Otrzymaliśmy wiele pozytywnych referencji z udanych wdrożeń systemu NOVO Property Management

Na każdym etapie mogliśmy liczyć na wsparcie ekspertów Novo, którzy nie tylko dostarczali standardowe rozwiązania, ale również aktywnie poszukiwali dostosowanych do nas rozwiązań, co pozwoliło na jeszcze lepsze dopasowanie systemu do specyfiki naszej działalności. Dzięki temu Novo PM skutecznie wspomaga nas w codziennej pracy i pozwala na sprawniejsze zarządzanie działalnością.

Z pełnym przekonaniem rekomendujemy firmę Novo jako rzetelnego i profesjonalnego partnera w zakresie wdrażania nowoczesnych systemów zarządzania nieruchomościami.

Niniejszym dokumentem chcielibyśmy potwierdzić dotychczasową współpracę z firmą NOVO TECHNOLOGIES w zakresie wdrożenia systemu informatycznego do zarządzania portfelem nieruchomości komercyjnych.

Wdrożony przez spółkę system pozwala na zarządzanie i administrację zdywersyfikowanych portfelem nieruchomości komercyjnych: biura, lokale usługowe, obiekty kulturalno-gastronomiczne.

Od trzech lat korzystamy z tego oprogramowania wdrożonego przez firmę NOVO Technologies.

System NOVO Property Management to kompleksowe narzędzie, dedykowane dla branży nieruchomości komercyjnych, które skutecznie wspiera wszystkie kluczowe procesy związane z efektywnym zarządzaniem kilkudziesięcioma obiektami w naszym portfelu i jest dla nas dużym wsparciem w codziennej pracy.

Dziękujemy zespołowi NOVO Technologies za skuteczne wdrożenie systemu oraz wsparcie w naszej codziennej pracy.

W związku z rozpoczęciem działalności naszej nowej inwestycji – Parku Handlowego SanPark szukaliśmy systemu, który miał być wsparciem w zarządzaniu tym obiektem od pierwszego dnia jego działalności.
Spośród ofert dostępnych na rynku wybraliśmy NOVO Property Management.
Umowę z firmą NOVO Technologies S.A. podpisaliśmy pod koniec lipca, a już na początku września system NOVO Property Management został odpowiednio sparametryzowany, zasilony wszystkimi danymi oraz był gotowy do wystawiania faktur najemcom. Dzięki temu udało nam się osiągnąć kluczowy cel projektu – data otwarcia obiektu zbiegła się z uruchomieniem produkcyjnym systemu NOVO.
Dziękujemy firmie NOVO, a w szczególności osobom zaangażowanym w projekt, za sprawne i bardzo szybkie uruchomienie modułu NOVO Property Management.

Polecamy firmę NOVO Technologies S.A. jako profesjonalnego, terminowego i zaangażowanego dostawcę nowoczesnego i kompleksowego systemu do zarządzania obiektami handlowymi.

Oprogramowanie NOVO Property Management wykorzystujemy w codziennej pracy w naszej firmie już od ponad 3 lat. W tym czasie mieliśmy możliwość sprawdzić wszystkie poszczególne funkcje programu, ze szczególnym uwzględnieniem procesu rozliczania opłat eksploatacyjnych, jaki wykonujemy co roku dla naszych najemców.
Rekomendujemy program NOVO jako kompleksowe narzędzie, które świetnie wspiera codzienną pracę naszych zarządców nieruchomości oraz działu finansowego. Możliwość generowania na bieżąco, różnorodnych raportów odnośnie przyszłych przychodów, realizacji założeń budżetowych wspomaga nas w zarządzaniu nieruchomościami, przygotowywaniu sprawozdań dla instytucji finansujących nasze projekty, planowaniu wydatków.
Program okazał się bardzo dużym wsparciem w momencie rocznego opłat eksploatacyjnych dla najemców. Dzięki automatyzacji tego procesu w programie oszczędzamy dużo czasu i zaangażowania zespołu, unikamy błędów, uzyskujemy profesjonalne raporty dla najemców, które rozwiewają wszelkie wątpliwości i nie wymagają dodatkowych wyjaśnień.
Jednocześnie chcielibyśmy podkreślić profesjonalizm i szeroką wiedzę o nieruchomościach komercyjnych zespołu wsparcia firmy NOVO, co oznacza, że program NOVO uwzględnia wszelkie rozwiązania komercyjne i finansowe zawarte w umowach najmu i bez problemu można je przełożyć na algorytmy programu. W razie jakichkolwiek problemów, pomoc i wyjaśnienia zespołu NOVO uzyskujemy bez zbędnej zwłoki.

Z systemu NOVO Property Management korzystamy już prawie 5 lat. System wspierał nas (i dalej wspiera) w okresie intensywnego wzrostu portfela obiektów, którymi zarządzamy i świetnie sobie z tym radził.
Jesteśmy zadowoleni zarówno z kompleksowej funkcjonalności systemu wspierającej obszar PM, jak i ze wsparcia specjalistów z firmy NOVO Technologies, która jest producentem systemu.
Elastyczność podejścia zespołu Wsparcia Klienta NOVO do naszych próśb jest bardzo cenna.
Rekomendujemy ten system jako dobre, funkcjonalne i intuicyjne narzędzie do zarządzania portfelem obiektów komercyjnych, szczególnie w okresie szybkiego wzrostu wartości tego portfela. Narzędzie ułatwia codzienną pracę i automatyzuje procesy związane z PM.
Property Management Director

Zmieniamy model zarządzania galerią, bo chcemy być bliżej najemców

Agora Bytom to duża galeria handlowo-rozrywkowa w centrum Bytomia. Jej unikalny charakter, poza atrakcyjną lokalizacją, podkreśla fakt, iż jest pionierską inwestycją na bytomskim rynku, o tak szerokiej ofercie dla mieszkańców i firm handlowo-usługowych z sektora handlu detalicznego.
„Od samego początku najwyższym priorytetem dla naszej działalności było wyróżnienie się najwyższym poziomem oferty i jakości usług kierowanej do firm z sektora handlu detalicznego – wspomina dyrektor galerii – wiadomo, że optymalny tenant mix buduje wartość obiektu i stanowi kluczowy element decydujący o frekwencji klientów w galerii.”

W galerii, otwartej w 2010 roku, znajduje się ponad 120 sklepów i restauracji, a także klub fitness i multipleks, zlokalizowanych na pięciu kondygnacjach o powierzchni najmu 30 tys. mkw. Galeria Agora Bytom od początku działalności była obiektem zarządzanym przez międzynarodową firmę zarządzającą, specjalizującą się w komercjalizacji i zarządzaniu obiektami komercyjnymi. Rozwój obiektu, z uwagi na jego specyfikę i otoczenie zewnętrzne, następował w sposób bardzo dynamiczny. Zwiększanie wartości obiektu poprzez, z jednej strony stałe dbanie o poziom satysfakcji najemców, a z drugiej strony jakość oferty dla mieszkańców Bytomia i okolic, była głównym celem, jaki został postawiony przed osobami zarządzającymi obiektem. W tym kontekście kluczowe okazało się efektywne zarządzanie kosztami funkcjonowania obiektu, w tym m.in. pracochłonnością w obszarze administracyjnym, wyborem dostawców usług dla galerii, a także czynnikami mających bezpośredni wpływ na jakość i bezpieczeństwo przepływów finansowych generowanych przez obiekt.

