unterstützen könnte.
Damals interessierte uns das Angebot von NOVO Technologies, dem Hersteller der Software NOVO Property Management. Wir beschlossen, das System NOVO Property Management zu testen. Während der Testphase überzeugte uns NOVO Technologies von der Qualität seines Angebots und erfüllte die sehr hohen Anforderungen, die unser Unternehmen an einen Anbieter solcher Lösungen stellt.
Das Testprojekt ermöglichte es uns, die hohe Qualität des NOVO Property Management-Systems zu beurteilen, darunter seine große Flexibilität und hervorragende Anpassung an die Besonderheiten des polnischen Marktes im Bereich der Immobilienverwaltung. Das System ist sehr einfach zu bedienen und schnell.
Besonders hoch schätzen wir auch die Professionalität der Mitarbeiter von NOVO Technologies, die unsere Fragen umgehend beantwortet und auf unseren Wunsch hin in kürzester Zeit zahlreiche Änderungen am System vorgenommen haben.
Die positiven Erfahrungen aus der Testphase wurden bei der vollständigen kommerziellen Einführung des NOVO Property Management-Systems in unserem Unternehmen bestätigt. Ich empfehle NOVO Technologies S.A. mit voller Verantwortung als zuverlässigen, seriösen und professionellen Geschäftspartner, der den höchsten Standard bei der Lieferung und Wartung komplexer IT-Systeme gewährleistet.

Partner
Leiter Immobilienverwaltung
Knight Frank Sp. z o.o.

An alle, die es betrifft. Caelum Real Estate Asset Management (CREAM), Teil der Caelum Development Group, hat sich Ende 2012 für das NOVO Property Management System der Firma NOVO Technologies entschieden, um ein umfassendes Immobilienverwaltungssystem zu erhalten, das unsere Mietverträge verwalten, eine integrierte Budgetkontrolle und umfassende Berichterstellung bieten sowie die sehr spezifischen Anforderungen unseres Buchhaltungsprogramms Symphonia und die polnischen gesetzlichen Vorschriften erfüllen kann.
Nach der ersten dreimonatigen Implementierungsphase haben wir das System für die Mietvertragsverwaltung und die Rechnungsstellung an Mieter in über 20 Gebäuden in Betrieb genommen, die im Februar 2013 live gingen. Das System ist einfach zu bedienen, die Schulung dauerte relativ wenig Zeit und die Einarbeitungszeit war sehr kurz. Die Verfügbarkeit über das Internet ist für uns aufgrund unserer großen geografischen Ausdehnung ein großer Vorteil. Wir haben nun alle unsere Daten in einer Datenbank, was zu einem deutlich verbesserten Informationsfluss innerhalb des Unternehmens beiträgt. Die Präzision und Zuverlässigkeit des Systems helfen uns, unsere eigene Berichterstattung zu verbessern und neue Einblicke in unser Portfolio zu gewinnen .
Wir loben NOVO Technologies für ihre Aufmerksamkeit für unsere Anliegen und ihre schnellen Reaktionen auf unsere Bedürfnisse.
Die Integration in unser Buchhaltungspaket Symphonia wurde erfolgreich abgeschlossen, und wir beginnen nun mit der Nutzung des Systems für unser Inkassoverfahren, die Budgetverwaltung und die routinemäßige Berichterstattung.
Wir empfehlen das NOVO Property Management System gerne weiter.

Präsident
Caelum Real Estate Asset Management

Das Valad-Team schätzt die harte Arbeit und die vielen Stunden, die Sie in die Bereitstellung eines funktionsfähigen Systems für unser Unternehmen investiert haben. Ohne Ihre Reaktionsfähigkeit und Ihr Engagement hätten die Projekttermine nicht eingehalten werden können. Insgesamt war die Implementierung ein voller Erfolg.
Unsere Teams für Immobilienverwaltung und Buchhaltung konnten das System ab dem geplanten Live-Termin für ihre Geschäftsaufgaben nutzen, und kritische Probleme während der Implementierungsphase wurden zeitnah behoben. Gelegentlich waren die vorgeschlagenen Lösungen für aufgetretene Probleme nicht klar, und einige Probleme konnten nicht so schnell wie erwartet gelöst werden, aber letztendlich wurden alle identifizierten Probleme durch einen flexiblen, kooperativen Ansatz beider Teams behoben. In einigen Bereichen des Projekts waren Ihre technischen Erfahrungen begrenzt, z. B. beim Datenimport in JD Edwards, aber Sie konnten die Probleme überwinden und innerhalb kürzester Zeit eine voll funktionsfähige Schnittstelle entwickeln. Das NOVO-Team und die Lösung haben unsere Erwartungen insgesamt erfüllt und bewiesen, dass NOVO die richtige Wahl für Valad war.
Vielen Dank für Ihre Hilfe. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit und eine noch engere Partnerschaft in der Zukunft.

Leiter Informationssysteme Europa
Valad Europe

DEKADA Realty arbeitet seit Ende letzten Jahres mit NOVO Technologies zusammen.
Wir haben uns für das System NOVO Property Management entschieden, das seit über 9 Monaten die Verwaltung der Immobilien in unserem Portfolio unterstützt.
Die Entscheidung für dieses System fiel aufgrund einer Analyse seiner Komplexität, Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit im Arbeitsalltag sowie der schnellen Implementierung, was sich während der Einführung und der anschließenden Nutzung des Systems im Arbeitsalltag bestätigt hat.
NOVO Technologies hat das NOVO Property Management-System auch in das in unserem Unternehmen verwendete F-K SAGE Symfonia-System integriert. Dadurch erfolgt der Austausch von Informationen zwischen den Systemen automatisch.
Ich würde NOVO Technologies anderen Entwicklern von Gewerbeimmobilien als zuverlässigen, hochwertigen Anbieter eines modernen, perfekt auf die Anforderungen des dynamischen Einzelhandelsmarktes zugeschnittenen IT-Systems für das Immobilienmanagement empfehlen.

Leiter der Abteilung Property Management
Dekada Realty Sp. z o.o.

Einführung eines vollautomatischen Abrechnungs- und Rechnungsstellungsprozesses für Versorgungsleistungen

Die MLP Group ist der erste an der Warschauer Börse notierte Entwickler von Lagerflächen. Das Unternehmen ist seit 1998 auf dem gewerblichen Immobilienmarkt tätig und hat sich auf den Bau und die Verwaltung moderner Lagerzentren spezialisiert. Das Unternehmen fungiert als Entwickler, Berater und Immobilienverwalter und ist in jeder Phase der Entwicklung eines Logistikparks involviert, angefangen bei der ersten Standortentscheidung über die Planung, die Einholung aller Genehmigungen, den Bau und die Vermarktung bis hin zur Verwaltung der Immobilie. Die Position der MLP Group im Bereich der Lagerzentren in Polen wird durch das Portfolio der verwalteten Vermögenswerte in Form von sechs Logistikparks definiert, in denen rund 388.000 m² Netto-Lager- und Produktionsfläche vermietet sind.

Vielfalt der Mieter – unterschiedliche Modelle der Medienabrechnung

„Unsere Lagerparks verfügen über sehr fortschrittliche und recht komplexe Methoden zur Abrechnung der Medien mit den Mietern. Dabei denke ich in erster Linie an Strom. Die Verkürzung und Vereinfachung des Abrechnungsprozesses für Medien war eines der Hauptziele der Einführung des NOVO Property Management-Systems”, so der Property Management Director der MLP Group.

Die MLP Group hat in ihren Logistikparks ein sehr breites Spektrum an Mietern. Dazu gehören sowohl Unternehmen, die nur Flächen für die Lagerung ihrer Produkte mieten, als auch Unternehmen, die Produktionsaktivitäten ausüben, über einen voll ausgestatteten Maschinenpark und ein Team von Mitarbeitern verfügen und große Mengen an Produkten verpacken. Ein derart vielfältiges Mieterportfolio wirkt sich auf das komplexe Abrechnungssystem der MLP Group für den Verbrauch von Medien, darunter Strom, Wasser und Heizung, aus. Die relativ hohe Komplexität dieses Prozesses hängt damit zusammen, dass ein Teil der Medien anhand von Zählern oder auf der Grundlage der Differenz zwischen zwei Zählern abgerechnet wird, ein Teil wird nach der belegten Fläche abgerechnet, also nach der klassischen Methode nach „Quadratmetern” oder nach dem Anteil an der Fläche des Objekts, aber es gibt auch Fälle, in denen die Abrechnung von der Anzahl der beim Mieter beschäftigten Personen abhängt (z. B. Wasser in bestimmten Fällen). Aus diesem Grund wurde es dringend notwendig, das bisher in der MLP Group verwendete Abrechnungssystem für Medien zu automatisieren und in die automatische Rechnungsstellung zu integrieren.