Zarządzanie galerią – zmiana podejścia

W roku 2014 właściciel Agory Bytom postanowił zmienić strukturę zarządzania galerią. Efektem tej decyzji było przejście z formuły usług zewnętrznego zarządcy obiektu na zarządzanie wewnętrzne w oparciu o własne zasoby.
„Decyzja o przejściu na wewnętrzny model zarządzania to ruch w kierunku optymalizacji kosztowej funkcjonowania naszego obiektu i pochodna naszej strategii dotyczącej zacieśnienia relacji z najemcami powierzchni handlowej” – tłumaczy dyrektor.
Zespół zarządzający galerią zdawał sobie sprawę, że wdrożenie w życie takiej decyzji nigdy nie jest proste i wymaga właściwego przygotowania. Jednym z kluczowych elementów jest dobór właściwych narzędzi umożliwiających pełnienie funkcji zarządcy w sposób efektywny, w tym dobór odpowiedniego systemu informatycznego, który umożliwi zautomatyzowanie obsługi szeregu procesów z obszaru property managementu. W toku analizy ofert dostawców systemów wspierających zarządzanie powierzchniami komercyjnymi, zespół zarządzający galerią wybrał system NOVO Property Management (NOVO PM) firmy NOVO Technologies S.A. O wyborze systemu NOVO PM zdecydowało również zaproponowane przez NOVO Technologies S.A. szybkie wdrożenie w oparciu o elastyczny harmonogram wdrożenia systemu oraz szeroki zakres i forma wsparcia dla zespołu wdrożeniowego Agora zarówno w trakcie wdrożenia, jak i po jego zakończeniu. „Nasz wybór był podyktowany faktem, iż system NOVO PM jest narzędziem kompleksowym, które w pełni odwzorowuje i automatyzuje kluczowe procesy związane z zarządzaniem obiektem, a przy tym jest ergonomiczny i przyjazny w obsłudze oraz codziennej pracy. Ponadto, system otrzymał bardzo pozytywne referencje z wdrożeń u innych zarządców, co także było dla nas ważne w kontekście podjęcia decyzji” – uzasadnia wybór systemu NOVO PM dyrektor galerii.

Baza wiedzy o funkcjonowaniu galerii „na jeden klik”

Wdrożenie systemu NOVO PM rozpoczęło się na wiosnę 2014 roku i już praktycznie po 3 tygodniach system był odpowiednio sparametryzowany, aby w oparciu o przygotowane dane wsadowe do systemu, rozpocząć pierwsze, próbne fakturowanie. W trakcie następnych kilku tygodni zespół wdrożeniowy Agora oraz NOVO koncentrował się na przygotowaniu danych i parametryzacji koniecznych do uruchomienia wszystkich pozostałych funkcjonalności systemu. Końcowym elementem projektu wdrożenia była integracja z systemem księgowym Symfonia Forte, dzięki czemu ewidencja i księgowanie faktur sprzedaży, zakupu oraz wyciągów bankowych jest bardzo efektywne, ponieważ następuje tylko raz, w jednym systemie. Wdrożenie zakończyło się w lecie 2014 roku i od tego czasu zespół zarządzający Agora korzysta z pełnej funkcjonalności systemu NOVO PM w codziennej pracy. „Korzyści z wdrożenia systemu można w miarę łatwo zwymiarować, czas obsługi danego procesu skraca się nawet kilkukrotnie, eliminujemy ryzyka operacyjne, które zwykle występują przy braku zintegrowanych narzędzi informatycznych. Dzięki wdrożeniu systemu NOVO PM nasz zespół zarządzający ma bezpośredni, stały dostęp do najbardziej aktualnych danych dotyczących działania galerii, w tym kondycji najemców, co pozwala nam błyskawicznie przeprowadzać analizy dotyczące działalności obiektu i szybkie wprowadzanie działań bezpośrednio wpływających na wartość naszego obiektu. Nie będę ukrywał, że dzięki systemowi NOVO PM zdecydowanie spadły nam koszty administracji galerią” – podsumował efekty wdrożenia systemu dyrektor galerii.

Grupa Astri jest największym właścicielem nieruchomości handlowych w Estonii. Posiadamy centra handlowe i rynek w 4 estońskich miastach. Ze względu na rosnące potrzeby efektywniejszego zarządzania portfelem, szukaliśmy oprogramowania, które pomogłoby nam obsłużyć wszystkie te informacje. Po przeprowadzeniu wielu badań i odwiedzeniu kilku dostawców oprogramowania postanowiliśmy wybrać oprogramowanie NOVO dostarczane przez Novo Technologies z Polski.
Proces wdrażania oprogramowania przebiegał bardzo sprawnie. Wszystkie obawy, jakie mieliśmy na początku z powodu odległości, różnych przepisów i języka, w rzeczywistości się nie spełniły. Głównie dzięki zespołowi Novo Technologies, który jest kompetentny, profesjonalny, bardzo pomocny, uprzejmy i przyjazny. Nawet najtrudniejsze przeszkody zostały pokonane dzięki profesjonalnemu podejściu, pozostawiając nas, jako klientów, zadowolonych z wyniku. Są również bardzo profesjonalni w obsłudze wszystkich informacji o naszych propozycjach, ustawodawstwie estońskim i zmianach w systemie, oferując aktualizacje za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonu, aby zapewnić nas, że klient jest informowany o rozwoju procesu.
Pierwsze wrażenie na temat możliwości i łatwości użytkowania oprogramowania dało nam dużą pewność, że NOVO jest kluczem do lepszego zarządzania naszym portfolio.
Jako kierownik projektu w procesie wdrażania oprogramowania NOVO w Grupie Astri chętnie polecam usługi NOVO Technologies S.A.
Lease Manager

Od czerwca 2017 roku jesteśmy zarządcą trzech największych centrów outletowych w Polsce: Designer Outlet Warszawa, Gdańsk i Sosnowiec. Wcześniej centra należały do funduszu Peakside Capital i prowadziły działalność pod szyldem Fashion House.

System informatyczny do zarządzania outletami dostarcza nam firma NOVO Technologies S.A. Oprogramowanie zostało nam zarekomendowane przez poprzedniego zarządcę jako rozwiązanie kompleksowe i co dla nas najważniejsze – zawierające wszystkie parametry potrzebne do zarządzania i rozliczania powierzchni handlowych, włącznie z automatycznym wystawianiem faktur. Współpraca NOVO z poprzednim zarządcą trwała od 2014 roku, co stanowiło dla nas dodatkową wartość, potwierdzającą, że jest to dostawca sprawdzony i wiarygodny.

Po blisko 3 latach współpracy, możemy stwierdzić, że system NOVO Property Management efektywnie wspiera wszystkie kluczowe procesy, związane z efektywnym zarządzaniem centrami handlowymi. Jest on również kompatybilny z naszym systemem księgowym, a sam proces pełnej integracji podczas zmiany systemu księgowego z poprzedniego na aktualny, przebiegł bez problemów.

Ze strony pracowników NOVO Technologies S.A. zawsze możemy liczyć na profesjonalizm i zaangażowanie w rozwiązywaniu problemów, poszukiwaniu optymalnych rozwiązań, a także szkolenia i wspieranie nowych użytkowników.

System NOVO Property jest godny zarekomendowania jako dostawca skutecznego rozwiązania do zarządzania centrami handlowymi.
Z poważaniem,
Dawid Rutkowski
Peakside ROS Outlet Management Sp. z o.o.

System NOVO Property Management to oprogramowanie obejmujące szerokie spektrum funkcjonalności niezbędnych przy zarządzaniu nieruchomościami. Podstawowe wdrożenie Systemu odbyło się szybko i bez większych komplikacji, a dodatkowe modyfikacje właściwe dla naszych
potrzeb były systematycznie wdrażane. Oprogramowanie jest wciąż rozwijane i wzbogacane o nowe moduły. W obecnej formie oferuje szerokie możliwości personalizacji i wręcz nieograniczonego raportowania. Obsługa Systemu, po odpowiednim przeszkoleniu, jest prosta i przyjazna dla użytkownika.
Właścicielom oraz zarządcom obiektów komercyjnych z pewnością możemy polecić firmę NOVO Technologies S.A., jako rzetelnego dostawcę wysokiej jakości nowoczesnego, świetnie dopasowanego do wymogów dynamicznego rozwoju rynku nieruchomości komercyjnych, systemu informatycznego klasy ERP.
Janusz Ludwikowski
IT Manager

Zleciliśmy firmie NOVO Technologies S.A. wdrożenie w naszej organizacji modułu, który zautomatyzuje obieg dokumentów zakupu, wraz z ich akceptacją przez osoby zarządzające. Kluczowym wymaganiem była także automatyzacja wymiany danych z systemem księgowym używanym w naszej organizacji.
NOVO Technologies S.A. wdrożyło w naszej firmie autonomiczną funkcjonalność modułu NOVO Property Management wraz z funkcją automatycznego odczytu danych z faktur z wersji elektronicznej (OCR).
Wdrożone oprogramowanie spełnia nasze oczekiwania:

• funkcjonalność OCR istotnie ułatwia wstępne dekretowanie faktury
• ścieżki akceptacji odzwierciedlają funkcjonujący w naszej organizacji schemat autoryzacji dokumentów i wydatków
• automatyczne alerty systemowe wysyłane emailem przypominają użytkownikom o czekających fakturach do akceptacji
• integracja z systemem JD Edwards działa poprawnie
• współpraca z działem wdrożeniowym dostawcy była efektywna

Polecamy firmę NOVO Technologies S.A. jako rzetelnego dostawcę nowoczesnego oprogramowania wspierające pracę zarządców i właścicieli nieruchomości komercyjnych.

Z poważaniem,
Justyna Filipczak

Head of CEE
Cromwell Property Group Poland

Garvest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością powiązana jest z Garvest Real Estate butikowym funduszem kapitałowym, który tworzy innowacyjne projekty w segmencie nieruchomości premium. Mamy na koncie tylko wyjątkowe realizacje: biurowiec Bałtyk (wraz z Grupą VOX) i zespół Pixele w Poznaniu oraz Hotel Vienna House na warszawskim Mokotowie, a niebawem spektakularnie zmienimy kwartał ulicy przy Parku Wilsona.
Dbamy o każdy szczegół w procesie inwestycyjnym i zarządczym. Dlatego stawiamy tylko na wiarygodnych i profesjonalnych partnerów biznesowych. Z firmą NOVO Technologies S.A. rozpoczęliśmy współpracę w 2017 roku. Przy zaangażowaniu obu stron system NOVO Property Management był szybko wdrożony do zarządzania naszymi nieruchomościami.
Po kilku latach współpracy, możemy potwierdzić, że jest to program elastyczny, pozwala wykorzystywać poszczególne parametry, niezbędne do obsługi naszych nieruchomości. Ważnym elementem jest stały rozwój systemu, dołączanie dodatkowych funkcjonalności, które są dopasowane do naszych potrzeb. Cenimy otwartość zespołu NOVO na oczekiwania klientów oraz zaangażowanie przy obsłudze bieżącej systemu. Bardzo doceniamy sobie szybkość reakcji na przedstawiony problem, profesjonalizm i zaangażowanie w rozwiązywaniu wszystkich kwestii, także cierpliwość i skuteczność w przeprowadzaniu szkoleń. Wszystko to powoduje, że możemy z czystym sumieniem zarekomendować NOVO Property, jako system skutecznie optymalizujący proces zarządzania nieruchomościami komercyjnymi.
Magdalena Ptak
Członek Zarządu

Dziękujemy zespołowi wdrożeniowemu firmy NOVO za zaangażowanie, szybkość reakcji oraz profesjonalne podejście, jakie zaprezentował w trakcie wdrożenia systemu NOVO Property Management w naszej organizacji.
W procesie wdrożenia prosiliśmy o wiele dodatkowych parametryzacji oraz wprowadzenie nowych funkcjonalności. Zespół NOVO reagował niezwłocznie, zawsze wnikliwie analizował nasze potrzeby i proponował rozwiązania, które zapewniły sprawne wdrożenie i integrację modułu NOVO Property Management z naszym systemem księgowym.

Polecamy firmę NOVO Technologies jako profesjonalnego doradcę w procesie wdrożenia systemu wspierającego zarządzanie nieruchomościami.
Monika Krzyżanowska
Chief Accountant
HINES Polska Sp. z o.o.

Z uwagi na szybki rozwój naszego portfela nieruchomości retailowych, postanowiliśmy usprawnić zarządzanie w obszarze property management.
Kluczowe w tym kontekście było wybranie odpowiedniego narzędzia informatycznego, które powinno być dobrze dopasowane do naszej działalności, skalowalne (z uwagi na plany inwestycyjne na kolejne lata), możliwe do integracji z naszym systemem finansowo-księgowym, a przede wszystkim kompleksowe i efektywne.
Zdecydowaliśmy się na wybór produktu NOVO Property Management firmy NOVO Technologies S.A.
Wybór poprzedziliśmy sprawdzeniem tego produktu i referencji.
NOVO Property Management potwierdził swoje zalety oraz spełnił nasze wymagania w trakcie codziennej pracy w usprawnianiu zarządzania naszym szybko rosnącym portfelem obiektów.
Na uwagę zasługuje indywidualne podejście do Klienta Działu Wdrożeń i Wsparcia Technicznego, a szczególnie Kierownika – Pani Bronisławy Pela.
Dlatego też polecamy ten produkt jako bardzo dobre narzędzie informatyczne dla wszystkich, którzy zarządzają nieruchomościami komercyjnymi.
Prezes Zarządu
Napollo Management Sp. z o.o.

Z oprogramowania NOVO Property Management korzystaliśmy od 2016 r., kiedy to zdecydowaliśmy się na wdrożenie pilotażowe modułu tego systemu obsługującego obszar property management.
Oprogramowanie NOVO Property Management zostało wdrożone do obsługi kilku nowo nabytych przez naszą fimę obiektów biurowych.
Oprogramowanie zostało szybko wdrożone, wsparcie zespołu konsultantów firmy NOVO, zarówno na etapie wdrożenia, jak i w okresie powdrożeniowym było bardzo profesjonalne, a sam moduł oprogramowania NOVO Property Management okazał się kompleksowy (tj. obsługujący wszystkie, wymagane przez nas procesy w obszarze property management), a jednocześnie bardzo przyjazny w codziennej pracy dla użytkowników naszej firmy.
Mając takie pozytywne doświadczenia związane zarówno z samym produktem, jak i zespołem firmy NOVO, możemy polecić producenta oprogramowania NOVO Property Management jako profesjonalnego dostawcę takich efektywnych systemów IT dla firm z naszej branży
(zarządzanie dużym portfelem nieruchomości komercyjnych).

DYREKTOR
Zarządzania Zasobami Ludzkimi i Administracji

Zdecydowaliśmy się na zakup systemu informatycznego, który wspierałby nasz dział zarządzania zwiększającym się portfelem naszych obiektów handlowych.
Nasz wybór padł na system NOVO Property Management firmy NOVO.
Wdrożenie obejmowało zarówno sam system NOVO jak i jego integrację z 2 systemami finansowo-księgowymi, z których korzystała nasza firma.
System NOVO okazał się nowoczesnym, kompleksowym narzędziem, automatyzującym wiele specyficznych procesów związanych z zarządzaniem obiektami retailowymi.
Spełnił nasze oczekiwania.

Rekomendujemy te narzędzie jako godne polecenia dla firm zarządzających obiektami handlowymi.

Dyrektor Operacyjny Karuzela Holding.

Szybki wzrost portfela nieruchomości vs. zapewnienie efektywności operacyjnej w zarządzaniu obiektami

NEWGATE INVESTMENT Sp. z o.o. jest spółką, której główną strategią biznesową jest inwestowanie w nieruchomości z operatorami handlu detalicznego w najlepszych lokalizacjach, z odpowiednim potencjałem siły nabywczej, zapewniające długoterminowy i stabilny biznes. Spółka bardzo intensywnie inwestuje w obiekty handlowe w Polsce, zarządzając obecnie kilkunastoma obiektami handlowymi.