Viele Abrechnungsmodelle – ein modernes Arbeitsinstrument

Die MLP Group, die seit einiger Zeit das NOVO Property Management-System im Bereich Rechnungsstellung und Mietvertragsverwaltung einsetzt, wandte sich an NOVO Technologies, den Hersteller des Systems, mit der Bitte, den gesamten Bereich der Medienabrechnung im Rahmen des NOVO Property Management-Systems zu automatisieren. Das Beraterteam von NOVO Technologies musste seine Arbeit mit einer sehr detaillierten Analyse aller in der MLP Group verwendeten Abrechnungsmodelle beginnen.

„Die Implementierung der Medienabrechnungsfunktionalität in der MLP Group war eine der komplexesten Implementierungen, die wir je durchgeführt haben, wenn man die Art und Weise der Medienabrechnung in der Anlage berücksichtigt”, so Marcin Grodzicki, CEO von NOVO Technologies S.A.

Insbesondere die Abrechnung der Stromkosten stellte eine anspruchsvolle Aufgabe dar, da die Energieverluste berücksichtigt werden mussten, die durch die Umwandlung von Hochspannung in Niederspannung entstanden. Die Abbildung aller in der MLP Group geltenden Abrechnungspraktiken für Medien war dank der algorithmischen Architektur des NOVO Property Management-Systems möglich, die es ermöglicht, praktisch jeden Abrechnungsprozess zu modellieren, in dem eine Vielzahl von festen und variablen Elementen definiert und durch beliebige Beziehungen miteinander verknüpft werden können. Dies macht das System äußerst flexibel und offen für alle Marktpraktiken im Bereich der gewerblichen Immobilien, nicht nur im Bereich der Medienabrechnung, sondern auch beispielsweise in Bezug auf die Abrechnung von Servicegebühren. Nach der Implementierung der Änderungen am System durch NOVO Technologies in der MLP Group war der Anstieg der Effizienz des Abrechnungsprozesses sehr groß. Die Zeit, die für die Vorbereitung der Medienabrechnungen erforderlich ist, um mit der Weiterverrechnung an die Mieter zu beginnen, hat sich erheblich verkürzt, und darüber hinaus hat sich die Transparenz des gesamten Abrechnungsprozesses deutlich verbessert, sodass die Medienabrechnung im Unternehmen praktisch von jeder Person aus dem Bereich Property Management des Unternehmens durchgeführt werden kann und nicht nur von einem Mitarbeiter, der auf die Abrechnung von Medien und die Zusammenarbeit mit Mietern in diesem Bereich spezialisiert ist.

Immobilienverwaltungssystem, angepasst an die spezifischen Bedürfnisse des Kunden

Peakside Capital ist in Deutschland und Mittel- und Osteuropa in allen Immobilienbereichen tätig. Das Portfolio des Fonds umfasst unter anderem drei Outlet-Einkaufszentren – Fashion House Outlet in Warschau, Danzig und Sosnowiec. Diese Outlets mit vielen internationalen Premium-Marken in ihrem Mietermix werden von der Fashion House Group betrieben. Die Zentren haben wiederholt hohe Platzierungen in renommierten Wettbewerben erzielt, unter anderem als eines der 10 bestverwalteten Einkaufszentren in Polen im Jahr 2011 (organisiert vom polnischen Verband der Einzelhandelsmieter) oder als beste Outlet-Center in Mittel- und Osteuropa in den Jahren 2008, 2009 und 2010 (organisiert von EuropaProperty.com).

Hintergrund für die Einführung des Immobilienmanagementsystems

Die Einführung moderner IT-Tools zur Unterstützung eines „Best-in-Class”-Immobilienmanagements stand schon immer im Fokus sowohl der Eigentümer als auch der Manager der Peakside- und Fashion House-Gruppe.

Mit dem Ziel, Geschäftsprozesse, Verwaltungs- und Instandhaltungskosten zu optimieren sowie eine hochwertige Wissensbasis über Immobilien, Mieter und Betriebskosten aufzubauen, hat das Unternehmen in den letzten Jahren mehrere IT-Lösungen implementiert. Dazu gehörten unter anderem das Buchhaltungssystem eines der bekanntesten Softwareunternehmen, die weltweit führenden BMS-Systeme zur Unterstützung des Medienmanagements sowie Kundenzählsysteme.

Der nächste logische Schritt aus Sicht von Peakside Capital war die Entscheidung, ein fortschrittliches Immobilienverwaltungssystem („PMS-System“) zu implementieren, das einen hohen Automatisierungsgrad der wichtigsten Prozesse bot und sich leicht in andere innerhalb des Unternehmens funktionierende Systeme integrieren ließ. Das Hauptziel bestand darin, die Verwaltungseffizienz in dem Bereich zu steigern, in dem bisher ein erheblicher Teil der Arbeit mit Tabellenkalkulationen erledigt wurde. Dies war zeitaufwändig und beanspruchte einen Teil der Humanressourcen des Unternehmens, insbesondere im Bereich der Buchhaltung und Berichterstattung. Darüber hinaus wünschte sich der Eigentümer einen ständigen Zugriff auf die aktuellsten Daten zu den täglichen Aktivitäten der Zentren. Das Unternehmen arbeitete mit einem recht umfangreichen Kontenplan, während die Bestimmungen der Mietverträge manchmal sehr komplex waren und eine ständige Überwachung durch Manager und Eigentümer erforderten.

Das Unternehmen entschied sich im Rahmen einer Ausschreibung für das Angebot von NOVO Technologies S.A., dem Entwickler und Vertreiber des NOVO Property Management Systems. „Die Entscheidung für die Einführung eines Property Management Systems war eine natürliche Folge unserer Strategie, Lösungen zur Verbesserung der Managementeffizienz innerhalb der gesamten Fashion House Group zu implementieren. Der Lieferant des PMS-Systems wurde in einem Ausschreibungsverfahren ausgewählt, an dem fünf Hersteller teilnahmen. Das Angebot von NOVO Technologies erwies sich als dasjenige, das unseren Erwartungen und spezifischen Aktivitäten am besten entsprach“, so der Betriebsleiter der Fashion House Group

Anpassung des Implementierungsprojekts an die spezifischen Bedürfnisse des Kunden

Das Implementierungsprojekt für NOVO Property Management bestand aus drei Hauptphasen:

• Vorbereitung und Import von Daten zu Objekten, Mietern und Mietverträgen sowie Parametrisierung des Systems,
• Integration mit dem Finanz- (Buchhaltungs-)System und dem Kundenzählsystem,
• Vorbereitung und Implementierung zusätzlicher Funktionen und Merkmale, die speziell auf Peakside und die Aktivitäten der Fashion House Group zugeschnitten sind.

Im Rahmen des letzten Punktes nahm NOVO Technologies Dutzende verschiedener Systemänderungen vor, um das System besser an die Anforderungen seines Kunden anzupassen, darunter unter anderem:

• modifizierter Algorithmus für die Abrechnung von Umsatzmieten für Dauer- und Kurzzeitmieter,
• Erstellung einer Reihe von grafischen und tabellarischen Berichten, die Umsätze, Besuchsfrequenzen und andere ausgewählte Parameter der Mietverträge auf der Grundlage der Pläne der einzelnen Zentren im .dwg-Format darstellen,
• Modifizierung des Mietaufstellungsberichts,
• Implementierung einer intelligenten Dokumentenarchivierungsfunktion, die in das OCR-System integriert ist und eine vollständige Flexibilität bei der Suche nach Informationen und Daten ermöglicht, auch innerhalb des Inhalts der im Archiv gespeicherten Dokumente,
• Modifizierung des Layouts mehrerer Dokumente innerhalb des Systems, darunter unter anderem Rechnungen und Briefe/Dokumente für Mieter,
• Einführung zusätzlicher Parameter für die Funktionalität des Mietvertrags, die spezifisch für Peakside und die Aktivitäten der Fashion House Group sind,
• Integration des NOVO Property Management-Systems mit dem Kundenzählsystem.