Planowanie źródłem efektywności operacyjnej przy szybkim wzroście

NEWGATE INVESTMENT (NGI) rozpoczął działalność na polskim rynku od zakupu dwóch parków handlowych średniej wielkości, ale od początku działalności strategia spółki zakładała bardzo szybki rozwój portfela nieruchomości poprzez akwizycje i inwestycje w nowe obiekty. Osoby zarządzające spółką, posiadające duże doświadczenie związane z pracą w sektorze Retail, od samego początku kładły duży nacisk na optymalizację wszelkich procesów związanych z zarządzaniem obiektami, kierując się zasadą, iż optymalizacja kosztów utrzymania obiektów komercyjnych i efektywne zarządzanie stanowią, przy obecnym stanie rynku, jedne z głównych metod wzrostu wartości nieruchomości, szczególnie w Retailu.
„Uwzględniając plany szybkiego rozwoju naszej spółki, byłem pewny, że bardzo szybko arkusz kalkulacyjny i system księgowy przestaną być efektywne, a z pewnością nie będą optymalnym rozwiązaniem docelowo dla spółki. Dynamika zmian w sektorze Retail oraz różnorodność warunków negocjowanych przez najemców wymaga odpowiedniego planowania już na starcie działalności.” – Robert Dudziński, Head of Asset Management, NGI
Sektor Retail obecnie wykazuje duży poziom nasycenia, co skutkuje tym, że najemcy mogą negocjować tak wiele parametrów umów najmu, iż zarządca nawet jednego obiektu może mieć do czynienia z wieloma modelami rozliczania mediów, kosztów eksploatacyjnych, czynszów od obrotów, indeksacji czy zabezpieczeń umów. Biorąc powyższe uwarunkowania pod uwagę, zespół zarządzający spółką postanowił już na samym początku działalności wdrożyć nowoczesne, specjalistyczne narzędzie informatyczne, zastępując standardową metodykę zarządzania w wielu podmiotach rozpoczynających dopiero działalność w sektorze zarządzania, a opartą na arkuszach excelowych wspieranych systemem finansowo księgowym. W ramach konkursu ofert została wybrana oferta firmy NOVO Technologies, producenta systemu NOVO Property Management (NOVO PM), jako oferta najbardziej dostosowana do specyfiki zarządzania obiektami handlowymi oraz cechująca się elastycznym modelem biznesowym w kontekście cenowym powiązanym ze wzrostem ilości obiektów w zarządzaniu, co usunęło „barierę wejścia” na początku współpracy i umożliwiło spółce powiązać koszty wdrożenia i utrzymania kompleksowego systemu informatycznego z rozwojem jego podstawowego biznesu.

Rozwój portfela nieruchomości jako generator rozwoju systemu IT

Początkowo, wdrożenie systemu odbyło się na bazie standardowej funkcjonalności sytemu i wbudowanego pakietu raportów operacyjno-zarządczych. Zespół projektowy złożony z przedstawicieli obu firm przygotował dane wsadowe do systemu, dokonał właściwej parametryzacji systemu, kończąc ten etap testowym fakturowaniem najemców. Wyniki testów były pozytywne, więc po przeszkoleniu użytkowników, NGI mogło rozpocząć produkcyjna pracę w systemie. W pierwszym roku użytkowania systemu, spółka NGI, w wyniku akwizycji, zwiększyła 4-krotnie ilość obsługiwanych parków handlowych, a liczba umów najmu wzrosła kilkukrotnie.
„Wraz z rozwojem naszej działalności zaczęliśmy dostrzegać potrzebę integracji systemu NOVO PM z systemem księgowym. Integracja tego typu okazała się istotnym usprawnieniem pracy zarówno dla działu księgowego, jak i osób zarządzających obiektami i pracujących bezpośrednio z najemcami” – Robert Dudziński, Head of Asset Management, NGI.
Wśród umów najmu pojawiło się więcej niestandardowych zapisów, wzrosła istotnie ilość wystawianych dokumentów, przybyło faktur kosztowych, pojawiła się potrzeba nowej kategoryzacji niektórych najemców i lokali oraz opłat czynszowych. Sytuacja wymagała zoptymalizowania parametryzacji systemu NOVO PM, w tym m. in. przedefiniowania systemu raportowego, korekt umożliwiających zmianę metod wystawiania i rozliczania faktur dwu-walutowych oraz metod rozliczania różnych kategorii czynszowych. Dodatkowo NGI podjęło decyzję o integracji systemu NOVO PM z systemem finansowo-księgowym Sage Symfonia, mając na celu optymalizację księgowania przychodów, wzrost efektywności w zarządzaniu należnościami oraz dostarczanie znacznie bardziej zaawansowanej analityki kosztów ponoszonych per obiekt i per najemca. Dzięki automatycznej integracji systemów skrócono część procesów rozliczeniowych, wyeliminowano czas związany z obsługą ręcznego przenoszenia danych, poszerzył się zakres raportów i skrócono czas ich przygotowywania. Jednym z głównych raportów, jakie znacząco wzbogaciły funkcjonalność systemu NOVO PM stał się dostępny „na jeden klik” dedykowany raport NOI (Net Operating Income), który stał się jednym z kluczowych raportów w zarządzaniu portfelem nieruchomości spółki.
Konieczność dostosowania systemu do nowej sytuacji biznesowej klienta to sprawdzian dla producenta systemu, na ile przewidział elastyczną architekturę systemu, jakie praktyki biznesowe w nim zaszył, a tym samym, jakim know-how dysponuje na temat branży i na ile może być partnerem – doradcą w biznesie. Cieszy mnie fakt, że jakość naszej pracy zasłużyła na referencje od spółki NGI – Marcin Grodzicki, Prezes, NOVO Technologies

Polecamy usługi firmy NOVO Technologies S.A., producenta systemu NOVO Property Management.
Z usług firmy NOVO Technologies korzystamy od 4 kwartału 2012 r., kiedy to wybraliśmy tę firmę jako dostawcę systemu do zarządzania centrami handlowymi.
W trakcie wdrożenia zespół NOVO Technologies pracował pod dużą presją czasu, ponieważ komercyjne uruchomienie systemu było zaplanowane na początek stycznia, a prace wdrożeniowe rozpoczęły się na początku grudnia. Zespół wdrożeniowy świetnie poradził sobie z tym problemem – mimo bardzo krótkiego czasu, jaki otrzymał zespół wdrożeniowy na konfigurację oraz przygotowanie danych, na początku stycznia system był gotowy do automatycznego wystawiania faktur.
W bardzo krótkim czasie zespołowi wdrożeniowemu udało się także z sukcesem zintegrować system NOVO Property Management z systemem księgowym, wykorzystywanym przez jednego z naszych Klientów.
Sam system NOVO Property Management jest kompleksowy tj. odwzorowuje wszystkie kluczowe procesy związane z efektywnym zarządzaniem centrami handlowymi, a jednocześnie jest bardzo ergonomiczny w codziennej pracy.
Polecam usługi firmy NOVO Technologies jako wiarygodnego dostawcy kompleksowych rozwiązań informatycznych dla branży centrów handlowych.

Dyrektor ds. Zarządzania Nieruchomościami
METRO Properties Sp. z o.o.

Wzrost jakości i komfortu pracy dzięki dopasowaniu systemu informatycznego do oczekiwań Klienta

Innovative Facility Management Polska Sp. z o.o. (IFMPL) to polska firma z centralą spółki w Warszawie. Firma kieruje swoje usługi do właścicieli oraz zarządców nieruchomości na terenie całej Polski. Przedmiotem działalności IFMPL są usługi kompleksowego zarządzania nieruchomościami (Facility Management) czyli zarządzanie funkcjami technicznymi, infrastrukturalnymi i ekonomicznymi wszystkich rodzajów nieruchomości: przemysłowych, logistycznych, biurowych, handlowych, hotelowych, publicznych. Wśród oferowanych przez spółkę usług szczególne miejsce zajmują: zarządzanie funkcjami technicznymi nieruchomości, zarządzanie ekonomiczne nieruchomością, utrzymanie czystości wewnętrznych i zewnętrznych części nieruchomości, ochronę mienia, gospodarka odpadami oraz usługi biurowo administracyjne.

Właściwe zrozumienie potrzeb klienta jako fundament udanego projektu IT

„Kluczową dla nas kwestią był fakt, aby dostawca systemu do zarządzania obszarem FM dostosował system do specyfiki naszej działalności oraz naszych praktyk w obszarze FM. Nie interesowało nas rozwiązanie „z półki”, w którym to my musielibyśmy się dostosować do logiki czy funkcjonalności systemu informatycznego” – Paweł Rozpończyk, Wiceprezes Zarządu, IFMPL
Spółka IFMPL z uwagi na bardzo duże doświadczenie zespołu zarządzającego oraz współpracę w międzynarodowym zespole podeszła do wyboru dostawcy oprogramowania z obszaru FM w sposób bardzo dojrzały i zdecydowany – mając wizję swoich wymagań odnośnie oprogramowania i kryteriów jego wyboru. Dla sukcesu projektu wdrożeniowego kluczowym elementem była właściwa analiza przedwdrożeniowa oraz, w jej efekcie precyzyjne określenie wymagań wszystkich przyszłych użytkowników i kadry zarządzającej IFMPL. Na etapie analizy konsultant pełniący funkcję kierownika projektu po stronie NOVO Technologies spędził dwa dni z pracownikami technicznymi IFMPL obserwując ich pracę i komunikację ze zwierzchnikami. W trakcie tego etapu konsultant uzgodnił także zakres oczekiwań dotyczących planowanej efektywności korzystania z oprogramowania i zakresu raportowego. Finalnie został opracowany zbiór oczekiwanych funkcjonalności docelowego systemu wspierającego zarządzanie obszarem FM oraz tryb ich realizacji zgodnie z oczekiwaniami IFMPL.

Improvement of quality and comfort of work due to adjustment of the IT system to the Client’s expectations

Wdrożenie modułu NOVO Facility Management objęło przede wszystkim dwa kluczowe obszary tzn. rejestrację i obsługę zgłoszeń oraz planowanie i realizację czynności okresowych, w tym rejestr i kategoryzację urządzeń. Oba obszary dysponują zestawem raportów ustalonych w trakcie analizy przedwdrożeniowej i dostosowanych do oczekiwań i specyfiki IFMPL. W procesie przygotowań do wdrożenia dostawca oprogramowania – NOVO Technologies S.A. przygotował odpowiednie modyfikacje w systemie obejmując m. in. sposób wprowadzania zgłoszeń zgodnie z oczekiwaniem IFMPL. Modyfikacja mająca na celu zapewnienie maksymalnej prostoty i intuicyjności obsługi, a co za tym idzie najwyższej ergonomii pracy z systemem, objęła zaprojektowanie nowych formularzy oraz zbudowanie makr dla najczęściej występujących zgłoszeń, co istotnie skróciło czas ich wprowadzania do systemu przez użytkowników. Kolejnym oczekiwaniem IFMPL, które zostało uwzględnione w trakcie wdrożenia, była konieczność dostosowania funkcjonalności ewidencji czasu pracy, co było związane z potrzebą budowy bazy wiedzy o stopniu wykorzystania zasobów personalnych dedykowanych do obsługi obiektów oraz łatwiejszemu planowaniu takich zasobów w przyszłości. Analityka ewidencji czasu pracy dostarcza kadrze kierowniczej także informacji o ilości czasu poświęconego przez zespół lub pojedynczego pracownika na obsługę zgłoszeń i czynności okresowych. Moduł NOVO Facility Management został również dostosowany do potrzeby IFMPL w zakresie graficznego prezentowania danych. W procesie wdrożenia system został tak skonfigurowany, aby dostarczał użytkownikom prezentację mapy obiektu z zaznaczeniem na mapie lokalizacji urządzeń. Funkcjonalność ułatwia i skraca czas dotarcia pracownikom serwisu do miejsca lub urządzenia, w którym jest wymagana ich interwencja. Wdrożenie zakończyło się spełnieniem wszystkich oczekiwań klienta – moduł NOVO Facility Management został odpowiednio sparametryzowany i rozwinięty w warstwie funkcjonalnej i w warstwie sposobu prezentacji danych. Takie podejście umożliwiło szybkie wdrożenie pracowników IFMPL do pracy w systemie, ponieważ system w wielu aspektach wpisywał się w praktyki, do których użytkownicy byli przyzwyczajeni i które dobrze już znali.
„Charakter wykonywanych dla naszych Klientów usług zobowiązuje nas do prowadzenia pełnej kontroli prowadzonych procesów niezbędnych przy zintegrowanym zarządzaniu nieruchomości oraz odpowiedzialności za nie. Dobrze dopasowane do specyfiki naszego działania oprogramowanie pomaga nam te zadania realizować ” – Wiceprezes Zarządu, IFMPL

Firma Rank Progress S.A. jest jedna z najdynamiczniej rozwijających się spółek inwestycyjno-deweloperskich w Polsce. Od 2001 r. spółka oddała do użytku ponad 30 galerii i centrów handlowych.
W 2012 r. rozpoczęliśmy współpracę z firmą NOVO Technologies jako dostawcą systemu NOVO Property Management do zarządzania naszymi kilkunastoma obecnymi i przewidywanymi obiektami handlowymi. Jesteśmy zadowoleni z usług firmy NOVO Technologies i z jej systemu NOVO Property Management.
System obejmuje pełny zakres funkcjonalności zarządzania nieruchomościami, a jednocześnie jest bardzo prosty w użytkowaniu. W szczególności podoba nam się automatyzacja wystawiania faktur dla najemców, co umożliwia dużą oszczędność czasu w bieżącym rozliczaniu najemców.
Wysoko oceniamy obsługę serwisową ze strony NOVO Technologies – szybkość reakcji, elastyczność i dobrą komunikację.
Otrzymaliśmy także pełne, aktywne i szybkie wsparcie przy integracji z systemem księgowym.
Polecamy firmę NOVO Technologies jako profesjonalnego dostawcę systemu do zarządzania nieruchomościami komercyjnymi o dobrej jakości.

Członek Zarządu
CFO
Rank Progress S.A.

Firma AXI IMMO udziela referencji dla systemu NOVO Property Management (NOVO PM) wspierającego zarządzanie obiektami komercyjnymi i umowami najmu.
Dla naszej firmy, która świadczy usługi zarządzania nieruchomościami ważne było, aby system był skalowany, elastyczny i kompleksowy. Pracujemy dla różnej wielkości klientów, mają oni bardzo różnych najemców i różne konstrukcje zapisane w umowach najmu, dlatego powyższe cechy były i są kluczowe.
System NOVO PM okazał się być rozwiązaniem spełniającym nasze oczekiwania, praca w systemie jest intuicyjna, a sam system jest ergonomiczny i bardzo dobrze dopasowany do specyfiki naszego biznesu oraz naszych klientów (właścicieli, inwestorów, developerów). Wdrożenie systemu także jest nieskomplikowanym i dość szybkim procesem, dzięki wsparciu zespołu technicznego z NOVO Technologies i przyjaznej metodyce wdrożeniowej już po 6 tygodniach mogliśmy pracować na systemie.
Rekomenduję wybór NOVO PM wszystkim podmiotom, którym zależy na podniesieniu efektywności pracy Property i Facility Managerów oraz bieżącym dostępie w czasie rzeczywistym do raportów o swoim portfelu nieruchomości, kosztach i przychodach. System automatyzuje wiele czynności i operacji, które wcześniej zajmowały nam znacznie więcej czasu, wzrost efektywności jest poniekąd automatyczny.
Na słowa uznania zasługuje również Dział Wsparcia Technicznego, który w szyki i profesjonalny sposób reaguje na wszelkie zgłoszenia i zapytania.

Dyrektor Działu Zarządzania Nieruchomościami
Axi Immo Group Sp. z o.o.

Z firmą NOVO Technologies S.A. współpracowaliśmy przez ostatnie dwa lata. Współpracę tę oceniamy bardzo pozytywnie. W szczególności dobrze oceniamy poziom fachowości i zaangażowania pracowników NOVO Technologies S.A. odpowiedzialnych za kontakt z klientem. Wymagająca podkreślenia jest łatwość znalezienia wspólnego języka z informatykami tej firmy, co nie jest częste z kontaktach z branżą IT.
System NOVO Property Management jest przyjaznym i intuicyjnym w obsłudze oprogramowaniem obejmującym praktycznie wszystkie funkcjonalności niezbędne przy zarządzaniu nieruchomością.
Podsumowując, spółka NOVO Technologies S.A. jest godna polecenia jako wiarygodny partner biznesowy oferujący dobry i przyjazny program do zarządzania nieruchomością.