Die oben genannten Änderungen an der Standardversion des NOVO Property Management Systems ermöglichten es, die spezifischen Verwaltungsprozesse, die die Gruppe gewohnt ist, innerhalb des Systems abzubilden, was zu einer erhöhten Effizienz der Immobilienverwaltungsabteilung führte, einschließlich der Mitarbeiter, die für Mieterkonten und -kontakte sowie für die Buchhaltung zuständig sind. „Ohne gut ausgewählte und auf unsere Bedürfnisse zugeschnittene IT-Tools wäre es für uns schwieriger, die wichtigsten strategischen Ziele umzusetzen. Das NOVO Property Management System erwies sich als sehr flexibel und offen für schnelle Änderungen und Modifikationen, was in Kombination mit dem hohen Automatisierungsgrad der Abrechnungen und den umfangreichen Analyseberichten unsere Erwartungen erfüllte”, so der Leiter des Asset Managements bei Peakside. „Das für die Fashion House realisierte Projekt war für uns hinsichtlich seines Umfangs sehr interessant. Unser NOVO Property Management System ist eine Komplettlösung und sollte die Anforderungen praktisch jedes Immobilienverwalters erfüllen, aber im Falle der Implementierung für Peakside und die Fashion House Group haben wir das System um neue Varianten bestimmter Prozesse und Datenpräsentationen erweitert. Für uns ist dies eine sehr wertvolle Erfahrung, da sie das Kompetenzniveau und das Fachwissen unserer Berater im Hinblick auf die Anforderungen der Kunden erhöht“, so Marcin Grodzicki, CEO von NOVO Technologies S.A.

Effiziente Abrechnung von Betriebskosten als Weg zum Aufbau dauerhafter, positiver Beziehungen zu Mietern

CPD S.A. ist eine Kapitalgruppe, die eine Gruppe von Tochtergesellschaften kontrolliert, deren Tätigkeit sich auf die Durchführung von Entwicklungsprojekten im Büro- und Wohnsegment konzentriert. Die Tätigkeit von CPD S.A. besteht im Erwerb von Grundstücken und der Errichtung von Büro- oder Wohngebäuden auf diesen Grundstücken sowie im Kauf bestehender Immobilien mit potenziellem Mehrwert, der durch eine Änderung der Zweckbestimmung der Immobilie oder durch eine Erhöhung ihres Standards und eine Optimierung der Miet- oder Verkaufsfläche freigesetzt werden kann. Die Gruppe unterhält Büros in Warschau und Budapest.

Betriebskosten und deren Abrechnung – einer der wichtigsten Prozesse im Bereich der Verwaltung von Gewerbeimmobilien

„Von den vielen Anforderungen, die wir auf unserer Seite definiert haben, war eine der wichtigsten die Funktionalität im Zusammenhang mit der Abwicklung von Betriebskosten. Dieser Bereich war am kompliziertesten und gleichzeitig besonders sensibel im Hinblick auf die Geschäftsbeziehungen zu den Mietern und den Aufbau unseres Images als effizienter und zuverlässiger Immobilienbesitzer.” – Vorstandsmitglied, CPD S.A. Im Zusammenhang mit der Entwicklung der Kapitalgruppe und der Anzahl der verwalteten Objekte und Mieter hat der Vorstand beschlossen, die Prozesse im Zusammenhang mit der Verwaltung der Büroimmobilien im Vermögensportfolio des Unternehmens zu optimieren. Ein wesentlicher Bestandteil des Optimierungsprojekts war die Einführung eines geeigneten IT-Tools, das alle Fragen im Bereich der Dokumentation, Abrechnung und Berichterstattung umfassend abdeckt und gleichzeitig ein hohes Maß an Datensicherheit und Automatisierung der zeitaufwändigsten Prozesse im Zusammenhang mit der Verwaltung von Objekten bietet. Die Unternehmensleitung legte großen Wert auf die Einsparung von Zeit und Personalressourcen für die Verwaltung der Objekte bei gleichbleibend hoher Qualität der Dienstleistungen für die Mieter. Zu diesem Standard gehörten die Pünktlichkeit und Transparenz aller Arten von Abrechnungen, die den Mietern mitgeteilt wurden, um mögliche Zweifel auszuräumen.