Dyrektor SK&S

Spółka Citrus Sp. z o.o., którą reprezentuję, jest firmą zarządzającą centrami handlowymi na zlecenie dużych, międzynarodowych właścicieli nieruchomości.
W grudniu 2011r., po szerokiej weryfikacji rynku pod kątem dostępnych systemów komputerowych do zarządzania nieruchomościami komercyjnymi, zdecydowaliśmy się na wybór systemu NOVO Property Management firmy NOVO Technologies, idealnie odpowiadającego na potrzeby zarządców nieruchomości, zdecydowanie lepszego od jakiegokolwiek innego rozważanego przez nas oprogramowania.
System NOVO Property Management wdrożyliśmy bardzo szybko. W ciągu raptem 3 dni wprowadziliśmy do systemu centrum handlowe przejmowane przez nas akurat w trakcie wdrażania i szkolenia systemu NOVO. Było to możliwe dzięki pełnemu zaangażowaniu ze strony NOVO Technologies, której zespół wsparcia błyskawicznie uruchomił system, w pełni zintegrował go z naszym systemem księgowym obsługującym różne spółki celowe, przeszkolił naszych pracowników, a na wszystkie zapytania odpowiadał bardzo szybko.
Obecnie system zapewnia nam komplet funkcji do zarządzania i rozliczania wszystkich umów najmu, nawet tych nietypowych, ze skomplikowanymi parametrami i specyficznymi zapisami. Obecnie system praktycznie nie wymaga wsparcia NOVO Technologies tj. nasz zespół jest w stanie obsługiwać go w pełni samodzielnie. System działa bez żadnych przerw technicznych ani awarii. Oprogramowanie NOVO Property Management jest kluczowe dla naszej codziennej sprawnej działalności. Jesteśmy z niego bardzo zadowoleni, podobnie jak z wyjątkowo szybkiej obsługi klienta i dobrego zrozumienia naszych potrzeb przez NOVO Technologies. Z przyjemnością będziemy kontynuować naszą współpracę.

Prezes
Citrus Sp. z o.o.

Niniejszym zaświadczam, iż firma Novo Technologies S.A. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Cybernetyki 7B wykonała wdrożenie systemów Novo Property Management i Novo Facility Management dla firmy WISAG Polska Sp. z o.o.
Firma Novo Technologies S.A. wykazała się wysokim poziomem usług, należytą starannością i profesjonalnym podejściem do powierzonych zadań. Współpraca przebiegała bezproblemowo i rzetelnie, na co bez wątpienia miał wpływ profesjonalizm, uczciwość i wysokie kwalifikacje pracowników firmy. Co istotne także po wdrożeniu Novo Technologies S.A. zapewnia obsługę na najwyższym poziomie, a opiekunowie systemu zawsze udzielają pełnego merytorycznego wsparcia, potrafią też wykonywać zlecenia niestandardowe „szyte na miarę” dla klienta.
Sam system NOVO Management jest dobrze dopasowanym, dla naszej działalności programem, jest intuicyjny i niezawodny. Na pewno będziemy z niego korzystać w przyszłości, wprowadzając do NOVO kolejne zarządzane przez nas budynki.
Terminowość wykonania wdrożenia, wysoka jakość oraz bardzo dobra organizacja prac pozwalają na polecenie firmy Novo Technologies S.A. jako rzetelnego i solidnego Partnera.
Z poważaniem,
BREEAM Assessor
Portfolio Manager
WISAG Polska Sp. z o.o.

I recommend the NOVO PM system as a very good tool for large commercial real estate property management companies, managing diversified portfolios of facilities (retail, office, logistics and warehousing).
NOVO PM, which we chose, turned out to be a perfectly matched platform for such a large, leading asset and property manager on the Polish market as Savills. The implementation of the NOVO PM module was quick, the implementation team was responsive and professional. Daily use of the system, despite its complexity, is intuitive and perfectly suited to Polish market conditions.
In case you might be interested in some specifics of the NOVO software and Savills experience with it, feel free to contact me or my colleagues.
Michał Bryszewski

Board Member, Head of Property & Asset Management
Savills Sp. z o.o.

Auchan Polska korzysta z systemu NOVO Property Management od 2015 r. System wspiera kompleksowo zarządzanie w obszarze property management kilkudziesięcioma obiektami Auchan w Polsce.
Wybór nowego systemu wspierającego zarządzanie w obszarze property management przez sieć Auchan był bezpośrednią konsekwencją przejęcia kilkudziesięciu obiektów handlowych funkcjonujących do tej pory pod szyldem Real, wraz z najemcami powierzchni handlowej i cała infrastrukturą techniczną.
System NOVO Property Management spełnił nasze oczekiwania, okazał się bardzo elastycznym narzędziem, doskonale dopasowanym do specyfiki działalności obiektów handlowych, a zespół konsultantów NOVO technologies wykazał się profesjonalizmem, proaktywnością oraz doskonałą znajomością specyfiki działania sektora retail.
Polecamy system NOVO Property Management jako bardzo dobrze dopasowane narzędzie dla zarządców nieruchomości komercyjnych, ze świetnym zespołem wdrożeniowym.

Dyrektor rozwoju

Knight Frank Sp. z o.o. korzysta z usług firmy NOVO Technologies S.A. od 2011 roku. Poszukiwaliśmy elastycznego i nowoczesnego rozwiązania informatycznego, które mogłoby wspomóc pracę naszego działu zarządzania nieruchomościami.
Zainteresowała nas wówczas oferta firmy NOVO Technologies, producenta oprogramowania NOVO Property Management. Postanowiliśmy przetestować system NOVO Property Management. W trakcie testowego wdrożenia systemu firma NOVO Technologies przekonała nas o jakości swojej oferty, spełniając bardzo wysokie wymagania, jakie nasza firma stawia przed dostawcą tego typu rozwiązań.
Projekt testowy pozwolił nam ocenić wysoką jakość systemu NOVO Property Management, w tym jego dużą elastyczność i świetne dopasowanie do specyfiki rynku polskiego w obszarze zarządzania nieruchomościami. System jest bardzo prosty w obsłudze i szybki.
Szczególnie wysoko oceniliśmy także profesjonalizm pracowników firmy NOVO Technologies, którzy niezwłocznie odpowiadali na nasze pytania oraz wykonali na naszą prośbę wiele modyfikacji w systemie w bardzo krótkim czasie.
Pozytywne doświadczenia z wdrożenia testowego zostały potwierdzone w trakcie pełnego, komercyjnego wdrożenia systemu NOVO Property Management w naszej firmie. Z pełną odpowiedzialnością polecam usługi firmy NOVO Technologies S.A. jako wiarygodnego, rzetelnego i profesjonalnego partnera biznesowego, zapewniającego najwyższy standard obsługi w zakresie dostawy i obsługi rozbudowanych systemów informatycznych.

Partner
Head of Property Management
Knight Frank Sp. z o.o.

To whom it might concern. Caelum Real Estate Asset Management (CREAM) part of the Caelum Development Group of companies selected the NOVO Property Management system of NOVO Technologies company in late 2012 to provide a comprehensive property management system that can manage our leases, provide integrated budgetary control and comprehensive reporting as well as integrating with the very specific needs of our accounting program Symphonia and polish regulatory requirements.
Following the first phase 3-month implementation we started using the system for lease management and tenant invoicing in over 20 buildings going live in February 2013. The system is easy to use with training done in relatively small time and the learning curve in use proving very fast. lt’s availability through the internet is a great advantage for us given our large geographic spread. We now have all our data in one data base and this is contributing greatly to an improved flow of information within the organisation. The systems precision and reliability is assisting us to improve our own reporting precision and develop new insights into our portfolio.
We commend NOVO Technologies on their attentiveness to our concerns and fast reactions to our needs.
Integration with our accounting package Symphonia has been successful completed and we are commencing to utilize the system for our debt collection process, budget management and routine reporting.
We are glad to recommend the NOVO Property Management system.

President
Caelum Real Estate Asset Management

The Valad team appreciates the hard work and long hours you put into delivering a working system for our business. The project deadlines could not have been achieved without your responsiveness and commitment. Overall, it was a successful implementation.
Our property management and accounting teams were able to use the system to perform their business functions adequately from the scheduled live date onwards and critical issues during the implementation phase were dealt with in a timely manner. Occasionally the suggested solutions to issues raised were not clear and some issues took longer to resolve than anticipated but ultimately all identified issues were resolved by both teams adopting a flexible, collaborative approach. There were some parts of the project where your technical experiences were limited e.g. data import into JD Edwards, however, you were able to overcome the problems and successfully develop a fully operational interface on a very short timescale. The NOVO team and solution on balance have lived up to our expectations and proved that NOVO was the right choice for Valad.
Thank you for your help. We look forward to continue working with you and forming a closer partnership in the future.

Head of Information Systems Europe
Valad Europe

Z firmą NOVO Technologies DEKADA Realty współpracuje od końca ubiegłego roku.
Wybraliśmy system NOVO Property Management, który już od ponad 9 miesięcy wspiera zarządzanie nieruchomości będącymi w naszym portfolio.
Wyboru tego systemu dokonaliśmy na podstawie analizy jego kompleksowości, elastyczności, łatwości użytkowania w codziennej pracy, a także szybkiego czasu wdrożenia, co zresztą potwierdziło się w trakcie wdrożenia i późniejszego używania systemu w codziennej pracy.
Firma NOVO Technologies zintegrowała także system NOVO Property Management z systemem F-K SAGE Symfonia, używanym w naszej firmie. Dzięki czemu, wymiana informacji pomiędzy systemami następuje w sposób automatyczny.
Poleciłbym innym deweloperom obiektów komercyjnych firmę NOVO Technologies jako rzetelnego, wysokiej jakości dostawcę nowoczesnego, świetnie dopasowanego do wymogów dynamicznego rynku retailowego, systemu informatycznego typu property management.

Dyrektor Działu Property Management
Dekada Realty Sp. z o.o.

Wdrożenie w pełni automatycznego procesu rozliczania i fakturowania mediów

MLP Group to pierwszy notowany na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie deweloper powierzchni magazynowych. Na rynku nieruchomości komercyjnych działa od 1998 r., specjalizując się w budowie i zarządzaniu nowoczesnymi centrami magazynowymi. Firma pełni rolę dewelopera, konsultanta i zarządcy nieruchomości, angażując się na każdym etapie rozwoju parku logistycznego, począwszy od pierwszej decyzji lokalizacyjnej, poprzez projektowanie, uzyskiwanie wszelkich zezwoleń, budowę, komercjalizację, a następnie zarządzanie nieruchomością. Pozycję MLP Group w sektorze centrów magazynowych w Polsce definiuje portfel zarządzanych aktywów w postaci sześciu parków logistycznych, w ramach których wynajmowanych jest około 388 tys. mkw. powierzchni magazynowo – produkcyjnej netto.

Różnorodność najemców – różne modele rozliczania mediów

„Nasze parki magazynowe mają bardzo zaawansowane i dość skomplikowane sposoby rozliczania mediów z najemcami. W pierwszej kolejności myślę tu o energii elektrycznej. Skrócenie i uproszczenie procesu rozliczania mediów to był jeden z głównych celów wdrożenia systemu NOVO Property Management” – Property Management Director, MLP Group
W swoich parkach logistycznych MLP Group posiada bardzo szerokie spektrum najemców. Są to zarówno firmy, które wynajmują jedynie powierzchnię do przechowywania swoich produktów, ale także podmioty prowadzące działalność produkcyjną, posiadające w pełni wyposażony park maszynowy, zespół pracowników i konfekcjonujących spore ilości wyrobów. Tak zróżnicowany portfel najemców ma wpływ na funkcjonujący w MLP Group skomplikowany system rozliczeń zużycia mediów, w tym zużycia i opłat za energię elektryczną, wodę oraz ogrzewanie. Dość wysoki poziom skomplikowania tego procesu jest związany z tym, że część mediów jest rozliczana z liczników lub na podstawie różnicy wskazań dwóch liczników, część jest rozliczana z zajmowanej powierzchni czyli klasyczną metodą z tzw. „metra” lub udziału w powierzchni obiektu, ale są też przypadki rozliczeń uzależnionych od liczby osób pracujących u najemcy (np. woda w specyficznych przypadkach). Z uwagi na powyższe, potrzeba zautomatyzowania funkcjonującego do tej pory w MLP Group, systemu rozliczeń mediów i zintegrowania go z automatycznym fakturowaniem, stała się bardzo pilna.

Wiele modeli rozliczeń – jedno nowoczesne narzędzie pracy

MLP Group, które od pewnego czasu korzystało z systemu NOVO Property Management w obszarze fakturowania i zarządzania umowami najmu, zwróciło się z prośbą do NOVO Technologies, producenta systemu, o zautomatyzowanie całego obszaru rozliczania mediów w ramach systemu NOVO Property Management. Zespół konsultantów NOVO Technologies swoje prace musiał rozpocząć od bardzo szczegółowej analizy wszystkich modeli rozliczeniowych funkcjonujących w MLP Group.
„Wdrożenie w MLP Group funkcjonalności rozliczania mediów było jednym z bardziej skomplikowanych wdrożeń, jakie zrealizowaliśmy, biorąc pod uwagę sposób rozliczania mediów na obiekcie” – Marcin Grodzicki, CEO, NOVO Technologies S.A.
Zwłaszcza rozliczenie kosztów energii elektrycznej stanowiło ambitne zadanie, ponieważ należało uwzględnić straty energii, jakie pojawiały się w wyniku przetwarzania wysokiego napięcia do instalacji nisko-napięciowych. Odzwierciedlenie wszystkich, funkcjonujących w MLP Group praktyk rozliczania mediów było możliwe dzięki algorytmicznej architekturze systemu NOVO Property Management, umożliwiającej zamodelowanie praktycznie dowolnego procesu rozliczeniowego, w którym można zdefiniować bardzo wiele elementów stałych i zmiennych oraz połączyć je dowolnymi zależnościami. Czyni to system niezwykle elastycznym i otwartym na obsługę wszystkich praktyk rynkowych występujących w sektorze nieruchomości komercyjnych, nie tylko w obszarze rozliczania mediów, ale także w odniesieniu np. do rozliczania service charge’ów. Po wdrożeniu przez NOVO Technologies zmian do systemu w MLP Group, skala wzrostu efektywności procesu rozliczeń była bardzo duża. Czas niezbędny do przygotowania rozliczeń mediów umożliwiających rozpoczęcie refakturowania najemców skrócił się znacząco, a dodatkowo, znakomicie wzrosła transparentność całego procesu rozliczania, dzięki czemu rozliczenie mediów w spółce może wykonać praktycznie każda osoba z obszaru property management spółki, a nie tylko pracownik specjalizujący się w rozliczaniu mediów i współpracy z najemcami w tym zakresie

Property Management system adjusted to specific needs of the client

Peakside Capital is active across all property types in Germany and CEE. The funds’ portfolio includes, among other assets, three outlet shopping centers-Fashion House Outlet located in Warsaw, Gdansk and Sosnowiec. These Outlets, with many premium International brands in their tenant mix, are operated by the Fashion House Group. The centers have repeate dly received high places in prestigious competitions, among others as the Top 10 best managed shopping centers in Poland in 2011 (organized by the Polish Association of Retail Space Tenants), or as the best outlet centers in Central and Eastern Europe in 2008, 2009 and 2010 (organized by the EuropaProperty.com).

Background for the implementation of the property management system

Introducing modern IT tools to support „best in class” property management have always been the focus of both the owners and managers of the Peakside and Fashion House Group.
The company, with a view to optimize business processes, management and maintenance costs, as well as to develop a high-quality knowledge base about properties, tenants and operating costs, in the past few years implemented several IT solutions. They included, among others the accounting system from one of the most well-known software companies, the world-class BMS systems supporting media management as well as the customer counting systems.
The next, logical step from Peakside Capitals perspective was a decision to implement an advanced property management system („PMS” system) that offered a high level of automation of key processes and could easily integrate with other systems functioning within the company. The main objective was to increase the management efficiency in the area where a significant amount of the work was be ingdone so far on spreadsheets. This was time-consuming and engaged part of the company’s human resources, particularly in the area of accounting and reporting. In addition, the owner wished to have constant access to the most current data as regards the daily activities of the centers. The company worked on qui teextensive chart of accounts, while the provisions of the lease agreements were sometimes very complex, requiring constant monitoring from managers and owners.
The company, via a tender procedure, decided to take advantage of the offer from NOVO Technologies S.A., developer and distributor of the NOVO Property Management system. „The decision to implement a property management system was a natural consequence of our strategy to implement solutions to improve management efficiency with in the whole Fashion House Group. The PMS system supplier was selected in atender procedure, in which 5 manufacturers participated. The offer from NOVO Technologies proved to be the most appropriate fit to our expectations and specific activities” – Operations Director, Fashion House Group

Adjusting the implementation project to specific needs of the client

The NOVO Property Management implementation project consisted of three major stages:

• Preparation and import of data about objects, tenants and lease agreements as well as parameterization of the system,
• Integration with the financial (accounting) system and the customer counting system,
• Preparation and implementation of additional functionalities and features specific to Peakside and the Fashion House Group activity.