„Wir bemühen uns nach Kräften, das hohe Vertrauen unserer Kunden aufrechtzuerhalten. Das NOVO Property Management-System hilft uns durch seine Funktionalität messbar bei der Umsetzung dieser Aufgabe”, so ein Vorstandsmitglied der CPD S.A.

Die von CPD S.A. gewählte IT-Lösung ist die Software von NOVO Technologies S.A. – das NOVO Property Management-System. Eines der Hauptkriterien für die Auswahl des Systems war die Funktionalität der automatischen Abrechnung von Betriebskosten in den von CPD S.A. verwendeten Modellen, in denen verschiedene Kostenkategorien nach unterschiedlichen Schlüsseln für einzelne Mieter abgerechnet werden. Die abgeschlossenen Mietverträge sehen nämlich eine Aufteilung der Kosten sowohl nach dem Anteil des Mieters an der Fläche des Objekts als auch nach den Kostenpositionen vor, die zu Mietergruppen oder einzelnen Mietern gehören. Die Implementierung des Systems musste neben der Automatisierung der wichtigsten Prozesse im Zusammenhang mit der Gebäudeverwaltung auch eine vollständige Transparenz der Abrechnungen für alle Mieter gewährleisten, um eine korrekte Abrechnung aller Mietvertragsbestimmungen zu garantieren und damit den Aufbau dauerhafter, guter Beziehungen zu den Mietern zu ermöglichen.

Flexibilität des IT-Systems als Antwort auf die Erwartungen anspruchsvoller Mieter

„Der Mechanismus der vollautomatischen Abrechnung von Nebenkosten unter Berücksichtigung aller gesetzlichen Anforderungen ist eine Funktion, die das Fundament des NOVO Property Management-Systems bildet. Bislang war es Standard des Systems, eine Aufstellung der angefallenen Kosten und der geleisteten Vorauszahlungen zu erstellen, jedoch immer auf Jahresbasis und auf der Ebene der Hauptkostenkategorien. Die Darstellung der Aufstellung auf monatlicher Basis war ein neues Element und erforderte recht komplexe Programmierarbeiten, die dank der Flexibilität unseres Systems in sehr kurzer Zeit durchgeführt werden konnten”, so Norbert Pawlik, Systemarchitekt/CTO, NOVO Technologies S.A.

Nach Abschluss der Implementierung stand NOVO Technologies vor einer neuen Aufgabe, die sich aus dem Ansatz von CPD S.A. hinsichtlich der vollständigen Transparenz der Abrechnung von Betriebskosten und der Art und Weise ihrer Kommunikation an die Mieter ergab. Es ging darum, jeder Abrechnung ein für CPD spezifisches Format beizufügen, das eine Aufstellung aller für die Instandhaltung und den Betrieb des Gebäudes angefallenen Kosten sowie eine Liste der vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen und den Saldo mit Angaben zu Nachzahlungen oder Überzahlungen enthält. Darüber hinaus hat die Unternehmensleitung aufgrund der Saisonalität bestimmter Kosten oder ihrer Zyklizität in unterschiedlichen Zeitabständen beschlossen, den Erwartungen eines Teils der Mieter entgegenzukommen und einen Bericht über die jährlichen Betriebskosten auf monatlicher Basis einzuführen.

„Wir stellen hohe Anforderungen an unsere Lieferanten und Geschäftspartner. Im IT-Bereich ist das NOVO Property Management-System für uns ein grundlegendes Arbeitsinstrument, und ich schätze die Vorteile, die sich aus seiner Einführung ergeben, sehr“, so ein Vorstandsmitglied von CPD S.A.

NOVO Technologies hatte nur wenige Tage Zeit, um die Änderungen am System vorzunehmen, doch dank der Flexibilität des Systems, die auf einer gut durchdachten Programmarchitektur beruht, gelang dies. Dank dieser Änderung konnte die Kapitalgruppe CPD S.A. einen Großteil der Arbeit im Zusammenhang mit der manuellen Erstellung zusätzlicher Aufstellungen für Mieter eliminieren und ein höheres Maß an Transparenz bei der Abrechnung der Betriebskosten erreichen. Dies wird sich sicherlich in Zukunft in besseren Beziehungen zu den Mietern der Kapitalgruppe CPD S.A. niederschlagen.