Under the last point, NOVO Technologies provided dozens of different system modifications to better fit the system to the requirements of their Client, including among others:

• modified algorithm for accounting for turnover rents for permanent and short-term tenants,
• prepared the range of graphical and tabular reports presenting turnovers, visit frequency, and other selected parameters of the lease agreements based on plans of each of the centers, available in .dwg format,
• modified the Rent-roll report,
• implemented intelligent document archive functionality integrating it with the OCR type system which allows full flexibility in searching for information and data, also within the content of the documents stored in the archive,
• modified the layout of multiple documents within the system, including among others invoices and letters/documents for tenants,
• introduced additional parameters to the functionality of the lease agreement, specific to Peakside and the Fashion House Group activity,
• integrated the NOVO Property Management system with the customer counting system.

The above changes to the standard version of the NOVO Property Management system enabled to reflect within the system the specific management processes the Group is used to, allowing for increased efficiency of the property management department, including those employees responsible for tenant accounts and contacts, as well as the accounting department. „Without well-chosen and tailored to our needs IT tools it would be harder for us to implement the key strategic objectives. The NOVO Property Management System proved to be very flexible and open to quick changes and modifications, which, combined with the high level of automation settlements and extensive analytics reports, met our expectations” – Head of Asset Management, Peakside. „The project realized for the Fashion House was very interesting for us in terms of its scope. Our NOVO Property Management system is a complete solution and should meet the needs of virtually any property manager, but in the case of the implementation for Peakside and the Fashion House Group we enhanced the system with new variants of certain processes and data presentation. It is for us a very valuable experience because it raises the level of competence and expertise of our consultants in the context of the needs of clients” – Marcin Grodzicki, CEO, NOVO Technologies S.A.

Efektywne rozliczanie opłat eksploatacyjnych drogą do budowy trwałych, pozytywnych relacji z najemcami

CPD S.A. jest grupą kapitałową kontrolującą grupę spółek zależnych, których działalność jest skoncentrowana na prowadzeniu projektów deweloperskich w segmencie biurowym i mieszkaniowym. Działalność CPD S.A. polega na nabywaniu gruntów i wznoszeniu na nich budynków o przeznaczeniu biurowym lub mieszkaniowym oraz kupowaniu istniejących nieruchomości o potencjalnej dodatkowej wartości do wykreowania, która może zostać uwolniona poprzez zmianę przeznaczenia nieruchomości lub poprzez podniesienie jej standardu i optymalizację powierzchni najmu lub sprzedaży. Grupa posiada biura w Warszawie i Budapeszcie.

Opłaty eksploatacyjne i ich rozliczenie jednym z kluczowym procesów w obszarze zarządzania obiektami komercyjnymi

„Z wielu wymagań jakie definiowaliśmy po naszej stronie, jednym z ważniejszych była funkcjonalność związana z obsługą opłat eksploatacyjnych. Ten obszar był najbardziej skomplikowany, a przy tym jest szczególnie wrażliwy z punktu widzenia relacji biznesowych z najemcami i budowy naszego wizerunku jako efektywnego i wiarygodnego właściciela nieruchomości” – Członek Zarządu, CPD S.A. W związku z rozwojem grupy kapitałowej oraz ilością obsługiwanych obiektów i najemców zarząd podjął decyzję o optymalizacji procesów związanych z zarządzaniem obiektami biurowymi znajdującymi się w portfelu aktywów firmy. Istotnym elementem projektu optymalizacji było wdrożenie odpowiedniego narzędzia informatycznego, które w sposób kompleksowy obsługiwałoby wszystkie kwestie w obszarze dokumentowo-rozliczeniowym i raportowym, dając przy tym wysoki poziom bezpieczeństwa danych i automatyzacji najbardziej czasochłonnych procesów związanych z zarządzaniem obiektami. Kierownictwo firmy dużą uwagę przywiązywało do oszczędności czasu i zasobów osobowych dedykowanych do zarządzania obiektami, przy zachowaniu wysokiej jakości obsługi najemców. W ten standard wpisana była terminowość oraz transparentność wszelkiego rodzaju rozliczeń komunikowanych najemcom tak, aby wyeliminować potencjalnie wszelkie wątpliwości, jakie mogłoby się pojawić.
„Dokładamy wszelkich starań, aby utrzymywać wysoki poziom zaufania naszych klientów. System NOVO Property Management poprzez swoją funkcjonalność, wymiernie pomaga nam w realizacji tego zadania” – Członek Zarządu, CPD S.A.
Rozwiązaniem informatycznym wybranym przez CPD S.A. zostało oprogramowanie firmy NOVO Technologies S.A. – system NOVO Property Management. Jednym z głównych kryteriów wyboru systemu była funkcjonalność automatycznego rozliczania opłat eksploatacyjnych w modelach stosowanych przez CPD S.A., w których różne kategorie kosztów są rozliczane według różnych kluczy na poszczególnych najemców. Zawarte umowy najmu zakładają bowiem podział kosztów zarówno w ujęciu udziału najemcy w powierzchni obiektu, jak również istnienie pozycji kosztowych przynależnych do grup najemców lub pojedynczych najemców. Wdrożenie systemu musiało zapewnić poza automatyzacją kluczowych procesów związanych z zarządzaniem obiektami, także pełną transparentność rozliczeń dla wszystkich najemców dającą gwarancję prawidłowego rozliczenia wszystkich zapisów z umów najmu, a dzięki temu możliwości budowy trwałych, dobrych relacji z najemcami.

Elastyczność systemu informatycznego odpowiedzią na oczekiwania wymagających najemców

„Mechanizm w pełni automatycznego rozliczania opłat service charge, uwzględniający wszystkie wymogi prawne, to funkcjonalność, która jest fundamentem systemu NOVO Property Management. Do tej pory standardem systemu było generowanie zestawienia poniesionych kosztów i kwoty wpłaconych zaliczek, ale zawsze w ujęciu rocznym, na poziomie głównych kategorii kosztowych. Prezentacja zestawienia w ujęciu miesięcznym była nowym elementem i wymagała dosyć skomplikowanych prac programistycznych, co, dzięki elastyczności naszego systemu, udało się wykonać w bardzo krótkim czasie” – Norbert Pawlik, Architekt Systemu / CTO, NOVO Technologies S.A.
Po zakończeniu wdrożenia przed NOVO Technologies zostało postawione nowe zadanie, które wynikało z podejścia CPD S.A. odnośnie pełnej przejrzystości rozliczeń opłat eksploatacyjnych i sposobu ich komunikowania najemcom. Chodziło o dołączenie do każdego rozliczenia specyficznego dla CPD formatu wykazu wszystkich opłat poniesionych na utrzymanie i funkcjonowanie budynku wraz z listą uiszczonych przez najemcę zaliczek oraz salda informującego o dopłacie lub nadpłacie. Dodatkowo, z uwagi na sezonowość niektórych kosztów lub ich cykliczność w różnych odstępach czasu, kierownictwo spółki zdecydowało się, wychodząc naprzeciwko oczekiwaniom części najemców, wprowadzić raport rocznych kosztów eksploatacyjnych w ujęciu miesięcznym.
„Stawiamy wysokie wymagania naszym dostawcom i partnerom biznesowym. W obszarze IT, system NOVO Property Management jest dla nas podstawowym narzędziem pracy i wysoko oceniam korzyści wynikające z jego wdrożenia” – Członek Zarządu, CPD S.A.
NOVO Technologies miało na wprowadzenie zmian do systemu zaledwie kilka dni, a jednak udało się je wykonać dzięki elastyczności systemu wynikającej z dobrze zaprojektowanej architektury programu. Dzięki tej zmianie grupa kapitałowa CPD S.A. mogła wyeliminować dużą część pracy związanej z ręcznym przygotowywaniem dodatkowych zestawień dla najemców i uzyskać wyższy poziom transparentności rozliczeń w obszarze kosztów eksploatacyjnych. Co z pewnością przełoży się na lepsze relacje z najemcami grupy kapitałowej CPD S.A. w przyszłości.